中小企業使用免費信息系統進行預算控制淺析

董欽

摘要：預算管理是財務管理的重要方面，亦是企業進行經營分析、戰略分解的重要前提，本文根據筆者的實際工作經驗，通過運用免費的信息化系統釘釘，實現中小企業的預算控制，為中小企業及信息化建設薄弱企業的預算控制提供解決方案，為中小企業實現戰略管理與預算管理提供思路，具有較為普遍的應用價值，可為企業財務管理者提供參考。

關鍵詞：中小企業;信息化管理;預算管理

預算控制是財務管理的重要方面，亦是企業進行經營分析、戰略分解的重要前提，在集團級的業務財務一體化管控中，預算管理是企業進行全面管理的支柱之一，也是企業進行信息化建設的重要一環。目前市面的信息化服務供應商種類繁多，釘釘因為其免費性與開放性，在OA系統中脫穎而出，眾多企業運用此款軟件進行辦公流程化管理，而經過一些人工的簡單設定與管理，此軟件亦可以用于對中小企業進行預算管理，不增加成本，就可以提高戰略管理水平與預算控制能力。筆者根據自己的工作實際經驗，對中小企業運用釘釘進行預算控制進行淺顯闡述。

一、信息化預算控制的意義

于增彪等對于中國企業的預算管理研究較早，其研究認為預算控制與財務會計、非財務指標、企業戰略、激勵制度等均高度相關，企業按照層級、單位或個人執行的各類非預算或預算指標均與預算管理“捆綁在一起”，是管理信息系統建設的重要方面;[1]張素會認為基于信息化的預算管理有助于轉變對全面預算管理的認識，能夠有效地將全面預算管理與企業戰略相結合，能夠建立起企業戰略與全面預算管理的互動，能夠產品生命周期管理與預算管理相結合;[2]帥銀瓊認為全面預算管理系統和OA審批流程、財務、人事系統等的結合，在企業內部形成的系統互聯模式，給企業構建了虛擬財務共享中心，實現了各部門、各環節數據的共享，促使企業實施預算動態控制，大大提高了預算的靈活性。[3]

目前學術界對于結合信息化與預算控制的相關研究較多，基本都已經指出了結合信息化的預算控制對于企業管理的意義，但是大多研究基于企業自主開發或與其他集團化管控系統并行的財務信息化系統，對于中小企業來說，開發成本較高、應用復雜。筆者根據自己的實際工作經驗，采用釘釘系統，以零成本的模式為信息化建設薄弱的中小企業引入預算控制，具有一定的創新意義。

二、中小企業面臨的預算控制問題

部分中小企業在發展過程中缺乏完善的預算控制方案，而這部分企業運用信息化較晚或完全沒有信息化建設，因此在企業發展的過程中可能會出現以下問題：

（一）沒有預算控制，以事后報銷為主

企業中很多項目沒有提報預算，即使提報，也是紙質單據的預算單，沒有專人進行匯總與統計，財務在后續付款過程中對預算只做領導簽字的審核，因此無法形成預算體系，相應地也無法進行預算控制，也不能對企業管理產生實際的作用。

（二）沒有信息化流程，以人員口頭交代為主

對于中小企業來說，一般都會有報銷流程，但是這種報銷流程因為沒有使用信息化系統，隨意性較大;隨著業務的發展，部分流程也不能滿足業務的實際需求;在實際工作工程中，變化過的工作流程都是通過口頭交代，新進人員無法學習，好的工作經驗也無法傳承;在長期來看，沒有信息化流程就沒有預算的基礎，也就無法形成較好的預算控制體系。

（三）沒有基礎數據，無法形成預算控制的基礎

如上兩種因素的存在，財務數據的匯總收集以月末、季度末、年末為主，具有較大的滯后性，全部數據均為事后數據，無法對財務管理形成事前控制;所有數據均為人工匯總單據進行統計，因此導致效率低下、出錯率較高且實時匯總困難;因為沒有事前控制，無法形成有關于預算的基礎數據，也不能就此設定預算控制與其他管理的指標，更無法設定部門與個人的KPI，也就無法形成預算控制的基礎。

（四）預算控制不合理，不能體現公司戰略

實現企業的總體發展戰略，需要通過預算管理工作，安排企業經營和投資等活動，規范企業預算管理的風險。[4]中小企業普遍存在戰略不清晰的情況，即使公司高層提出了較為合理的發展戰略，從財務管理角度來看，因為沒有明確的預算控制約束和基于預算控制下的戰略指標分解體系，因此難以在實際工作過程中體現出公司戰略。

三、運用釘釘進行預算控制的解決方案

針對上述中小企業的情況，通過采用釘釘系統，可以簡單地進行一定程度的預算控制，并且這類功能目前免費，結合企業人工參與的后臺統計與分析，即可實現中小企業的預算控制體系，這里以筆者參與的某集團企業下屬的ZH建筑企業為例就行說明。

