提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略

摘 要：現(xiàn)如今，我國社會經(jīng)濟(jì)不斷進(jìn)步，且結(jié)構(gòu)得到不斷調(diào)整和優(yōu)化，在極大程度上提升了事業(yè)單位的工作實(shí)效性，然而事業(yè)單位檔案管理依舊存在一些問題，難以順應(yīng)現(xiàn)階段大數(shù)據(jù)信息時代的發(fā)展需求。基于此，事業(yè)單位需要對自身檔案管理中的不足進(jìn)行充分分析，并提出有效地方法策略。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設(shè);方法策略

在大數(shù)據(jù)信息時代背景下，事業(yè)單位檔案管理受到了一定的影響，表現(xiàn)為檔案數(shù)據(jù)和檔案數(shù)量顯著增多。事業(yè)單位的檔案是大眾信息的關(guān)鍵載體，在組織機(jī)構(gòu)中是不可或缺的一部分，發(fā)揮著非常關(guān)鍵的影響作用。為能夠有效提升事業(yè)單位檔案管理的信息化水平，事業(yè)單位必須積極建設(shè)信息化的檔案管理，以此來有效提升檔案資源的利用效率，科學(xué)合理地保存保管檔案材料，最終推動事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。

1 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的不足

1）缺乏時代性。現(xiàn)如今，對于事業(yè)單位的改革工作，相關(guān)部門并沒有加大檔案管理改革研究的力度，所提出的改革機(jī)制也不適應(yīng)事業(yè)單位檔案管理的需求。同時，我國經(jīng)濟(jì)正朝著常態(tài)化、深水區(qū)方向發(fā)展，今后我國在經(jīng)濟(jì)建設(shè)及每一項事業(yè)發(fā)展過程中，均存在諸多不確定性，要想更加有效地攻克難題，不斷向前發(fā)展，需做好事業(yè)單位檔案管理工作，對于有利用價值的信息材料進(jìn)行有效保存[1]。此外，在人才培養(yǎng)方面，為能夠培養(yǎng)更高素質(zhì)、更適應(yīng)社會發(fā)展需求的優(yōu)秀人才，我國教育領(lǐng)域不斷革新了人才培養(yǎng)模式，推動整個人才市場朝著多元化、綜合化、專業(yè)化的方向發(fā)展。但是，事業(yè)單位檔案管理內(nèi)部欠缺與社會發(fā)展相適應(yīng)的管理機(jī)制，無法滿足市場經(jīng)濟(jì)改革發(fā)展的要求，加上事業(yè)單位檔案管理部門錯誤的認(rèn)識信息技術(shù)的應(yīng)用，忽視先進(jìn)技術(shù)設(shè)備的引入，這就導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理的工作效率大大降低，不利于檔案管理信息化建設(shè)的順利開展。

2）缺乏統(tǒng)一規(guī)范。雖然有的事業(yè)單位高度注重檔案管理信息化建設(shè)，然而關(guān)于信息系統(tǒng)的建設(shè)，其所應(yīng)用的檔案管理系統(tǒng)無法與其他部門統(tǒng)一協(xié)調(diào)起來，缺乏良好的適應(yīng)性與兼容性，無法利用同一個部門的檔案管理系統(tǒng)來對多種檔案信息進(jìn)行檢索、查詢[2]。同時，隨著事業(yè)單位檔案管理內(nèi)容的不斷增多，工作流程愈加繁瑣，若事業(yè)單位沒有實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，將會對檔案信息化電子化進(jìn)程產(chǎn)生較大的影響，無法實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，這就大大降低了檔案的利用效率，導(dǎo)致其作用得到充分發(fā)揮。

3）信息化程度較低。對于檔案管理工作的開展，大多數(shù)事業(yè)單位并沒有引入信息化技術(shù)，無法通過信息化手段來對重大檔案信息材料和信息資源進(jìn)行收集、存儲，仍然選擇人工手段來對這些重要信息進(jìn)行收集和存儲，這就導(dǎo)致工作人員的工作量增多、工作難度增大，也不利于檔案的查詢。基于此，事業(yè)單位必須高度重視檔案信息化建設(shè)，對信息化系統(tǒng)和平臺進(jìn)行不斷完善，從而有效提升檔案管理工作的實(shí)效性。

4）專業(yè)人才匱乏。在事業(yè)單位檔案管理中，要想保證檔案管理工作的質(zhì)量，必須確保檔案管理人員具備較高的工作素質(zhì)和信息化水平。然而，通過分析我國事業(yè)單位檔案管理人員的工作素質(zhì)和工作能力，可以發(fā)現(xiàn)，我國大多數(shù)從事事業(yè)單位檔案管理工作的人員都是非專業(yè)院校畢業(yè)的專業(yè)人才，其專業(yè)化能力比較低，且信息化意識比較弱[3]。造成這一現(xiàn)狀的主要原因在于事業(yè)單位忽視檔案管理人員的技能培訓(xùn)和教育，這就使得檔案管理人員專業(yè)水平較低，欠缺完善的知識結(jié)構(gòu)，無法適應(yīng)大數(shù)據(jù)信息時代下檔案管理的要求。同時，大部分檔案管理人員沒有掌握科學(xué)的檔案收集方法，在具體工作中缺乏責(zé)任心，存在敷衍了事的情況，這就大大降低了事業(yè)單位檔案管理的質(zhì)量和效率。

