高職院校人事檔案信息化建設研究

王敏儀

【摘要】隨著社會經濟的不斷發展，大量現代信息技術逐漸在各行各業得以普及，并逐漸改變著以往較為單一的工作模式。教育改革背景下，高職院校在我國教育業中的地位愈加突出，其辦學規模亦在逐漸擴大。而信息技術則在其人事檔案管理中占據著核心地位，現如今信息化建設已成為職校人事檔案管理的必然發展趨勢。本文簡要闡述了人事檔案信息化建設的重要性，分析了其信息化建設現狀，并從四個方面重點討論了相應的發展策略，以供參考。

【關鍵詞】高職院校;人事檔案;信息化;現狀;發展策略

高職院校人事檔案包含著大量且全面的資源，可以說是院校展開科學管理的必要基礎與前提。教育改革背景下，各種現代信息技術已經逐漸滲透于教育全過程，并對院校內部各項管理工作模式的創新與優化提供了更多可能。現如今，為了適應新時期發展的要求，高職院校應當將現代信息技術充分融入檔案管理工作當中，不斷提升工作質量，進而促使此項工作專業化、標準化發展。

一、人事檔案信息化建設的重要性

（一）逐漸改善并優化人事制度。教育改革背景下，高職院校在教育體系中的地位愈加突出，越來越多的教師投身于高職教育，致使院校原有的人員配置發生相應變化。因此，必須要從精細化層面進行分析，并對與教職工息息相關的檔案管理加以調整與優化。而先進技術的合理應用，可推進檔案管理工作實現標準化，在更為全面、更為統一人事制度的作用下，使校內教師崗位輪換更加秩序化。另外，在信息化人事檔案管理過程中，教職工之間的競爭更加透明、更加公正，而相應管理人員亦需要在資料管理的基礎上實行崗位權利，進一步凸顯現代信息化管理的實際作用，進而推動教育教學的穩定發展。

（二）有效提升人事檔案的價值。從本質上來看，檔案管理的既定目標為合理利用人才資源，并借助這些檔案為院校內部相應決策的正確擬定提供可參考的資料，提升決策的合理性與現實性。在傳統管理模式下，紙質化檔案管理必然會消耗相關人員大量的精力，甚至難以獲得切實效果。而信息化時代，人事檔案可呈現出秩序性、科學性與條理性的特點，相關人員能夠以搜索“關鍵字”來快速獲得檔案信息，有利于提升資源的利用效率。除此以外，還可以借助信息技術展開資源開發，并實現各種檔案并行使用的效果，確保相關人員能夠在短時間內完成指定工作，進一步有效強化此項工作的實施效果以及質量。

二、高職院校人事檔案信息化建設的現狀

（一）缺乏重視，認知偏差。盡管大量信息技術為高職院校各項工作提供了更多發展可能，但通過筆者的調查分析發現，目前仍舊有相當一部分內部人員未能真正認識到檔案信息化建設的意義，將此項工作放置一旁，僅僅要求相關人員整理檔案資料即可。甚至，有的院校為節省投入成本，未設立專門的檔案管理崗位，要求某一教師或者班導“身兼數職”，在教學的同時管理人事檔案。這種情況下，此項工作的質量與效率亦難以得到提升。

（二）缺乏合理的管理系統。現階段，我國教育業并未對人事檔案管理提出標準化的統一要求，因此往往是院校結合自身實際情況來確定管理模式與系統，在此過程中存在隨意選用統計軟件、無規律整理檔案資源等問題。部分院校現有的系統僅有檔案存儲、檔案分類這些簡單的功能，且其操作流程仍舊較為復雜，致使相關人員難以及時獲取想要的信息資源。另外，部分院校未能建立安全且全面的網絡系統，導致在檔案管理工作難以展開資源共享，影響到資源的利用效率。

