提升事業單位檔案管理信息化建設的方法策略

摘 要：現如今，我國社會經濟不斷進步，且結構得到不斷調整和優化，在極大程度上提升了事業單位的工作實效性，然而事業單位檔案管理依舊存在一些問題，難以順應現階段大數據信息時代的發展需求。基于此，事業單位需要對自身檔案管理中的不足進行充分分析，并提出有效地方法策略。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;信息化建設;方法策略

在大數據信息時代背景下，事業單位檔案管理受到了一定的影響，表現為檔案數據和檔案數量顯著增多。事業單位的檔案是大眾信息的關鍵載體，在組織機構中是不可或缺的一部分，發揮著非常關鍵的影響作用。為能夠有效提升事業單位檔案管理的信息化水平，事業單位必須積極建設信息化的檔案管理，以此來有效提升檔案資源的利用效率，科學合理地保存保管檔案材料，最終推動事業單位的可持續發展。

1 事業單位檔案管理信息化建設的不足

1）缺乏時代性。現如今，對于事業單位的改革工作，相關部門并沒有加大檔案管理改革研究的力度，所提出的改革機制也不適應事業單位檔案管理的需求。同時，我國經濟正朝著常態化、深水區方向發展，今后我國在經濟建設及每一項事業發展過程中，均存在諸多不確定性，要想更加有效地攻克難題，不斷向前發展，需做好事業單位檔案管理工作，對于有利用價值的信息材料進行有效保存[1]。此外，在人才培養方面，為能夠培養更高素質、更適應社會發展需求的優秀人才，我國教育領域不斷革新了人才培養模式，推動整個人才市場朝著多元化、綜合化、專業化的方向發展。但是，事業單位檔案管理內部欠缺與社會發展相適應的管理機制，無法滿足市場經濟改革發展的要求，加上事業單位檔案管理部門錯誤的認識信息技術的應用，忽視先進技術設備的引入，這就導致事業單位檔案管理的工作效率大大降低，不利于檔案管理信息化建設的順利開展。

2）缺乏統一規范。雖然有的事業單位高度注重檔案管理信息化建設，然而關于信息系統的建設，其所應用的檔案管理系統無法與其他部門統一協調起來，缺乏良好的適應性與兼容性，無法利用同一個部門的檔案管理系統來對多種檔案信息進行檢索、查詢[2]。同時，隨著事業單位檔案管理內容的不斷增多，工作流程愈加繁瑣，若事業單位沒有實現檔案管理的信息化，將會對檔案信息化電子化進程產生較大的影響，無法實現檔案資源共享，這就大大降低了檔案的利用效率，導致其作用得到充分發揮。

3）信息化程度較低。對于檔案管理工作的開展，大多數事業單位并沒有引入信息化技術，無法通過信息化手段來對重大檔案信息材料和信息資源進行收集、存儲，仍然選擇人工手段來對這些重要信息進行收集和存儲，這就導致工作人員的工作量增多、工作難度增大，也不利于檔案的查詢。基于此，事業單位必須高度重視檔案信息化建設，對信息化系統和平臺進行不斷完善，從而有效提升檔案管理工作的實效性。

4）專業人才匱乏。在事業單位檔案管理中，要想保證檔案管理工作的質量，必須確保檔案管理人員具備較高的工作素質和信息化水平。然而，通過分析我國事業單位檔案管理人員的工作素質和工作能力，可以發現，我國大多數從事事業單位檔案管理工作的人員都是非專業院校畢業的專業人才，其專業化能力比較低，且信息化意識比較弱[3]。造成這一現狀的主要原因在于事業單位忽視檔案管理人員的技能培訓和教育，這就使得檔案管理人員專業水平較低，欠缺完善的知識結構，無法適應大數據信息時代下檔案管理的要求。同時，大部分檔案管理人員沒有掌握科學的檔案收集方法，在具體工作中缺乏責任心，存在敷衍了事的情況，這就大大降低了事業單位檔案管理的質量和效率。

