信息化時代機關事業單位檔案管理現狀與對策

郝學山

摘要：信息化時代之下機關事業單位的檔案管理提供了許多的發展創新條件，不僅可以有效降低檔案管理的工作量，同時還可以進一步的提高整體工作效率，促使檔案資料的價值得以更好的發揮。對此，基于機關事業單位做好檔案管理工作非常重要，本文簡要分析信息化時代之下，機關事業單位檔案管理的現狀以及發展對策，希望可以為相關從業者提供理論幫助。

關鍵詞：信息化時代;機關事業單位;檔案管理;管理現狀;發展對策

0.引言

改革開放以來，我國整體經濟發生翻天覆地的變化。隨著市場經濟體系的不斷發展和完善，以往傳統檔案管理模式已經無法滿足機關事業單位的持續性發展需求。通過相關研究以及文獻資料的統計，發現我國檔案管理方面仍然存在比較多的改進空間，例如思想認識不正確、考核機制不完善。對此，探討信息化時代機關事業單位檔案管理現狀與對策具備顯著現實意義。

1.檔案管理現狀

1.1思想認識不正確

檔案管理工作屬于推動社會經濟持續發展的重要工作，同時也是為機關事業單位提供發展基礎的工作形式。在信息化時代之下，機關事業單位的檔案管理工作的落實主體仍然是人，人屬于影響檔案管理工作效益的重要因素，普遍而言，不同的部門在職能方面并不相同，所以部門當中任何工作人員對于檔案管理存在著不同的影響[1]。從目前來看，檔案管理現狀中思想認識問題主要是集中在兩個方面，一方面是管理人員與領導干部。領導干部對于檔案管理的效能建設和發揮的作用是非常突出的，如果領導對于檔案管理的重視度不足，此時必然會導致錯誤的工作作風，檔案管理的效率也會非常差。另一方面是基礎工作人員。在機關事業單位檔案管理工作中，工作人員屬于檔案管理工作的主要落實主體，在檔案管理工作的積極性、錯誤的思想認識會直接導致業務素質水平較差，從而無法滿足檔案管理的實踐性需求。

1.2內部建構缺陷普遍

制度本身屬于規范、約束以及長效的一種基礎性特征保障，在檔案管理質量方面也存在著關鍵性影響。但是，從制度層面上來看，檔案管理的現狀并不理想，內部建設問題仍然比較突出[2]。例如，制度本身的剛性約束性作用比較差，借助長效性的發揮制度的約束作用，可以有效的保障檔案管理效能的建設實效性，并有效提升工作人員的工作積極性，保障工作的實效性。另外，需要進一步建設一整套完善的管理機制，通過工作者的工作崗位特征，將績效考核的結果和薪酬掛鉤，從而提升工作積極性。

需要構建一整套完善的管理機制，借助工作人員的工作特征，制定具體的績效考核與激勵機制，可以將績效考核的結果與薪酬獎勵、崗位晉升等直接掛鉤，最大程度的提高工作人員的工作積極性，為檔案管理的效能建設奠定基礎。當前國內不同地區的檔案管理在選人用人、績效考核方面仍然存在問題，導致檔案管理效能普遍較差，檔案管理體系約束現象突出，人事關系凍結問題比較嚴重，阻礙優質人力資源的效益發揮，無法有效提升工作人員的創造性與主動性，導致效能偏低。

2、推動檔案管理發展的有效對策

2.1優化檔案管理基礎機制

在考核機制方面。想要真正保障考核機制的合理落實，就必須確保考核機制本身可以涉及到所有的部門、所有的崗位以及所有的檔案管理環節。例如在績效考核、年度月度評估、職工績效考核等多個層面上。根據考核的具體方案配套相應的機制，明確考核的相關目的、方法以及路徑，合理的應用考核機制以及相關的獎懲制度。在具體工作中，可以采取下列措施;1、根據業務特征制定具體考核模式。所有檔案管理人員，都屬于推動制度落實以及提高檔案管理效能的關鍵性因素，對于檔案管理工作的考核機制而言，其應當構建在所有業務的考核體系之上，從具體的業務層面上著手，探討全面的考核指標，并將機關事業單位檔案資料錄入、數據庫建設以及檔案使用等工作納入其中，歸納到考核范圍之內，以全面客觀的方式表現工作績效;2、提升月度的考核互檢效益。以閱讀考核為標準，作為季度考核的一種補充與細化落實，最大程度的做好基層部門的績效工作考核，檔案管理部門需要進一步制定具體的月度考核體系，以隨機抽查的方式進行互檢，促使考核結果可以更加貼近于實際，并將考核的重點放在業務核心中。

2.2強化檔案管理工作價值

首先，構建工作人員服務意識。為了更好的推動社會持續發展，就必須真正做好檔案管理工作中的服務性意識，牢固服務意識，同時轉變工作作風，廉潔自律、以務實為主。其次，在檔案管理工作期間，需要做好內部管理的強化管理工作，簡化辦事的具體程序，促使機關辦事的效率得到有效提升，明確具體的工作指導思想，同時圍繞著服務經濟的建設核心，強化監督管理的實效性，持續拓展服務的領域并不斷改進和優化服務思路，進一步的提升服務效益并逐漸以優質服務延伸，以效能的建設作為核心，借助服務方式的改變從熱情化的服務轉變為優質性服務，從單項的服務轉變為全面性、多元化的服務，充分體現服務宗旨。

2.3突出監督與指導工作

根據一直以來在檔案管理部門方面所存在的各種誤區，需要不斷的強化和改進管理模式，推動管理理念的全面性創新，圍繞三中全會的精神要領，為我國的改革開放提供全新發展思路與方向，提出具體的改革發展目標，伴隨著我國經濟、社會以及文化等多方面的深入改革，部門方面也需要不斷的強化改革的方向，提出全新的部門服務意識，提升部門工作人員的服務意識，同時提升檔案服務基礎水平能力，提供優質性服務的同時創建良好的工作氛圍。

3.總結

綜上所述，對于當代信息化技術背景而言，機關事業單位的檔案管理工作想要保持工作效率的持續性提升，需要不斷的提高檔案管理的綜合效益，確保部門的不同業務、工作以及活動的順利實施。對此，機關事業單位需要從不同角度上進行針對性的改進，例如做好檔案的針對性管理，構建并不斷的優化檔案管理基礎機制、提高管理工作價值并突出落實監督和指導工作，同時按照實際工作中所存在的缺陷采取針對性的管理措施，保障檔案管理工作可以高質量落實。

參考文獻：

[1]竇娜.基層廣播電視臺音像檔案信息化管理工作現狀及對策[J].檔案管理，2017，14 （3）：93-94.

[2]浙江省財政廳會計處.行政事業單位會計工作問題、成因與對策[J].財務與會計，2018，21 （10）：10-11.