Access數據庫在縣域民生檔案信息化管理中的應用

蔡宏炳

【摘要】本文闡述了Access數據庫在縣域民生檔案管理中的作用，介紹了運用Access數據庫創建檔案管理數據庫的實施步驟。

【關鍵詞】Access數據庫;檔案信息化管理;縣域民生

隨著信息化技術的飛躍發展，給各行各業帶來前所未有的沖擊和技術革命，通過利用計算機信息技術來加強和提高檔案管理水平，已成為檔案信息化管理發展的趨勢和要求。充分利用計算機對檔案信息進行信息化管理，與傳統的手工管理相比，具有檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等無法比擬的優勢和特點。利用專業檔案管理軟件可實現計算機輔助立卷、整理和各類目錄的自動編排打印等工作，提高檔案管理的信息化水平，使檔案員從繁復的整理裝訂案卷、謄抄目錄中解放出來，從而達到降低勞動強度、提高勞動效率的效果。檔案管理信息化的發展是檔案部門實現科學化、正規化管理的必要條件。

對于縣域民生，由于資金和設備投入上還存在一些差距，推廣應用專業檔案管理軟件還有一定難度，如何通過利用信息化技術手段提高檔案管理水平，解決使用專業檔案管理軟件投資大、設備性能要求高等問題，已成為解決縣域民生檔案管理信息化的迫切要求。經過幾年的實踐與探索證明，通過充分利用Access數據庫對檔案進行信息化管理，運用到縣域民生日常檔案管理工作中，可較好地解決困擾縣域民生檔案管理信息化的問題。縣域民生檔案管理實施Access的意義Access作為數據庫管理程序，主要用于管理某個特定主題的信息的集合。比如維護和管理若干個人檔案資料，管理和維護某一個單位全體人員的工資，管理和維護同學通訊錄等。在Access數據庫的應用中，可實現大到管理某一個企業集團的人事、財務、營銷、庫存等，建立一個集成化綜合信息管理系統;小到應用到家庭，建立家庭財務管理等。且Access數據庫具有簡單易學、易于掌握、維護便利等特點，可滿足一般的數據管理及處理需要。

利用Access數據庫程序建立檔案管理數據庫，通過把檔案資料目錄按設定的數據庫格式錄入到計算機中，建立檔案管理信息數據;通過掃描儀、刻錄機的運用做到脫機載體電子文件歸檔的工作;通過OLE控件鏈接相關內容，實現文件內容全文數字化檢索;通過直接查閱相關電子檔案內容即可實現檔案查閱，雙套制歸檔的傳統載體檔案一般不需再提供利用;采用計算機進行目錄檢索，只需在標題檢索中鍵入關鍵字，輸入參數，計算機即能在幾秒鐘內檢索出包含此關鍵字的所有文件，檔案利用的查準率和查全率可達到100%;并可根據需要設置報表模塊，打印輸出各類檔案目錄;通過利用Access建立信息檔案數據庫，可促進縣域民生的檔案管理工作逐步走上了現代化、系統化、信息化的軌道。

一、Access實施的步驟

（一）創建檔案管理數據庫。通過啟動MicrosoftOfficeAccess程序創建“檔案管理數據庫”及數據表。數據表是Access數據庫中真正存儲數據信息的組件，是整個數據庫的基礎，其他“查詢”“窗體”和“報表”等組件都是基于數據表建立的。1.在“檔案管理數據庫”窗口中打開“表”選項卡，利用

“使用設計器創建表格”創建數據表1。在表格“設計”視圖中設置需要的字段，如：綜合編號、案卷號、案卷標題、起始時間、終止時間、卷內頁數、保管期限及字段屬性等，設綜合編號為主關鍵字段。2.在“檔案管理數據庫”窗口中打開“表”選項卡，利用“使用設計器創建表格”創建數據表2。在表格“設計”視圖中設置我們需要的字段，如：綜合編號、順號、文件作者、文件字號、文件標題、文件日期、頁號、備注、OLE和字段屬性等，設綜合編號為主關鍵字段。3.通過主關鍵字段的連接，創建“對多”的關系，建立子數據表。

（二）創建多種形式的查詢。查詢系統在使用檔案管理數據庫的過程中，會產生檢索某些特定數據的要求，這些數據信息可能存儲在一個表格中，也可能分散在不同的表格中，Access數據庫中的查詢功能可實現提取所需數據并組織在一起。根據實際工作需要，可以建立多種形式的查詢。如：案卷號查詢、案卷目錄查詢、年代查詢、標題查詢、文件字號查詢、綜合查詢、年代加標題查詢等等，既方便又快捷，大大提高了工作效率。

（三）創建窗體。在Access數據庫中，窗體是比較重要的對象類型，利用它可以使數據庫的輸入、更新和查看操作變得直觀簡潔。另外，窗體還可以作為數據庫管理軟件的用戶界面，完成各種操作。首先，使用“自動創建窗體”向導可以快速地生成各種形式的窗體。只需在“新建窗體”對話框中選擇窗體數據來源表或查詢，Access數據庫將自動創建一個窗體。其次，在“檔案管理數據庫”窗口中打開“表”選項卡，利用“使用窗體向導創建窗體”;并利用“設計”視圖、添加控件、設置控件屬性來設計自定義窗體。最后，創建檔案管理數據庫程序的切換面板窗體。打開數據庫，單擊“工具”菜單下的“數據庫實用工具”子菜單，然后單擊其中的“切換面板管理器”命令，輸入相關的內容。

（四）創建報表。在Access數據庫中，報表是一個以打印格式來顯示數據、輸出信息的對象。可以按照需求，對數據進行比較、分組和匯總，并且直觀地打印出來。報表的數據來源可以是表、查詢，可以根據工作需要制定各種報表。通過以上簡單的定義操作，檔案數據庫基本上建立起來了，它不僅可以運用在文書檔案管理上，還可以運用到科技檔案、榮譽檔案、會計檔案及文書的日常管理工作之中。Access數據庫的日常維護也非常簡單，它不但可以用Excel、Word發布數據，也可以用Excel導入數據，而且還可以與OA辦公平臺軟件連接，作為外掛數據庫，來實現檔案數據的信息化管理。

二、結論

雖然Access數據庫不能與專業的檔案管理軟件相媲美，但它是我們檔案管理工作中不可缺少的助手，使得我們的工作變得更為迅速、簡捷、高效，大大提高了工作效率，通過充分利用Access數據庫對縣域民生檔案進行信息化管理，可較好地提高縣域民生檔案管理信息化水平。

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