新形勢下企業檔案管理信息化建設趨勢探究

摘 要：企業檔案管理是企業管理的重要組成部分，在新形勢背景之下，企業檔案管理朝著信息化趨勢發展。本文通過介紹企業檔案管理信息化的重要性、工作要求，通過分析企業檔案管理信息化建設的問題，提出了其信息化的新思路。

關鍵詞：企業檔案管理;信息化建設;發展趨勢

1 新形勢下企業檔案管理信息化的重要性

所謂信息化管理，是指通過先進的管理思想理念以及輔之一定的技術手段，提高企業管理的效率，從而提高企業的市場競爭力。而檔案管理也是如此，對企業檔案進行信息化管理，可以使得檔案的處理過程高效快捷。當今時代，是一個信息技術充分發展的時代，在新形勢的背景之下，企業的檔案管理也需要跟上時代的腳步，實現信息化管理。以下是新形勢下企業檔案管理信息化的重要性：

1.1 對檔案的原件進行有效保護

所謂信息化管理檔案，是指將檔案利用技術手段，通過掃描的方式把企業的庫存檔案進行數字化的轉換，從而使用數字化檔案代替紙質版原稿的使用，這也能因此減少檔案原件的使用頻率。相比于傳統的方式，每次使用需要翻找檔案原件，數字化的檔案能夠減少檔案原件的損耗，從而對其起到一定的保護作用。除此之外，由于拿出的頻率減少，也能大大降低檔案原件丟失的風險，從而方便了企業的檔案管理，減少了意外的產生。

1.2 便于檔案歸檔

傳統時期，企業檔案歸檔的方式是通過手工操作，不僅工作量極大，而且較為繁瑣，出錯率較高，這需要檔案管理人員通過手工整理以及手動制作目錄，并且發現錯誤進行修改時難度較大，這還進一步加大了企業檔案管理的成本。而通過信息化手段對企業檔案進行歸檔，檔案人員通過計算機能夠直接進行一系列操作，從而完成這項看似復雜的工作，提高了企業檔案管理的效率。

1.3 便于檔案檢索

企業檔案的檢索的傳統手段是檔案管理人員通過從歸檔的一本本檔案目錄中進行查找，通過逐本查找的方式得到相關人員所需要的信息，然后再根據目標中標注的檔案位置到庫房進行查找。而通過信息化手段，可以直接利用計算機的檢索功能，在企業檔案的數據庫中直接調取所需要的檔案信息，并且還能直接在線閱讀檔案，不僅檢索的速度快，而且能夠進行多角度的檔案查找，提高了檔案查找的準確率，大大減輕了檔案工作人員的工作量，提高企業效率。

1.4 提高企業檔案的保密性以及安全性

企業檔案作為企業的信息資源，很多情況下是企業的機密文件，也因此對企業的生存和發展有著重要作用。尤其是涉及商業機密或是國家機密的文件，一旦泄露會造成嚴重的損失。在信息化時代，檔案管理的信息化能夠通過加密設置等方式提高檔案的保密性以及安全性，防止機密資料外泄，這相對于紙質文件無疑安全性更高。除此之外，在計算機中查閱企業檔案，相關人員還可以對可查閱人員進行嚴格控制，并且及時發現哪些人進行了檔案的查閱，從而避免檔案竊取或是外泄的可能性，提高了企業檔案的保密性以及安全性。

2 新形勢下企業檔案管理信息化的工作要求

在新的形勢背景下，企業檔案管理工作開始由傳統手段向信息化手段轉變，在這個過程中，企業不可急功近利，而應當在工作開展之前，結合企業的自身情況，確定符合企業自身發展趨勢的信息化檔案管理建設之路。因此，為避免企業檔案管理信息化的建設誤區，在進行企業檔案建設中需要注重以下幾點要求：

2.1 掌握市場開發信息

經過多年的發展，我國的市場形勢已經較為穩定，但是這也并不意味著不存在較大風險，因為在這樣一個市場環境中，注定企業面臨著較大的市場競爭。因此在進行企業檔案管理信息化建設的過程中，有關人員需要針對特定的市場環境以及自身的特點，做出切實有效地方案。

