人力資源管理視角下人事檔案的價值及管理路徑

胡鵬霞

摘要：新形勢下，人事檔案管理朝著數(shù)字化、信息化、科學化、現(xiàn)代化以及規(guī)范化的方向發(fā)展。在這種環(huán)境下，如何發(fā)掘人事檔案在人力資源管理工作中的價值，加強對人事檔案的利用，成為單位人事檔案管理人員重點關注的課題。鑒于此，文章立足于人力資源管理視角，就現(xiàn)代人力資源管理與人事檔案管理的關系進行分析，闡述人力資源管理視角下人事檔案的價值，指出當前人事檔案管理中存在的主要問題，提出自己的建議，旨在進一步推動人事檔案管理創(chuàng)新升級。

關鍵詞：人事檔案;人力資源管理;信息化;制度

一、現(xiàn)代人力資源管理與人事檔案管理的關系

現(xiàn)代管理學的思想本質上是對人這一核心進行管理。具體到人力資源管理領域，主要是要通過完備的人力資源管理體系以及內容來確保人員配置科學合理，提升單位人才競爭力[1]。在這一過程中，需要充分利用人事檔案這一重要的資源，進而提升人資管理的實效。一方面，人事檔案是人力資源管理的主要依據(jù)和基礎，它集中反映了人力資源的基本情況，體現(xiàn)了“人”的歷史和現(xiàn)狀。從這個方面來看，人事檔案能夠幫助相關單位全面地考察了解和正確選拔相應的優(yōu)秀員工。另一方面，人事檔案管理工作不能脫離人力資源管理，必須緊密貼合人力資源管理的目標和要求。也就是說，單位要充分發(fā)揮好人事檔案的重要作用，及時將人力資源管理中的相關內容記錄到人事檔案。

二、人力資源管理視角下人事檔案的價值

（一）人事檔案管理有利于最大限度的發(fā)揮組織內人力資源的實效

人事檔案不僅是單位選人、用人的重要依據(jù)，而且是單位開發(fā)利用人力資源的重要工具。一方面，通過對人事檔案進行深度利用，可以讓單位管理者更為全面地了解員工的基本情況，進而有針對性的調整本單位的人力資源管理結構，優(yōu)化人力資源管理的內容[2]。另一方面，通過對人事檔案進行深度利用，可以幫助單位管理者更好地了解相關人才的性別、興趣、年齡、職業(yè)技能、政治面貌、專業(yè)特長等情況，提升人員配置的實效，實現(xiàn)“人盡其才”的基本目標。

（二）人事檔案管理有利于促進人才培訓以及人才整合工作

新形勢下，單位不僅要對人力資源進行利用，也需要對人力資源進行合理整合和配置，確保單位各項工作的正常開展。同時，隨著單位部分業(yè)務工作愈發(fā)細分和繁雜，單位對于人才的需求也呈現(xiàn)出多元化的特點。一方面，通過對人事檔案進行深度利用，立足于本單位人力資源現(xiàn)狀來開展培訓工作，能夠綜合提升單位的人才競爭力。尤其是對人事檔案中的內容進行數(shù)據(jù)化統(tǒng)計，更是能夠清晰直接地了解當前單位人才的知識薄弱點以及技能薄弱點，提升人才培訓的實效[3]。另一方面，通過對人事檔案進行深度利用，能夠進一步促進人才在組織之間合理流動，充分調動人才的主動性和積極性。總而言之，人事檔案管理有利于促進人才培訓以及人才整合工作，是當前人力資源管理的重點。

（三）人事檔案管理有利于需求預測的科學化與規(guī)范化

人事檔案作為人事信息的集合體，具有重要的決策咨詢作用以及管理咨詢作用，可以實現(xiàn)對人才需求的科學預測。通過對人事檔案進行利用，可以提升崗位設置的科學性，降低人力資源管理的成本。第一，伴隨社會環(huán)境以及單位工作環(huán)境發(fā)生變化，單位對人力資源的需求也會隨之變化，進而需要制定相應的人力資源管理規(guī)劃。通過對人事檔案中的部分信息進行集中分析，能夠掌握單位當前的人才缺口，進而有針對性的做好人才引進工作。第二，立足于人事檔案中的內容來擬定人力資源規(guī)劃，能夠有效避免人力資源管理成本的浪費，確保人力資源與單位發(fā)展目標實現(xiàn)供需平衡。

三、人力資源管理視角下人事檔案管理存在的主要問題

（一）對人事檔案管理工作重視程度不足

現(xiàn)階段，部分單位對于人事檔案管理存在片面的理解和認識，沒有將人事檔案管理工作作為一項重點工作來抓，導致人事檔案管理制度建設滯后，難以發(fā)揮出人事檔案應有的價值。一方面，單位尚未對人事檔案管理的流程、內容以及職責分工進行明確，影響人事檔案管理工作的科學性以及規(guī)范性。另一方面，單位在人事檔案管理領域投入的人力、物力以及財力不足，影響人事檔案管理的效率和質量。在這種環(huán)境下，單位人事檔案管理工作難以服務于人力資源管理工作。

