淺談加強人事檔案集中管理與數字化建設

姚桂芳

【摘要】人事檔案作為企業和社會單位篩選錄用職工的依據，數字化進程將影響單位的管理成本。所以，為了不斷滿足社會需要，數字化人事檔案管理勢在必行。本文將通過研究如何推進人事檔案集中管理以及數字化建設，提高管理效率，降低管理成本。

【關鍵詞】重視程度;安全意識;加密管理

人事檔案關系人員個人信息，人事檔案的集中管理是企業開展數字化管理的基礎。隨著互聯網的發展，信息管理數字化為大勢所趨，工作效率大大提升，便捷程度更高。因此，為提高生產和生活效率，作為檔案管理組成之一的人事檔案管理，應當加強推進管理數字化，時刻與潮流共同發展，促進社會各方面水平的提高。筆者通過對大中專畢業生、事業單位、公務員人員檔案工作經驗進行總結，探討如何推進數字化建設。

一、人事檔案管理現存問題分析

人事檔案的處理是繁雜瑣碎的事情，傳統模式下，人事檔案管理效率較低，需要員工進行細心和耐心整理，經常需要對任務內容以及目標進行改動，但是由于工作的特殊性，領導者常常忽視工作的重要性。人事檔案管理工作在實際管理過程中與社會服務聯系較少，通常為被動工作，即其他工作要求查閱時才進行人工查閱，不利于工作效率的提高，甚至由于長時間的忽視，導致人事檔案管理與時代脫節，不適應社會發展，同時對于員工工作熱情也會產生一定的影響。

隨著社會進入大數據時代，人們對于信息化技術的應用關注度逐漸提升，對于日常工作和生活的正面影響十分明顯，可以大幅度提升工作效率，在不斷便捷化、效率化的社會發展過程中，傳統紙質管理模式最終轉向數字化管理為主的形態。而現階段的人事檔案管理，大部分單位強調人工紙質管理，不符合現代管理思維。與此同時，紙質檔案管理易受保管的天氣、紙質情況、填寫痕跡等問題影響，出現各種類型的損壞。同時，由于傳統紙質人事檔案管理的種種不足，一旦丟失或損壞，尋找和修復毀損檔案需要耗費巨大的人力物力，增加社會或企業成本，達不到人事檔案應有的管理要求。

二、人事檔案管理數字化建設的意義

參考其他類型檔案的數字化管理模式，人事檔案數字化管理可以將信息錄入系統，通過輸入關鍵字詞進行查詢。而在信息整理過程中，可以大量、短時間地接受信息錄入，并通過人工設置，系統可完成自動歸檔歸類，最后進行打包儲存。檔案還可以進行加密和備份處理，降低員工由于操作等原因損毀資料的風險。所以，數字化建設對于人事檔案管理而言具有全面保管信息、加密儲存信息以及快速調用信息的效果，使人事檔案管理效率提高，降低社會人事管理成本。

三、人事檔案管理數字化建設目標

（一）紙質資料真實、準確。在進行網上錄入時，需要進行日常的人事檔案統計工作，對搜集的材料進行鑒別、整理、保管等工作，確保紙質資料的正確性和真實性。主要包括：案卷管理、材料管理、審核和維護。

（二）準確錄入信息。人工錄入信息保持細心和耐心，對檔案材料根據具體特征進行分類管理，輸入完成后，交由負責人審核，最后保存。

（三）建設高保密性的專用查詢系統。人事檔案作為個人私密信息，除合法用途外，任何人不得侵犯。所以，為保證合法使用，其查詢系統應具有高度專業化，以及個人針對性，即通過身份證等有效信息獲取個人檔案信息。采用B/S（瀏覽器/服務器）模式架構，建立目錄，或是通過日期查詢等，高效地獲得相關資料，降低處理成本。而在檔案錄入查閱調用的過程中，需要進行加密處理，防止網絡安全問題引發的信息泄露，使人事信息更安全可靠。