（三）缺乏個性化資源建設。缺乏個性是高職院校檔案工作最為突出的特點，這一特點主要是指檔案庫中的信息只能反映教職工的基本信息，難以反映其在教育業中的實踐經驗、教學實例，亦難以體現教職工的專業水平。相對于傳統紙質檔案資源來說，信息化資源應當呈現出明顯的個性優勢才能獲得重視、得以創新，若是在這樣單一的資源下，院校領導層面亦難以依托這些信息做出更為合理的用人決定，不利于教育改革的有效實施。

三、新時期高職院校檔案信息化建設的發展策略

（一）強化相關人員的重視程度。為了進一步推動信息化建設步伐，高職院校應當從強化相關人員重視程度的角度出發，從根源上提升此項管理工作的質量。首先，檔案管理人員應當及時與校領導進行溝通，結合實際情況將此項工作劃入首要地位，加大投入力度，為其配置更加全面的現代化設備。其次，作為院校領導者，應當時刻關注檔案管理工作的實際情況，確保此項工作的獨立性與專業性，并增設更加平等的晉升機制，確保檔案管理人員可以獲得合理的薪資待遇，強化管理人員的工作意識，進而達到推進信息化建設進程的效果。

（二）不斷充實信息化檔案內容。相對于基礎資料來說，人事檔案管理可在領導層面相關人員作出正確決策的時候充分發揮關鍵的效能，因此新時期應當側重于借助信息技術來開發檔案資源，不斷充實信息化檔案內容，進而提升檔案的實用價值與利用效率。第一，在展開此項工作的過程中應當增添更多可體現教職工“德育”“專業技能水平”“教育科研成果”等多方面的信息，使人事檔案更加全面、更加綜合。第二，應當重視檔案的個性化特點，避免出現“千篇一律”的現象，即需結合教職工的實際教學經驗來及時更新檔案內容，使其更具動態特性，始終處于更新交替的變化狀態。

（三）建立健全的檔案管理制度。此檔案管理制度應當從國家的層面出發，為了使各高校人事檔案信息化建設更為標準與規范，相關部門需建立統一化、綜合性的制度，嚴格規范內部各項管理行為。而從高職院校的角度出發，應當在此制度的作用下引入更加適宜、更加科學的數據信息統計與管理軟件，要求相關人員以更為端正的態度展開標準化工作，避免出現

“各自為政”的想象。同時，可在基礎上增設信息共享平臺，使相關人員可快速獲取所需的信息資源，并借助這些信息資源展開高效工作。除此以外，高職院校展開全面性檔案信息系統建設，嚴格根據相關制度的標準要求來調整并優化該系統，切實將人事檔案庫轉換為人才資源庫，進而推動教育教學的創新改革。

（四）提高人事檔案的安全性。信息化時代，高職院校應當采取有效措施來提升整個檔案庫的安全性，將安全作為確保此項工作順利開展的第一要求，有效強化相關工作者的安全意識。要想進一步提升整體安全性，可結合現有的信息化建設情況來增設技術保障體系，即按照人事檔案的類型、使用對象、應用對象等來限定查詢與提取的權限，設定相應的密鑰，使查詢者通過身份驗證之后獲得相應信息資源。同時，應當嚴格規劃人事檔案的公開標準，加強重視對不可公開檔案的安全管理，若是已經在系統中有了電子備份，則必須設置層層密鑰，若是未備份則不需要將其上傳至網絡平臺上，并采取有效措施存儲、整理、保養紙質檔案，避免出現人為損壞的問題。

四、結語

綜上所述，新時期合理應用信息技術對高職院校人事檔案管理模式優化有著極為重要的作用。因此，現階段應當全面了解信息化建設的重要性以及其存在的問題，并從化相關人員的重視程度、不斷充實信息化檔案內容、提高人事檔案的安全性等多個方面做起，探索新型創新路徑，提升此項工作的質量與效率，從而進一步確保檔案信息化建設的全面實現。

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