淺析新時期如何做好檔案管理工作

哈迪霞·沙哈巴

摘 要：在企業的諸多管理項目當中，最為重要的一項管理就是檔案管理，該項管理主要強調的是對于企業在發展過程當中所產生的信息進行集中管理，這些信息既包含企業的發展信息，同時也包括也的財務、人事變動、發展歷程的重要信息。而在新時期，我國政府部門也倡導各個企業要重視對于檔案信息的管理，同時政府部門也起到了帶頭作用，要求一些事業單位以及基層政府部門要強化對于檔案管理的力度。但是目前，諸多企業在實踐進行檔案管理工作的過程當中仍然存在著一些較為顯著的問題，而這些問題如果未得到及時有效的解決，那么必然會對整個企業的發展造成極為不利的影響。針對于這一情況，相關的檔案管理負責人就必須要重視對于檔案管理的優化革新。此次研究主要就新時期如何做好檔案管理工作做了簡要的分析，目的在于進一步提升檔案管理的秩序性以及有效性。

關鍵詞：新時期;檔案管理;重要作用;問題;對策

隨著時代的不斷發展，企業在運營發展的過程當中檔案管理工作起到了重要的作用，由于企業在發展期間會產生大量的信息，這些信息需要經過梳理才能夠產生價值，并作為企業發展決策制定的重要參考依據。而檔案管理的主要工作內容就是對于企業發展企業所產生的檔案信息進行梳理整合，并提供給決策層。從本質上來講，企業的檔案管理工作屬于一項較為重要且繁瑣復雜的工作，并且具有較強的信息集中性。尤其是在新時期，OA系統、財務信息系統、ERP技術的應用，會產生更多的信息，而這些信息都需要集中進行管理。針對于這一情況，企業就更需要加強對于檔案管理的力度，找到現存的問題并及時的進行解決。

一、新時期檔案管理的現狀分析

隨著我國社會企業及事業單位檔案管理工作人員對于新時期檔案管理工作優化革新工作研究的不斷深入，經過一段時間的深入調查研究發現，目前，在諸多社會組織機構當中檔案管理的現狀并不樂觀，其中仍然存在著諸多較為顯著的問題點，而這些問題集中表現在多個方面，具體而言，一是，企業檔案管理人員的信息素養有待提升，諸多企業管理人員表示很難全面掌握現代化檔案管理技術的應用技巧，在實踐應用信息化檔案管理系統的過程當中，市場因為自身的操作問題導致一些數據出現混亂，如果系統出現故障那么很容易導致幾天的功夫白費，在這種情況下，就會導致企業信息化檔案管理系統的有效應用率較低，無法有效的提升企業檔案管理效率。二是，缺乏健全的檔案管理制度體系，諸多企業內部的檔案管理制度都是依照企業的總體規章制度照搬照抄下來的，缺乏針對性，這一問題如果不能夠得到及時的解決，那么就會導致企業檔案管理工作缺乏秩序性問題，崗位工作人員工作職責以及檔案方案權限不明確問題，進而導致檔案信息無法充分的體現出其應有的價值。三是，檔案管理方較為單一，無法明確檔案管理要點，經調查顯示，諸多檔案管理工作人員其在實際工作期間表示無法掌握檔案管理要點，在實際進行檔案管理的過程當中由于沒有參照只能夠依靠自身的工作經驗來進行摸索式的檔案管理，在這種情況下，企業的檔案信息將很難得到有效的管理，進而導致企業的檔案無法充分的體現出其應有的價值，阻礙企業進一步發展。

二、新時期檔案管理的有效優化路徑分析

（一）提升企業檔案管理人員的信息素養

從實際角度出發，企業檔案管理工作負責人是各項現代化檔案管理技術以及檔案管理優化革新措施的第一執行者，其綜合素質水平在一定程度上直接影響著企業檔案管理工作的成效，進而影響到企業的整體發展高度，尤其是企業檔案管理負責人的信息素養起到著直觀重要的影響作用。針對于這一情況，相關的企業檔案管理負責人及企業領導者必須要重視對于信息素養的提升。具體提升措施為，首先相關檔案管理負責人自身必須要重視自身信息素養的提升，在日常工作的過程當中，有效的學習一些現代化檔案管理系統的應用要點，充分了解系統的各項功能以及操作方法，避免由于自身的原因導致檔案管理效率降低。其次，企業領導者需要有效的構建出針對于檔案管理人員的培訓機制，在培訓期間要將信息化檔案管理系統操作要點，企業檔案管理工作要點，檔案管理工作原則，檔案管理誤區，檔案管理流程，創新管理意識，職業素養，工作責任意識等作為主要培訓內容，從而保證每一位檔案管理人員的能力能夠隨著時代的發展企業檔案管理工作要求的變化而不斷提升。