2 提升事業單位檔案管理信息化建設的方法策略

1）構建統一管理的檔案室。在事業單位檔案管理信息化建設中，首先需構建統一規范化管理的檔案室，科學合理的整合事業單位的檔案管理人員，并科學管理檔案信息數據。對于檔案統一分類管理，事業單位應結合自身的具體情況進行細化分類，這樣能夠保證今后檔案查詢過程中能夠更加快速的獲得相關信息[4]。對于工作流程的開展，事業單位應嚴格區分每一項檔案管理環節，強化各個部門之間的聯系與交流，以此來有效保證檔案管理流程的準確性，大大提升檔案吸引的利用效率。

2）加快檔案管理信息化建設。在檔案管理信息化建設中，事業單位應強化檔案管理人員的信息化意識，積極建設檔案管理的電子化一體化，引入先進的檔案管理模式，并加大新技術、新方法、新手段的有效應用，對電子檔案管理體系進行設置。具體內容如下：（1）對各種的檔案加以定位、分類，對于需要長期保存、容易損壞的紙質檔案，應盡快進行掃描，生成電子檔案，然后進行歸檔處理，在今后需要使用這一檔案時，只需通過電子信息查詢手段即可快速獲得，這樣也在極大程度上避免了對紙質版檔案的損壞;（2）結合當地數據庫建立專人電子檔案，進一步優化和完善檔案室的各種信息;（3）科學鏈接起全部的檔案信息，通過動態化、科學化、合理化的管理方式來簡化管理步驟和程序;（4）設置資源共享體系，讓各個部門之間的檔案數據調取工作變得更加快速和準確，達到數據無縫對接的目的，且保證各個部門之間的資源工作，使得人民群眾辦事更加簡便，僅有大大提升事業單位的工作質量和效率[5]。

3）提高檔案管理人員的專業素質。對于事業單位檔案管理人員專業能力和工作素質較低的現象，事業單位必須加強檔案管理人員專業知識、技能的培訓教育，確保能夠盡快掌握最新的檔案管理知識，更好的掌握計算機信息化操作方法，且能夠懂得更高級的電腦知識、操作技能，這樣才能夠在一定程度上避免人為差錯。同時，對于檔案管理人員消極怠工的情況，事業單位應強化檔案管理人員的綜合素質培養，使其認識到自己的工作直接影響到大眾的切身合法利益，其崗位在社會發展中起著至關重要的作用[6]。此外，事業單位應積極打造高素質、專業能力強的檔案管理團隊，選用科學有效的職業生涯規劃體系，來提高檔案管理人員對自身工作的重視程度，充分調動其檔案管理工作的熱情，對于工作上表現優異的檔案管理人員，可選派去上級部門學習、再教育，并選擇有效的考核機制來培養檔案管理人員的主觀能動性，使其在檔案管理工作積極主動的去提升自己的綜合素質。事業單位應對權責分工制度進行明確，做好責任清晰，杜絕出現逃避責任的情況，并強化檔案管理工作的監管力度，對于在具體工作中不負責的人員，需給予嚴厲的懲罰，以此來有效提升事業單位檔案管理的信息化水平。

3 結語

總而言之，在大數據信息時代背景下，為給予人民群眾更優質、便捷的服務，促進社會不斷進步，事業單位必須提升檔案管理信息化建設，通過構建統一管理的檔案室，引入先進的檔案管理模式，提高檔案管理人員的專業素質，來有效提升事業單位檔案管理的信息化水平。

參考文獻

[1]陳皓.提升事業單位檔案管理信息化建設的方法策略[J].中外企業家，2020（03）：138.

[2]宋新瑞.事業單位檔案管理信息化建設問題分析與思考[J].辦公室業務，2019（22）：95-96.

[3]趙錦秀.試論事業單位檔案管理信息化建設的提升策略[J].辦公室業務，2019（18）：95.

[4]孫輝.提升事業單位檔案管理信息化建設的方法策略探析[J].中外企業家，2019（18）：108.

[5]柯曉燕.基于提升事業單位檔案管理信息化建設的方法策略[J].辦公室業務，2019（03）：70.

[6]尹章.淺談事業單位檔案管理信息化建設的提升策略[J].辦公室業務，2018（20）：85.

作者簡介

孫海（1981-），漢族，男，山東濱州人，本科，辦公室助理館員，研究方向：檔案管理。