企業的發展離不開時下掌握的市場形勢，并且通過市場開發信息進行市場形勢分析。在當今的市場環境下，消費者對產品的要求不僅僅是質量，還存在諸多需要進一步挖掘的市場需求，對此，企業需要擴大自身的經營范圍，在所掌握的市場信息的基礎上，進一步擴大市場經營的規模。

2.2 掌握企業發展的政策信息

企業的發展離不開國家政策的支持，一般來說，政府為了保證市場穩定，助于企業發展，會不定期的出臺一些激勵政策維護市場發展。因此，對于企業來說。對于這些政策信息需要及時、充分掌握，并且進行分析，在這樣的基礎上，企業不僅能夠對國家未來的發展方向以及軌跡有一個基本的掌握，還能從中掌握企業今后發展的大方向，這能夠避免企業在檔案管理信息化的建設過程中走入發展誤區。

2.3 掌握企業檔案管理的技術信息

對市場信息以及政策信息充分掌握的前提下，還需要對企業檔案管理的技術信息有一定的掌握。所謂信息化，就是建立在信息技術的基礎上，技術能夠實現檔案信息的數字化管理以及自動檢索等功能，因此技術信息是信息化建設的決定性因素。通過技術信息的掌握，能夠幫助企業及時進行技術創新，不斷提高信息管理系統的優化水平，從而更好地為企業檔案管理服務。

3 企業檔案管理信息化建設中存在的問題

企業檔案管理信息化建設并不是一項簡單的工作，而是一項復雜而又系統，并且需要不斷優化迭代的工作。因此，在進行企業檔案管理信息化的過程中，會存在諸多問題阻礙其發展。這是不可避免，而且需要不斷面對解決的。對于我國企業來說，信息化水平普遍不高，而且正處于時代的適應期，檔案管理信息化建設的經驗也不足，主要存在問題有以下幾點：

第一、檔案信息化建設的發展不平衡。我國中小企業多，而且發展存在諸多阻礙。其檔案信息化的建設也不例外，盡管都進行了檔案管理方式的改革，但是其發展的水平卻不同，有高有低。這些問題產生的原因，一方面是企業不重視檔案管理信息化建設，更愿意把企業發展的精力投入到擴大市場經營范圍等地方，另一方面是企業的人才、資金等資源有效，心有余而力不足，無法對檔案管理信息化系統進行優化與發展。

第二、企業基礎條件薄弱。檔案的信息化管理對企業資金、技術等要求都更高了，對于發展初期的企業來說，其基礎條件都較為薄弱，各方面水平都跟不上時代的要求。尤其是在中小企業中，缺乏信息化的相關人才，檔案管理信息化之路可謂是舉步維艱。加上缺乏設備支持，企業的檔案管理信息化建設的深度以及力度明顯不足。

第三、企業缺乏統籌思想、盲目建設。企業檔案管理信息化建設是一項系統工作，需要企業多部門多環節的相互配合，并且需要由上至下進行組織規劃建設。但是，在當今企業工作中，明顯缺乏這種統一的思想，在檔案管理信息化的建設標準以及規章制度缺乏統一的標準，從而導致了信息化建設的重復率較高，盲目性嚴重，這嚴重影響了企業檔案管理的效率。

第四、企業檔案管理缺乏與其他信息管理的有效銜接。在企業檔案管理中，并不是單打獨斗，而是與企業中其他信息管理密切相關。比如，在企業中，檔案管理還和生產活動以及各種公文處理密切相關，但是由于二者之間缺乏必要的聯系容易導致企業檔案管理工作出現孤立的現象，這不符合企業的良好發展要求。

總而言之，對于企業來說，企業檔案管理信息化建設中的問題，一方面需要企業自身加大重視，提高效率，另一方面也需要國家予以一定程度的幫助，從而促進企業檔案管理信息化的建設發展。