（二）檔案材料管理手段落后，降低了人力資源管理的效率

部分單位人事檔案管理方式落后，對于信息化技術以及信息化設備的使用程度不高，難以全面準確地通過人事檔案來反映當事人的具體情況。一是部分單位人事檔案管理系統(tǒng)功能單一，只能單純地對人事信息進行簡單的錄入和記錄，無法對人事檔案中的信息資源進行深度加工，難以發(fā)揮人事檔案的決策咨詢與管理咨詢作用。二是部分單位尚未綜合利用數(shù)字掃描技術、數(shù)字微縮技術對紙質類人事檔案進行數(shù)字化管理，無法進一步提升人事檔案利用、管理的效率。

（三）單位人事檔案中的延伸信息不全面，人事檔案利用價值不高

部分單位人事檔案管理工作存在“重管理，輕利用”的問題，對于人事檔案信息缺乏必要的延伸和擴充。部分單位在收集信息資源過程中主要集中在文化程度、年齡、性別、專業(yè)特長、政治面貌、工作經歷等領域，忽視從個人綜合素養(yǎng)、心理健康狀況等層面對信息資源進行收集，不能全面詳盡的反映員工的真實情況，難以發(fā)揮人事檔案在人力資源配置領域的作用。

四、人力資源管理視角下人事檔案的基本路徑

（一）優(yōu)化人事檔案管理制度，重視人事檔案的價值

新形勢下，單位必須要重視人事檔案管理，加強人事檔案制度建設工作，不斷優(yōu)化人事檔案管理的內容。第一，單位要結合人事檔案管理的現(xiàn)狀，及時對人事檔案管理中不適應新情況、新形勢的規(guī)章制度進行修訂，形成科學完善的人事檔案管理體系。總體而言，單位要圍繞人事檔案材料傳遞、信息資料錄入、查閱權限、職責分工、管理內容、真實性鑒別等方面來進行制度修編，為人事檔案管理人員提供更為具體的指引。第二，單位要進一步從人力、物力以及財力等角度給予人事檔案管理部門相應的支持，優(yōu)化人事檔案管理環(huán)境。

（二）建立人事檔案現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)，提高人力資源管理的效率

數(shù)字信息化時代，單位有必要建立現(xiàn)代化的人事檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)人事檔案的數(shù)字化管理。第一，建立人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，搭建相應的數(shù)據(jù)分析模型，實現(xiàn)對人事檔案中信息資源的分類處理以及數(shù)據(jù)統(tǒng)計，強化人事檔案在決策咨詢以及管理咨詢領域的作用。第二，綜合利用云計算技術、大數(shù)據(jù)技術以及云儲存技術來強化人事檔案信息化建設，探索人事檔案資源共享，確保人事檔案能夠服務于上下級單位之間的人才流動工作。第三，進一步利用數(shù)字掃描技術以及數(shù)字微縮技術對人事檔案進行數(shù)字化處理，確保人事檔案中內容的真實性和準確性，提升人力資源管理效率。

（三）豐富人事檔案管理內容，提升人事檔案的利用價值

新形勢下，單位既要注重對人事檔案進行管理，也要強化對人事檔案進行利用，堅持“藏用并舉”的基本原則。第一，隨著單位選人標準不斷提高，人事檔案的內涵相應也要得到豐富和優(yōu)化。單位要進一步豐富人事檔案的內容，增加一些具有傳承性、價值性以及個性的檔案內容，確保人事檔案能夠全面反映人才的履職經歷、思想政治素養(yǎng)、專業(yè)能力素養(yǎng)以及心理健康狀況。第二，人事檔案管理人員要轉變思路，摒棄過去“坐、等、靠”的服務理念，主動為人力資源管理部門提供高質量的人事檔案信息服務。

五、結束語

單位選人用人直接關系到單位各項工作的開展，直接影響單位未來的發(fā)展。因此，必須要發(fā)揮人事檔案的作用，進一步參考人事檔案中的信息資源來抓好人力資源管理工作。除此之外，單位必須要把握好人力資源管理與人事檔案管理之間的關系，通過制度建設、信息化建設、信息資源建設等工作來提升人力資源管理實效，促進單位長遠穩(wěn)定發(fā)展。

參考文獻：

[1]陳維云.人力資源管理對人事檔案管理工作的新要求[J].人力資源，2019 （14）：73.

[2]王璐.信息資源視角下人事檔案工作研究[J].辦公室業(yè)務，2019 （15）：66.

[3]賈朝莉.現(xiàn)代人力資源管理理念下的人事檔案管理研究[J].山西檔案，2019 （03）：110-111.