四、進行人事檔案數字化管理的方法

單位人事檔案數字化建設事實上是一個從紙質管理轉化為數字化管理的過程。強調工作人員更好地整理和運用紙質檔案，通過數字化管理，方便外界相關人事對信息的合法查詢和使用。根據以上特點，參考其他類型信息管理的數字化發展過程，提出以下可行路徑：

（一）加強人員數字化管理意識，夯實專業基礎。想要轉變傳統的管理行為，首先需要培養員工意識，在培養過程中不僅通過開會、指導等方式進行，可以組織專門的員工培訓。通過構建內部培訓機制，學習專業的檔案管理技能，在這一過程中，學習數字化管理的目標、意義和作用，深刻理解數字化管理的重要性和必要性。除了員工需要轉變意識，領導也需要時刻關注和明確數字化建設進展，真正實現全方位的數字化管理意識，減少管理阻力。在培訓過程中，員工主要學習如何將理論知識運用到實際的操作當中，需要通過模擬訓練，提高操作意識;科學化開展信息從收集到最后查詢利用的全過程工作，對每個步驟都有明確的認識。

（二）增強檔案信息化管理的安全意識。雖然數字化管理效率提升，但要明確這不是萬全之策，需要重點提升員工的信息安全意識。互聯網技術快速發展，新興技術在發展過程中存在一定的不確定性。由于網絡錄入、傳輸信息可能存在外來攻擊專用網址、偷盜人員信息;或是由于硬件損毀未及時處理導致的信息遺漏或丟失等問題，若未得到足夠的重視，有可能為單位帶來嚴重的損失，同時惹上道德非議和法律風險。檔案信息化管理需要一個健全的系統、安全的傳輸通道，同時做好備份管理工作。通過內部健全數據庫，對使用權限進行加密管理，設置防護墻和硬件損毀自動備案設置等，提高信息安全性。輔助通過紙質版管理，作為后備安全管理，同時提高相關技術人員的法律意識，保障人事檔案信息安全。

（三）健全管理流程。對數字化管理的信息采集到查閱的過程，通過設置不同的訪問權限來控制用戶可訪問內容。從采集到審核，應由人事檔案管理的不同職員專人負責，加強數字化管理的準確性;同時，系統的維護由專業的維護人員進行管理;跨系統的信息傳輸和后臺幫助指引等工作進行整合，落實人員查閱登記制度，保障實體查閱、電子查閱、下載等使用檔案信息操作進行備注，以便相關部門監察資料使用的合法性問題。

（四）加大數字化設備的投入。單純強調人員意識以及網絡安全并不是數字化管理的全部內容，需要單位為相關工作準備信息錄入設備、檔案柜、掃描儀、保險箱、打印機等的設備，為職員進行快速錄入、高效安全管理提供途徑，實現人性化、科學化的數字化建設進程，加快數字化運用，從而進一步提高職員的專業性。

（五）統一軟件，提高兼容性。單位選取信息化處理軟件時，應當對其軟件兼容性進行分析，保證系統可以在統一平臺運行，在運用過程中盡可能不對其進行更換，以避免造成數據結構混亂，不利于信息傳輸和審核。統一的系統軟件能規范文本、照片、音像等資料，大大提高信息在不同設備中的兼容性，以確保工作的專業性，減少職工審查資料的耗時。在運用數字化人事檔案管理系統時，需要單位構建穩定的、信息處理能力強的統一系統，避免運行速度限制導致工作的堆積或傳輸不及時。所以，單位建立數據庫時應采用多樣的信息技術，通過外部設備確保信息采集質量，在后期使用過程中，及時升級系統，確保系統為最新版本，提升運行效率。

五、結語

數字化管理人事檔案，是提高社會各單位檔案處理的工作效率、高效實現單位目標的途徑，提升人事信息管理的安全性和查閱的便捷性，為社會網絡信息監察提供途徑。另外，隨著信息化的發展，對技術人員的技術要求和學習能力要求越來越高，工作人員應當與時俱進，及時了解行業的先進技術，了解自身企業可以用到的環節，及時進行補充，在保證信息安全的前提下，盡可能提升管理效率，構建數字化管理制度。

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