提升檔案管理信息化建設的方法策略

李想?耿新?李丹

摘 要：隨著信息化發展水平不斷提升，社會各界對于信息的應用和共享要求也變得愈加嚴格。處于該類形勢之下，涉及既有的檔案管理方法已經不夠適用，急需予以系統化地革新建設。而本文則旨在客觀闡述當前事業單位檔案管理遺留的弊端問題前提下，探討今后提升檔案管理信息化建設的可靠方法。

關鍵詞：檔案管理;信息化建設;弊端問題;提升方法

檔案的存在意義，就是客觀記錄一系列的社會實踐活動信息，呈現出較強的歷史性和真實性特征，既可以指導民眾的日常生活、學習、工作，又會給國家發展帶來深刻性影響。至于究竟怎樣科學有效地提升檔案管理的信息化建設，有關要點會在后續有機延展。

1 當前事業單位檔案管理中遺留的弊端問題

現階段，較多事業單位的檔案管理工作始終存在漏洞，不能緊跟信息化發展進程。

1.1 信息化管理體系方面

事業單位中較多管理人員，尚未經過專業化的檔案知識培訓指導，對于檔案信息化發展歷程十分陌生之外，不能靈活使用信息化技術來記錄檔案信息，延續傳統的紙質收藏方法，管理和翻查難度極高[1]。主要原因就是事業單位過分關注對人才的培養和引入，未能給予充分的時間精力在檔案管理信息化改建上。須知這部分檔案管理的信息化建設水平如何，直接關乎到職員甚至國家的利益，有待予以重視。

1.2 信息安全方面

事業單位在加快檔案管理信息化建設的同時，亦會承擔一系列的風險隱患，尤其是信息安全風險問題，最為顯著。由于檔案管理和信息技術緊密關聯，一旦說信息技術不夠高級可靠，就會給黑客和病毒以可乘之機，隨后令檔案安全被受威脅。可與之矛盾的是，許多事業單位的檔案管理人員，對待這類問題過于忽視，未能結合檔案信息化建設趨勢樹立起嚴格的交接體制。畢竟檔案管理工作細微，涉及的管理崗位和管理方式各有差異，無形之中增加了檔案管理的難度，稍有誤差，就會令檔案管理秩序愈加紊亂，甚至出現檔案遺失的情況[2]。

1.3 管理職員方面

檔案管理信息化改建，的確勢在必行。可縱觀我國大多數事業單位，經常會存在欠缺專業化檔案管理職員的現象，而既有的檔案管理職員都延續傳統的手工操作模式，未能及時加深對信息化改革的認知，更無法盡快提升檔案管理的信息化水平。再就是部分職員對待檔案管理工作欠缺激情，平常做事不夠細心，導致這部分檔案管理工作秩序愈來愈混亂。

2 今后提升檔案管理信息化建設的可靠方法

在加快事業單位檔案管理信息化改建進度期間，有關從業人員須同步更新個人知識和技能體系，從而助力檔案管理信息化的健康有序發展。

2.1 樹立起健全的信息化管控體系

第一，提供整體性的規劃。事業單位想要快速推動檔案信息化管理的進程，就應該基于信息化管理體系特征來做出詳實的規劃，即透過事業單位發展全局層面思索，做出長遠性的發展規劃，竭力令檔案信息化管理形成一類健全性的體系。長此以往，帶動事業單位檔案信息化的發展。

第二，提供嚴格的內部監管標準。事業單位在開展檔案信息化管理活動期間，不單單要提供整體性的規劃，同時更要注意處理好內部優化事務。歸根結底，就是依照自身發展需要、國家規范要求等，設置用于內部管理的標準，從而促進檔案信息化管理和事業單位深入性地發展。

2.2 創建全方位的監管機制

首先，強化自我監督。事業單位想要提升檔案管理的信息化建設，第一要務就是做好自我監督，包括在檔案管理流程當中添加高層權限，這樣一來，任何人想要進行有關檔案信息檢索查詢、提取借閱等，都需要透過上層權限審批，避免盜用等不安全行為的產生。與此同時，還要針對職員工作過程進行信息化控制，并且做到有法可依且有章可循[3]。再就是加大對信息安全管理體制的改建力度，令電子檔案獲得嚴密性的體制保護之余，杜絕非規定計算機、移動設備、非檔案管理職員等直接接入和訪問電子檔案服務器，力求憑借各類制度來健全檔案管理并保障信息安全。還有則是加深從業人員對檔案管理職務的認知，督促他們定期接受更高層次的培訓，做到熟練掌握基礎性的業務知識和實踐應用技能，令檔案管理過程變得更加規范化和數據化。

其次，欣然接受社會公眾意見。即在定期接納反饋意見的同時，有針對性地調整內部檔案管理的模式，從而大幅度提升事業單位的正面形象。

2.3 做好對檔案信息管理系統的定期維護事務

管理系統是否安全，直接決定著檔案信息的安全性，所以說，事業單位理當增加管控力度，保證定期予以維護，每周開展例行檢查活動;再就是實時性進行病毒檢測與查殺，借助多元化的系統維護模式來保障檔案信息的安全性。

2.4 改善管理職員的綜合素質

檔案管理工作十分重要。所以說，檔案管理職員要投入更多熱情和時間精力，及時理清檔案管理信息化的變化趨勢，形成更強的檔案管理責任、服務意識，提升個人的職業素養，從而在檔案管理崗位上做到最好。歸根結底，事業單位屬于社會領域中的記錄角色，應該透過長遠和宏觀層面審視，為內部檔案管理人員提供更多的深造和晉升機遇，增加適當的薪酬浮力，令職員更加專注地去強化業務技能，投入更多的熱情在平常事務中，實現自身價值的同時，輔助事業單位創造更多的經濟與社會效益。

再就是健全原有的檔案管理制度。經過檔案管理制度科學性創建之后，有助于更好地約束和規范各階段的檔案管理行為。作為一名合格的事業單位管理主體，須依照單位本身的發展實況來制定更加富有實效性的檔案管理體制，設置嚴密性的檔案管理信息化建設考核指標，借助人性化的獎懲機制來調動職員們的主觀能動性。相信長此以往，會吸引更多人員去關注檔案管理狀況，強化職員們對檔案管理工作處理的熱情[4]。歸結來講，信息化建設加快了檔案管理向數據化、資源化等方向的轉變進程，并且也令事業單位檔案管理遭受一系列的挑戰，事業單位領導應該及時形成新的認識，著手快速健全信息化管理體系并加強檔案管理內部的信息安全，配合檔案管理優化來帶動其余工作進步，從而推動事業單位長遠化地經營與發展。

3 結語

綜上所述，事業單位檔案管理的信息化建設，是迎合我國社會經濟與科學技術進步等趨勢的必要路徑，且整個工程量十分龐大。所以說，作為事業單位領導，要及時引起對檔案管理信息化建設的重視，能夠透過宏觀層面提供完善的規劃，并透過實踐持續提升管理職員的專業技能和人文素養。久而久之，令事業單位檔案信息化管理更好地迎合新社會的改革與發展需求。

參考文獻

[1]龐洪波.事業單位檔案管理信息化建設的探討[J].長江叢刊，2017，29（19）：92-99.

[2]李偉.提升事業單位檔案信息化建設的策略探討[J].中外企業家，2017，38（10）：138-140.

[3]闞澤微.關于事業單位檔案管理信息化建設與發展的探討[J].黑龍江科技信息，2017，25（05）：71-75.

[4]任守海.淺析事業單位檔案管理信息化建設路徑[J].人才資源開發，2017，17（02）：124-136.