（二）健全企業檔案管理制度體系

企業檔案管理制度是保證各項檔案管理工作能夠持續有效開展且規范進行下去的關鍵，同時也是提升企業檔案管理成效的基礎保障性條件，只有在完善且適用的企業檔案管理制度體系支持下才能夠保證充分的體現出企業檔案的價值。針對于這一情況，相關的企業檔案負責人必須要重視專業化的檔案管理制度建立工作。為此，首先需要有效落實責任追究管理制度，將企業內部關于的各項工作進行細致的劃分，并明確每一位工作人員負責的具體工作內容，以此來保證企業內部的檔案管理工作的秩序性以及有效性，進而提升檔案的價值。其次，需要有效落實監督審查制度，定期的對各個環節的檔案管理工作進行全面的監督審查，并審查所完成的檔案管理工作，一旦發現問題需要及時的找到問題出現的原因并進行改正。最后需要落實安全管理制度，對于信息化檔案管理系統進行定期的維護，避免由于漏洞問題導致檔案信息流失問題出現。

（三）明確企業檔案管理要點

檔案管理工作要點主要強調的有以下幾點，其一為，相關檔案管理工作負責人需要有效的明確檔案管理流程，具體而言就是要制定出檔案管理計劃，對各項檔案信息的準確性進行調研，將相關聯的檔案信息進行集中管理，對所有的檔案信息進行整合，最后進行存儲處理。其次，需要對于一些重要的檔案信息要進行備份處理，如果是運用信息系統進行存儲的話， 要將其放置到獨立的網絡當中，避免數據流失以及被竊取的問題出現。最后，需要有效的制定出檔案管理評價標準，具體而言，要制定出人員績效考核標準，檔案管理標準以及檔案信息化管理標準，同時還要有效的對各類檔案進行分類存儲，并在信息化檔案存儲庫當中設置檔案檢索功能，保證需要用到檔案的管理人員能夠及時的搜查到所需要的檔案信息，以此來保證企業內部的檔案信息能夠發揮出其應有的價值。

結束語：

綜上所述，在當前時代背景下，大數據技術以及信息技術已經逐漸的普及到了社會各級組織機構當中，尤其是在商業領域當中的應用極為普遍，諸多企業都實現了信息化建設目標，并且引入了大量的信息化設備以及大數據設備。在這種情況下，企業在發展的過程當中所產生的檔案信息量極為龐大，需要相關的檔案管理人員進行全面的管理，而檔案管理工作在企業管理體系當中的地位也在逐漸提升，諸多企業已經明確出臺規定，要求企業管理人員必須要重視對于檔案的管理工作。有效的實現檔案管理目標，對于企業發展的秩序性以及速度提升都有著極大的幫助。因此，相關的企業檔案管理負責人必須要重視對于新時期如何做好檔案管理工作的研究，結合時代發展需求，企業發展需求，企業檔案管理現狀等信息制定出具有針對性的檔案管理優化措施。

參考文獻：

[1] 唐晶，王寧.淺談重大事件檔案管理——以山東省為例[J].機構與行政.2015（03）

[2] 林國強，盧曉文.法治視閾下人事檔案管理改革路徑探析[J].滇西科技師范學院學報.2015（03）

[3] 李嚴，陳世平.基于賦權交易模型的區塊鏈技術的檔案管理研究[J].計算機應用研究.2019（03）

[4] 李思藝，田園.檔案機構信息資源管理規劃研究——基于對NARA《信息資源管理戰略規劃》內容的分析[J].山西檔案.2019（03）

[5] 王夢媛.新形勢下檔案管理之思考[J].天津職業院校聯合學報.2018（07）