（一）進行調研，梳理財務管理流程

主要對企業已經存在的紙質、線下流程進行梳理，了解企業在已有的財務管理中涉及到預算與報銷的內容。

在ZH建筑，可以將以往的流程劃分為兩大類，即預算管理與報銷/付款管理的流程。在實際執行過程中，僅在重大工程建筑事項中采用了預算前置審批，審批通過預算審批單進行簽批，預算流程包括發起人、直接主管、分管部室主管、工程技術負責人、市場合約負責人、辦公室負責人、財務負責人、分管副總經理、總經理;報銷/付款流程中的工程類付款需要上述人員重新簽字，其他流程包括發起人、直接主管、分管部室主管、財務負責人、分管副總經理。

（二）分析流程的不合理性

已有預算流程的不合理主要體現在三個方面，一是預算沒有對財務形成控制，財務報銷與預算沒有明顯關系;二是流程復雜、分工不清晰，如預算簽批多達9人，具體人員的職責分工不明確;三是環節重復、工作低效，如付款環節需要對已經簽批過的預算重新進行付款審批，同時因為沒有采用線上審批，任何一位領導不在崗均可能導致工作無法流轉，導致了工作的低效。

（三）對預算控制流程的設計原則

根據流程的不合理，在新的設計過程中，采用了以下原則：

（1）所有付款必須經由預算審批，沒有預算審批的所有付款申請均不得通過;

（2）明確崗位人員分工，針對不同的審批設定不同的審批流程，同時明確崗位人員責任;

（3）在執行完預算審批后，付款審批僅做單據審核和財務部門負責人的審批，不再執行付款的簽批程序。

（四）預算控制設計體系

經過優化后的ZH建設預算控制及付款體系如圖1、圖2：

在圖1的工程管理預算簽批中，明確規定了工程管理部負責人的責任在于確定工程具體項目的合理性，市場合約部負責人的責任在于確定工程招標的程序與手續，財務部負責人的責任在于確定本次工程的稅費是否合理，取消了辦公室的審核，總經理不進行簽批，僅抄送至總經理;在圖2的付款審批中，發起人在發起時需要在釘釘通過關聯審批單功能提報已經通過審批的預算審批單，不然無法發起付款流程;所以參與審批的負責人均可在系統中直接轉交，將工作交辦下屬以履行具體工作職責;為了配合流程管理，公司同時制定了《信息化審批管理辦法》。

上面的流程通過釘釘的角色定義與審批設置，可以實現預算管理與報銷管理的信息化審批，通過這些審批流程，可以實現全部付款的前置預算審批，實現崗位職責的明確，提高流程簽批效率與整個工作效率，同時能夠獲取流程審批時間、部門整體預算、付款時效等的基礎數據，為以后的戰略分解提供前期準備。

四、運用釘釘進行預算控制后的效果淺析

在釘釘系統試運營4個月之后（包括試運營的1個月），筆者對有關預算控制的成效進行了統計，4個月間共完成非工程類預算審批335筆，工程類預算審批157筆，已完成付款程序438筆，根據以上運營數據，從四個方面對效果對效果進行詮釋說明。

（一）時效性說明

運用釘釘后的非工程類預算的平均審批時間為27小時13分鐘，工程類預算的平均審批時間為110小時38分鐘，付款完成的平均審批時間為155小時12分鐘;此時效已經比之前效率有所提高，因為在之前的報銷工作中，經常出現因為找不到領導簽字而出現積壓2周以上的情況。

（二）數據管理說明

在統計過程除了對工作時效之外，對發起人所屬部門、參與審批個人工作數量、部門匯總金額亦進行了相關性統計，發現在流程上，個別項目部所需時長普遍較長（如LQ項目普遍審批時間達500小時以上），在未來加入更多項目進行數據管理，可以獲得更多的技術數據，為管理決策提供支持。

（三）為戰略工作提供的支持

匯總數據可以作為基數，在數據足夠多之后可以基于預算控制為公司戰略分解提供支持，可供分解的項目包括：各部門或項目的日常用品需求量、各流程審批時間上線、部門人員工作量、工程材料需求差異等，經過一年以上的運行，可根據已有數據對公司戰略指標進行分解，經過三年即可形成公司自身的戰略目標分解體系與基于預算控制的KPI體系。

（四）有關信息化的其他優勢

除上述三點之外，基于釘釘的信息化工作得到了企業管理人員及員工的肯定，高層領導反映不需要安排單獨的時間簽字，同時可以更加細致地對工作進行提問;中基層員工反映不用花大量時間找領導簽字，提高了工作效率。

本文通過設置釘釘程序，以一種免費及簡單的方便為中小企業的預算控制提供解決方案，結合相關崗位人工參與的統計與流程設計，可以為中小企業實現戰略管理與預算管理提供思路，具有較為普遍的應用價值。

參考文獻：

[1]于增彪，袁光華，劉桂英，邢如其.關于集團公司預算管理系統的框架研究[J].會計研究，2004 （08）：22-29.

[2]張素會.論全面預算管理在我國企業中的運用[J].經濟論壇，2011 （12）：203-207.

[3]帥銀瓊.全面預算管理信息化建設研究[J].財會學習，2019 （32）：72+74.

[4]錢旻毅.戰略導向下的企業全面預算管理策略研究[J].中外企業家，2019 （33）：25.