淺談如何做好辦公室文件的檔案管理工作

張錫坤

摘要：伴隨著計算機技術以及通信網絡技術的持續性創新與發展，各種軟件系統在辦公領域當中普及和推廣。近些年辦公室建設進度不斷加快，這也間接提高了辦公室管理中信息化技術的應用價值。為了更好的提高辦公室管理信息化效益，本文詳細分析辦公室檔案管理中存在的問題和對策，希望可以為相關工作者提供幫助。

關鍵詞：辦公室;文件管理;檔案管理;提高策略

0.引言

辦公室檔案是辦公室醫學科學研究、生產技術圖案套、基礎建設以及行政管理等過程中所形成的文件數據，這一些文件數據都具備比較高的應用價值，其主要是以圖片、文字、報紙、病歷文件以及圖像文件等為主，這一些文件不僅對當下的辦公室管理、醫護工作開展具備直接影響，同時也會直接影響辦公室的長遠性發展。對此，探討如何做好辦公室文件的檔案管理工作具備顯著建設價值。

1.辦公室檔案管理中所存在的問題

1.1重視度不夠

管理質量較差，目前的答案管理工作的意識相對比較薄弱，檔案管理的工作重視度相對較差，在檔案利用率方面的效果也比較差，導致檔案管理工作在辦公室中的應用價值不斷下降。尤其是部分領導人員，在檔案管理工作中缺少相應的應用意識，認為檔案管理屬于一個應付性的工作，導致投入不足，意識較差，從而失去檔案管理的價值作用[1]。

1.2管理機制不完善

管理技術水平較差。目前來看辦公室檔案管理工作中的整體管理水平并不是非常理想，檔案管理工作方面的技術水平相對比較落后，尤其是在信息化時代環境之下，辦公室的檔案管理工作仍然堅持以往的傳統思路與方法[2]。這一種管理模式導致信息化時代之下檔案管理工作缺陷問題非常明顯，管理工作呈現出低效率、低實效性等問題，檔案管理工作中相應的技術設備更新換代速度緩慢，許多設備無法適應信息化時代現狀，導致檔案管理工作的質量水平相對較差，無法滿足辦公室的長遠發展需求。

2.做好辦公室文件的檔案管理工作的有效策略

2.1提高檔案管理意識

構建完善的檔案管理機制，及時根據檔案管理工作中所涉及到的規章制度進行完善改進，以統一化的形式完成檔案管理工作任務[3]。為了更好的滿足數字時代的發展需求，及時做好檔案管理中網絡化建設工作，及時落實分工合作機制，滿足不同崗位人員在具體工作中的責任落實情況。同時實行多層級、多元素的管理結構，伴隨著科學技術的持續性發展，檔案管理也會涉及到大量的信息化管理需求，此時便需要積極構建以信息化為核心的管理體系，建設檔案管理信息化中心，并明確每一位人員的具體職能，將不同辦公室檔案室實行統一性的管理與考核，促使檔案管理和單位不同工作可以同步性的考核，從而提升檔案管理實效性。另外，還需要有意識的提升檔案的使用率，充分應用信息化技術構建完善的人事檔案管理數據庫，并及時更新數據庫，在工作中需要有意識的應用數據庫實現對數據的查詢，保障數據庫的信息動態化應用價值，從而保障檔案的使用效益。

2.2做好檔案管理技術創新工作

首先需要做好數據庫技術創新。檔案管理在信息化技術的支持之下，發展方向中必然會涉及到數據庫資源這一技術，同時這一技術的合理應用也是推動檔案管理工作科學發展的關鍵[4]。在拓展信息服務途徑的同時，管理部門可以借助數據壓縮、掃描以及光儲存等多種信息化技術，將以往紙質化辦公室檔案轉變為信息數字化辦公室檔案，構建辦公室檔案文件相關數據庫，同時構建新型的多媒體數據庫、個性化數據庫等，促使辦公室檔案文件的使用率得到顯著提升，同時也間接為用戶提供一個高質量的個性化辦公室檔案服務。另外，檔案管理部門需要積極做好辦公室檔案資源信息價值的挖掘工作，以構建知識數據庫為例，促使用戶可以借助知識數據庫實現對相關問題的高質量、高效率解決，在拓展實施途徑的同時也間接提高辦公室檔案文件的實用價值。檔案管理部門應當主動與相關部門強化合作，借助網絡聯合的方式實現信息的合理共享，同時適當的拓展辦公室檔案數據庫的相關服務效益，檔案管理部門也可以和圖書館、網站等構建合作的關系，以無縫銜接的方式構建聯合性數據庫。

其次，需要做好設施設備的技術創新。在今后為了更好的滿足信息化檔案管理需求，需要積極配合相關部門做好硬件設施的技術支持，尤其是計算機、辦公室檔案密集柜、掃描儀、復印機等設備，保障檔案管理工作中信息化技術的合理應用。另外，也需要適當的引進安全保障機制，尤其是以信息化技術為主的安全防護機制，提高辦公室檔案信息的安全性。

2.3構建檔案實時反饋機制

想要持續性提升檔案管理工作的實效性以及服務質量，就必須積極建設以用戶反饋和監督舉報的管理機制，從而推動檔案管理可以高質量發展。檔案管理工作必須充分意識到用戶的參與作用，以監督流程的公開透明、反饋機制的簡單為核心，為用戶提供一個高質量反饋機制。對此，檔案管理部門需要積極構建以信息化技術為核心的質量評價體系，同時不斷的優化各種評價的指標，以細化、量化為原則，對檔案管理工作的服務質量、效率、滿意度、利用率等指標，檔案管理部門則需要將不同的指標進行細化，以用戶的滿意度為例，可以評價為非常滿意、滿意以及不滿意，同時根據評價結果的不同提出針對性的改進措施，從而提高信息化技術之下檔案管理工作的實效性。

3.結語

綜上所述，隨著時代的持續性發展，關于辦公室檔案管理工作的重要性也在隨著提升。辦公室檔案管理工作必然需要不斷的創新發展，尤其是在管理工作中適當加入信息化、科學化等元素，同時在滿足新形勢需求之下不斷創新和完善檔案管理的理念意識，持續創新探索，在原本的實體檔案管理模式中逐漸脫離和轉變，創新全新檔案管理理念，從而推動辦公室部門檔案管理事業可以持續性發展。

參考文獻：

[1]余蔚旻.探討流程優化管理策略在辦公室設備儀器檔案管理中的效果[J].中國醫療設備，2017，32 （3）：153-155.

[2]溫浩杰，于京杰.計算機管理在辦公室檔案管理模式中的設計研究[J].電子設計工程，2016，24 （23）：68-70.

[3]劉蕓.基于RFID技術辦公室綜合檔案管理信息系統的設計[J].中國病案，2017，18 （1）：40-43.