2 提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略

1）構(gòu)建統(tǒng)一管理的檔案室。在事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中，首先需構(gòu)建統(tǒng)一規(guī)范化管理的檔案室，科學(xué)合理的整合事業(yè)單位的檔案管理人員，并科學(xué)管理檔案信息數(shù)據(jù)。對于檔案統(tǒng)一分類管理，事業(yè)單位應(yīng)結(jié)合自身的具體情況進(jìn)行細(xì)化分類，這樣能夠保證今后檔案查詢過程中能夠更加快速的獲得相關(guān)信息[4]。對于工作流程的開展，事業(yè)單位應(yīng)嚴(yán)格區(qū)分每一項檔案管理環(huán)節(jié)，強(qiáng)化各個部門之間的聯(lián)系與交流，以此來有效保證檔案管理流程的準(zhǔn)確性，大大提升檔案吸引的利用效率。

2）加快檔案管理信息化建設(shè)。在檔案管理信息化建設(shè)中，事業(yè)單位應(yīng)強(qiáng)化檔案管理人員的信息化意識，積極建設(shè)檔案管理的電子化一體化，引入先進(jìn)的檔案管理模式，并加大新技術(shù)、新方法、新手段的有效應(yīng)用，對電子檔案管理體系進(jìn)行設(shè)置。具體內(nèi)容如下：（1）對各種的檔案加以定位、分類，對于需要長期保存、容易損壞的紙質(zhì)檔案，應(yīng)盡快進(jìn)行掃描，生成電子檔案，然后進(jìn)行歸檔處理，在今后需要使用這一檔案時，只需通過電子信息查詢手段即可快速獲得，這樣也在極大程度上避免了對紙質(zhì)版檔案的損壞;（2）結(jié)合當(dāng)?shù)財?shù)據(jù)庫建立專人電子檔案，進(jìn)一步優(yōu)化和完善檔案室的各種信息;（3）科學(xué)鏈接起全部的檔案信息，通過動態(tài)化、科學(xué)化、合理化的管理方式來簡化管理步驟和程序;（4）設(shè)置資源共享體系，讓各個部門之間的檔案數(shù)據(jù)調(diào)取工作變得更加快速和準(zhǔn)確，達(dá)到數(shù)據(jù)無縫對接的目的，且保證各個部門之間的資源工作，使得人民群眾辦事更加簡便，僅有大大提升事業(yè)單位的工作質(zhì)量和效率[5]。

3）提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。對于事業(yè)單位檔案管理人員專業(yè)能力和工作素質(zhì)較低的現(xiàn)象，事業(yè)單位必須加強(qiáng)檔案管理人員專業(yè)知識、技能的培訓(xùn)教育，確保能夠盡快掌握最新的檔案管理知識，更好的掌握計算機(jī)信息化操作方法，且能夠懂得更高級的電腦知識、操作技能，這樣才能夠在一定程度上避免人為差錯。同時，對于檔案管理人員消極怠工的情況，事業(yè)單位應(yīng)強(qiáng)化檔案管理人員的綜合素質(zhì)培養(yǎng)，使其認(rèn)識到自己的工作直接影響到大眾的切身合法利益，其崗位在社會發(fā)展中起著至關(guān)重要的作用[6]。此外，事業(yè)單位應(yīng)積極打造高素質(zhì)、專業(yè)能力強(qiáng)的檔案管理團(tuán)隊，選用科學(xué)有效的職業(yè)生涯規(guī)劃體系，來提高檔案管理人員對自身工作的重視程度，充分調(diào)動其檔案管理工作的熱情，對于工作上表現(xiàn)優(yōu)異的檔案管理人員，可選派去上級部門學(xué)習(xí)、再教育，并選擇有效的考核機(jī)制來培養(yǎng)檔案管理人員的主觀能動性，使其在檔案管理工作積極主動的去提升自己的綜合素質(zhì)。事業(yè)單位應(yīng)對權(quán)責(zé)分工制度進(jìn)行明確，做好責(zé)任清晰，杜絕出現(xiàn)逃避責(zé)任的情況，并強(qiáng)化檔案管理工作的監(jiān)管力度，對于在具體工作中不負(fù)責(zé)的人員，需給予嚴(yán)厲的懲罰，以此來有效提升事業(yè)單位檔案管理的信息化水平。

3 結(jié)語

總而言之，在大數(shù)據(jù)信息時代背景下，為給予人民群眾更優(yōu)質(zhì)、便捷的服務(wù)，促進(jìn)社會不斷進(jìn)步，事業(yè)單位必須提升檔案管理信息化建設(shè)，通過構(gòu)建統(tǒng)一管理的檔案室，引入先進(jìn)的檔案管理模式，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，來有效提升事業(yè)單位檔案管理的信息化水平。

參考文獻(xiàn)

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[5]柯曉燕.基于提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（03）：70.

[6]尹章.淺談事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的提升策略[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（20）：85.

作者簡介

孫海（1981-），漢族，男，山東濱州人，本科，辦公室助理館員，研究方向：檔案管理。