淺論人事檔案管理和運用

摘?要：人事檔案記錄著一個人基本的家庭情況、學習經歷、工作經歷、獎懲任免、考核、工資等情況，在招聘、選人用人、退休人員信息庫建設、社保業務、公證等方面發揮的作用越來越大，做好人事檔案管理和運用越來越重要。

關鍵詞：人事檔案;管理;運用

人事檔案的基礎管理包括檔案材料的收集、分類、裝訂，人事檔案查閱，人事檔案轉遞等。人事檔案的運用包括招聘時審核人事檔案，中層干部聘任時，辦理在職轉退休社保業務時，退休人員信息庫建設時，公證等。在日常工作中做好人事檔案的管理和運用非常重要。

一、人事檔案的管理

（1）人事檔案材料的收集。人事檔案的材料分十類：履歷材料、自傳材料、考察考核鑒定材料、學歷學位職稱培訓材料、政審材料、黨團材料、獎勵材料、處分材料、工資任免出國出境材料和其它材料。在這十類材料中，《干部履歷表》、年度考核表、工資變動表是由人事處直接負責制作或直接收集的，能保證材料收集的及時性。考察、政審、黨團、獎勵處分、出國出境等材料是由人事處間接收集的，信息不暢通，導致有的材料是否已在其他部門產生，人事處并不知曉，影響了材料的及時收集。如：出國出境考察交流學習的人員的政審材料按要求屬于人事檔案材料應當收集。實際工作中，出國出境人員的政審是由黨委工作部負責的，形成的出國出境人員政審材料由于工作人員不知道它屬于人事檔案而沒有交到人事處。人事處也不掌握出國出境人員名單而沒有向黨委工作部要，就會造成人事檔案材料收集不及時不完整。如何改變此種狀況呢？就要加強部門間的業務溝通協調，充分利用網絡優勢。現在，出國出境人員的基本情況都要在網上公示，人事處的人事檔案管理人員要關注，要主動向有關部門及時收集材料。

（2）人事檔案的整理裝訂。人事檔案要定期進行整理和裝訂，否則人事檔案的安全完整就難以保證。如：職工交的學歷證書復印件、每年的考核表、每年的工資表、退休審批表、入黨材料等，不及時整理并按十類分好類別，不及時裝訂起來，那么，查閱時萬一丟失一張紙怎么辦？所以，要對人事檔案定期進行整理裝訂，打印出卷內文件目錄。這樣，既方便查閱又能保證人事檔案的完整。

（3）人事檔案的查閱。要嚴格人事檔案查閱紀律，嚴格執行查閱人事檔案的流程，嚴禁個人查閱本人人事檔案。人事檔案管理工作是保密工作，無論什么人查閱人事檔案都要對外守口如瓶。如：查閱人事檔案時，人事檔案管理干事要審核《人事檔案查閱審批表》有無審批人的審批單位蓋章;查閱檔案的人員是否中共黨員;對查閱檔案人員強調查閱檔案紀律，不許拍照，不許涂改勾畫;查檔桌上不許放置水杯;外單位人員來查閱檔案要出示介紹信和身份證等等，保證人事檔案的安全不泄密。

（4）人事檔案的轉遞。人才流動就會有人事檔案在單位之間的轉遞。在日常工作中，經常接收到未分類整理裝訂的人事檔案。為了杜絕此種情況，在外調審核人事檔案時，就要要求存檔單位按規定整理裝訂密封好人事檔案再轉遞。人事檔案的轉遞要走機要通道，要專車接送人不離檔。

二、人事檔案的運用

（1）人事檔案在選人用人上發揮著重要的作用。人事檔案中的干部人事檔案材料是反映干部情況的基本憑證和重要依據，是干部工作、選拔領導的重要信息。如：在中層干部聘任工作中，就要對干部檔案材料進行全面嚴格審核，重點是“三齡兩歷一身份”，即出生時間、參加工作時間、入黨時間的一致性;學習經歷、工作經歷和干部身份的真實性。在審核干部檔案時，發現有的干部檔案中的材料有涂改痕跡，經過紀檢調查，認定屬于檔案材料造假。撤銷了中層干部職務并受到紀律處分。

（2）人事檔案是辦理社保業務的重要依據。機關事業單位養老保險制度改革后，退休人員的工資由社保發放養老金。人事處的社保干事要向市社保提供《事業單位退休人員養老保險待遇審批表》，審批表的項目中有參加工作時間和工齡的數據信息要填報。為了保證數據的準確性，就要審核人事檔案中的相關材料進行確認。如：審核《干部履歷表》中的“何時何地參加工作時間”、工作經歷欄目;審核歷年考核表上的參加工作時間;審核第十類中的派遣證;審核歷年工資表里的參加工作時間;審核轉正定級表等等，確保《事業單位退休人員養老保險待遇審批表》填報無誤，保證退休人員的養老金按時無差錯每月領到手，營造和諧的社會環境。

（3）人事檔案是建設退休人員信息庫的數據來源。建立退休干部信息庫，準確掌握退休干部的基本情況，是做好退休干部服務管理工作的重要基礎，對于提高退休干部服務管理的規范化、信息化、科學化水平，更好發揮退休干部在相關領域的作用具有重要意義。為了保證數據準確，就要經過查閱人事檔案材料填報《退休干部信息簡表》。需要采集退休人員的基本信息、家庭情況、健康情況、參加重要歷史活動情況、獎懲情況、職務職級工資情況等。

（4）人事檔案是辦理公證的信息來源。隨著人們法律意識的增強，經濟的發展，個人家庭財產的豐富，近年來，做公證的業務越來越頻繁。公證一般都要進行人事檔案的摘抄，這就要求人事檔案管理人員做到公正公平，實事求是進行人事檔案的摘抄。如：摘抄《職工履歷表》或《干部履歷表》時，表中的父母情況、配偶基本情況、子女情況、社會關系情況等如實填寫。有的人事檔案中的履歷表不止一本，要認真查閱，進行綜合分析后，摘抄其中一本履歷表，并在公證用的摘抄記錄上注明摘抄的是哪年哪月哪日的履歷表。如果有問題，負責人事檔案摘抄的人員和公證處的人員要協作研判人事檔案材料，保證公證的嚴肅性。

做好人事檔案的管理和運用，人事處和人事檔案管理干事是關鍵。要加大對部門和人員的投資，包括硬件投資和軟件投資。如：沒有獨立的人事檔案獨立庫房、查檔室和辦公室，做預算時就要考慮經費的投入，有計劃地保證資金到位，改善人事檔案的硬件環境。加大對人事檔案管理干事培訓的資金投入，保證不斷更新人事檔案管理專業知識，熟練人事檔案管理的操作技能，保證人事檔案管理和運用科學發展。

參考文獻：

[1]朱玉媛，周耀林人事檔案管理原理與方法[M].武漢大學出版社.

作者簡介：段紅宇（1968-），女，漢族，北京人，本科，經濟師，研究方向：社會保險、內部控制、人事檔案。