4 新形勢下企業檔案管理信息化建設的具體策略

4.1 建立信息化管理理念

新形勢背景下，管理方式的轉變首先要進行管理理念的革新，企業要進行檔案管理信息化，還需要建立信息化管理理念。對于企業來說，管理理念的轉變可以從三方面入手。首先，從檔案管理人員入手，提高企業檔案管理人員的信息化意識，其通過不斷了解企業檔案管理方式的未來發展趨勢的過程，為企業提供更加優質的檔案管理服務，加大其對信息化管理的重視程度。其次，利用多渠道進行信息化檔案管理的宣傳，一方面加大管理層對于檔案信息化的重視，另一方面讓企業領導者認識到企業檔案管理信息化的重要性以及必要性。再者，革新檔案管理的服務理念，加大企業數字化檔案館的建設力度，為企業的生產經營提供更加準確、快捷以及全面的信息服務。

4.2 加強信息化制度建設

在企業檔案管理信息化建設的過程中，加強信息化制度建設有助于明確責任以及目標，從而提高建設的效率。從大的方面來講，企業檔案管理信息化的目標是提高企業檔案管理的水平，促進企業的全面信息化，從而為企業在堅持技術、效益以及管理等多項原則的基礎上實現企業的良好發展及運轉。而從具體的方面講，企業檔案管理信息化的目標是實現企業檔案管理部門的獨立，通過各項制度對部門人員的工作職責進行明確，以此提高企業的管理水平以及管理效率。總而言之，加強企業檔案管理的信息化制度建設，在一定程度上也是為了之后的信息化管理打下堅實的基礎。

4.3 提高信息化的技術水平

上文曾提到我國中小企業由于技術水平不足而導致的企業檔案管理的信息化障礙，因此，要促進企業的檔案管理信息化建設，還需要提高企業檔案管理的技術水平，從而真正實現其現代化、科學化。提高信息化的技術水平，一方面要加快檔案管理的信息化系統建設，在這個過程中，既要實現軟件的發展，也需要發展硬件設備，比如計算機、路由器的維護，管理系統開發與完善等。而在另一方面，還需要對企業管理系統的數據庫進行完善。數據庫是檔案管理信息化的基礎，能夠實現網絡資源共享及自動檢索。

4.4 加強檔案管理安全體系建設

企業檔案是企業的商業機密，對于不同級別的檔案具有不同的安全性要求，也正因為如此，企業需要根據其安全需求以及風險對企業檔案進行分類，從而實現區別化管理。在這個過程中，需要對企業檔案管理進行多種安全級別的設計，并且對信息化系統進行評估監測，一旦發現存在問題，立即停止使用并且進行優化。其次，可以通過冗余設計的方式降低系統的檔案信息的失效性，從而保證其安全性能。最后，還需要通過企業檔案管理的元件設計余度，以此提高企業檔案管理信息化的安全性。總而言之，對于企業檔案管理信息化建設來說，安全性的重要性不言而喻，因此安全性的要求也需要企業納入信息化建設的范圍之內。

4.5 加強信息化人才隊伍建設

企業檔案管理的信息化建設，最終還需要通過專業化人才來完成，因此，為保障企業檔案管理工作的信息化建設工作的持續，還需要打造一支專業水平夠強的人才隊伍。一方面，人才隊伍建設需要企業根據自身的實際發展情況，對企業檔案管理人員的專業素質進行再培養，比如通過定期培訓、講座等方式加強對檔案管理人員的信息化學習。在此基礎上，企業還需要對專業人員進一步配置，明確職責，保證各發所長，各司其職。另一方面，還需要加強對專業型的復合人才的培養選拔，采取適當的激勵制度發揮優勢人才的作用，在招聘上有針對性地進行這方面人才的選拔，積極吸取高素質的人才進行

企業。

5 結語

在科學技術日新月異的今天，企業檔案管理的趨勢是信息化。通過檔案管理的信息化建設，能夠有效提高企業工作效率，從而為企業在激烈的市場競爭中贏得一席之地。

參考文獻

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作者簡介

陳曉圣（1982-），女，漢族，研究方向：檔案管理。