體現規模效益的檔案服務

摘要：具體說來，體現規模效益要求的檔案社會化服務，做好個人檔案的收集和保管，能促進企事業單位文件檔案管理質量的提高，精簡政府職能，促進政府轉型，并在此基礎上，推動宏觀層面社會記憶的維護與延續。

關鍵詞：體現規范 效益 檔案 服務

檔案社會化服務機構擁有優質的人力、物力，相對于單位內部的檔案管理機構而言，其生產規模更大，專業化程度更高，因而使檔案管理成本降低，產生規模效益。這種規模效益為不同類型的客戶帶來收益。檔案社會化服務是面向社會服務的，社會是由人組成的集合。從微觀上講，個人是組成社會的細胞；從宏觀上講，社會成員通過發展組織關系而形成各種團體，包括企事業單位、政府機構，以及社會團體等組織形式。

一、將個人檔案管理納入社會檔案管理體系

社會是人的集合，個人是構成社會的基本元素，但長久以來，由于檔案意識薄弱和管理條件局限，個人檔案沒有納入社會檔案收集和管理的范疇之中。近年來，以人為本的概念逐漸深入人心。以人為本強調人的主體地位，人既是發展的根本目的，也是發展的根本動力，因而要重視人的價值。個人檔案是個人生活與工作的原始記錄，在體現個人意識、反映個人價值方面具有重要作用，但個人檔案并沒有成為檔案機構收集和保管的必要組成部分，個人檔案的價值沒有得到足夠重視。在這樣的背景下，檔案社會化服務機構應主動承擔起收集和管理個人檔案的職責，將個人檔案納入保管范圍。

（一）保管個人檔案，維護個人權益

目前，檔案社會化服務機構的客戶以企事業單位和政府機關為主，個人尚未成為檔案社會化服務的主流客戶。現實生活中，個人檔案意識增強，個人對檔案保管的需求也日益增強，但個人在檔案收集、整理、歸檔方面存在較多困難，也不夠專業，容易產生檔案收集不完整、分類不規范、保管條件欠缺等問題。由檔案社會化服務機構提供個人檔案的專業服務，不僅可滿足個人檔案保管的現實需求，還能保障和維護其個人權益。

針對個人物品的保管，其他行業也有所涉及。例如銀行推出的保險箱服務，允許客戶將個人貴重物品，如金銀、字畫、古董或珍貴資料、文件等物品存入銀行提供的保險箱，確保物品的安全。檔案社會化服務也應吸收其有益經驗，維護客戶個人檔案的安全，同時要結合檔案專業特色，提供個人檔案的利用服務。

（二）增強全民檔案保管意識，為社會記憶觀的形成奠定基礎

雖然個人檔案服務目前尚未成為檔案社會化服務市場的主流需求，但隨著人們科學文化水平的提高和可支配收入的增加，個人檔案的管理會成為檔案社會化服務的一個重要分支。對個人檔案的保管和服務，可促進全民增強檔案保管意識，進一步重視個人檔案的價值，為社會記憶觀的形成奠定基礎。

二、降低企事業單位管理成本，保障文件檔案管理質量

檔案社會化服務是基于社會分工理論產生的，亞當·斯密在其代表作《國民財富的性質和原因的研究》中，最早提出勞動生產率是增加國民財富的重要條件之一，而分工能大大提高勞動生產率。為了追求勞動生產率的提高，專業分工日益細化，產生了各種新興產業，檔案社會化服務產業也在這種背景下興起。各種企事業單位逐漸將部分非核心業務外包，例如將文件檔案管理業務交由檔案社會化服務機構承擔，從而達到降低成本、提高質量、增強核心競爭力的目的。

（一）降低企事業單位交易成本

企事業單位為維持日常運營，必須投入一定的成本，而檔案社會化服務存在的價值就是幫助企事業單位降低成本。具體說來，一方面，企事業單位選擇檔案社會化服務，可精簡組織內部的文件檔案管理部門，節約人力成本、管理成本，降低內部交易費用；另一方面，與企事業單位自身采購檔案管理設備、材料的方式相比，通過檔案社會化服務獲取產品及服務的費用更加低廉，從而降低了企業的外部交易成本。

（二）獲取優勢資源，提高文件檔案管理質量

資源是企業競爭中不可或缺的重要因素，而對于處在激烈市場競爭中的企業來說，用來獲取優勢資源的資金和能力是有限的。因此，企業應將主要精力放在爭奪有利于鞏固其市場地位的核心資源上。檔案社會化服務機構集中了檔案管理領域內的各種優勢資源——現代化的標準檔案庫房、先進檔案管理設備、管理系統、軟件以及高素質的檔案管理專業人才等，并且致力于提供文件檔案專業化服務，理應達到最佳規模，產生良好的規模效應。因此，在企業不想將更多資金用于獲取非核心業務資源時，選擇檔案社會化服務，就可在一定程度上彌補自身在檔案管理領域資源和能力上的欠缺。此外，檔案社會化服務機構在專業上的高效、優質、安全、合規服務也能保證文件檔案管理的質量，幫助企業提高檔案管理水平。

對于事業單位而言，其雖然不以營利為目的，不存在市場競爭，但也將主要力量放在履行管理和服務職能上，與檔案社會化服務機構合作，可收到較好的文件檔案管理效益，可節省國家財政投入。

參考文獻：

[1]李銳.談新時期檔案管理的信息化建設[J].科技資訊，2015（05）.

[2]彭瓊.論檔案的管理創新[J].經營管理者，2013（19）.

（作者簡介：王樹濱，男，本科，黑龍江幼兒師范高等專科學校，研究方向：檔案管理）（責任編輯 劉冬楊）