淺談事業單位檔案管理信息化建設

摘 要：隨著社會經濟的不斷發展，信息化技術也得到了廣泛的應用，對于事業單位來說，為了順應時代的發展需求，就要進行轉型升級，將傳統的檔案管理模式轉變為信息化，并作為主要的建設目標。在當前的信息化背景下，事業單位進行檔案管理信息化存在著一些問題，如缺乏對信息化建設的重要認識、沒有制定全面的信息化建設規劃、沒有專門的信息化建設網站等，導致事業單位的信息化建設水平受到一定的阻礙。因此，需要用先進的信息化思維模式，來思考事業單位的檔案管理工作，對其進行全新的審視，尋找出適合事業單位發展和提升檔案管理信息化的主要措施。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;信息化建設

對檔案進行信息化管理，實質上就是在檔案內容不變的基礎上，對檔案的形式進行轉變，使其發展成為信息化，以此來順應經濟的發展變換，符合市場的基本需求。近年來，隨著信息化技術的不斷發展，社會各界的穩步發展離不開檔案，因此對于檔案的需求也越來越高。所以，實行檔案管理信息化，能夠有效的提高對檔案的管理效率，節約管理成本和管理時間，目前逐漸成為事業單位中檔案工作者的首要工作。

1 事業單位檔案管理信息化存在的問題

1.1 沒有認識到檔案管理信息化的重要性

現階段，事業單位在進行檔案管理時主要采用的是實體檔案管理，沒有認識到信息化建設的重要性，對開展信息化建設的積極性較低。首先，單位在進行管理時沒有將數據資料進行分類和加工，導致電子檔案系統的使用效率較低，無法滿足當前社會對事業單位的發展要求。其次，相關人員對檔案管理的認知還停留在實體管理上，沒有認識到信息化建設對提高檔案管理效率，降低管理成本的重要作用。最后，在實行檔案管理時仍然采用手工操作的方式，技術操作水平較低，制約了檔案管理信息化建設的發展[1]。

1.2 缺乏檔案管理信息化建設的總體規劃

由于缺乏對信息化建設的正確認識，導致事業單位在進行檔案管理信息化建設的規劃制定時，沒有與事業單位的總體發展戰略相符合，導致與事業單位的總體發咋還能規劃不相適應，整體的檔案建設規劃偏離了實際的發展現狀。其次，由于一些企業在進行信息化建設時，沒有進行全面深入的調查和驗證，導致部分事業單位存在著信息化建設規劃過于超前，缺少建設發展所需要的條件[2]。或者是，一些企業在實行檔案管理信息化建設后，沒有注重其實際的管理效果，導致實際發展缺乏靈活性和拓展性，缺少足夠的發展建設空間。

1.3 沒能建立檔案管理信息化建設的網站

信息化建設主要是依靠互聯網進行連接起來的，實現檔案管理信息化的建設也是需要網站作為信息輸送的節點。但是，由于當前檔案管理信息化的建設還處于發展階段，網站的建立也處在設計階段，所以事業單位在進行信息化建設時無法根據網站來進行信息查詢和傳輸等具體工作，由于無法借助網站的形式為群眾提供檔案資料方面的服務，導致事業單位檔案管理的工作效率處在低水平狀態。其次，由于不能將檔案管理工作歸納到事業單位的綜合信息系統中，導致無法對其進行統一的網絡維護，也難以實現信息資源的共享和傳播，檔案管理的效率也較低[3]。

2 事業單位檔案管理信息化建設的有效途徑

2.1 提高檔案管理人員的信息素質

對于檔案管理工作來說，進行檔案管理信息化，首先要提高自身的信息化專業知識和素質水平。在提高檔案管理人員的專業素質方面，可以從以下四點進行：第一、要讓檔案管理人員充分認識檔案管理信息化的發展意識，使其檔案管理理念得到更新，提高工作人員對檔案管理信息化工作的積極性。第二、要定期開展對檔案管理人員的信息技術培訓，其中包括了理論知識和實際操作兩部分，從而提高工作人員的信息技術水平和操作效率。第三、要制定一套完整的員工信息技術考核標準，對工作人員進行定期的技術水平考核，從而提高員工的工作效率和水平。第四、要設置明確的賞罰制度，對表現優異的員工進行物質和精神上的激勵，從而提高員工的工作積極性。

2.2 加強檔案管理信息化硬件建設

在當前互聯網技術發展迅速的背景下，大數據和云計算等新型技術得到了廣泛的應用，在事業單位中實施檔案管理信息化，首先要有完善的硬件設施，才能為之后的建設打好基礎。首先，為了保證相關的檔案資料能夠實現高效的使用，需要進行硬件設施的強化，在事業單位中配備一些性能較好的服務器系統。其次，要加大對事業單位進行檔案管理信息化建設的資金投入，保障信息化建設能夠快速發展，加快建設速度。然后，為了提高信息化管理的效率，可以使用先進的電子計算機設備，在信息設備的推動下，實現全面的檔案管理信息化操作。最后，要根據當前網絡信息的發展情況，制定符合事業單位檔案數據管理的移動客戶端，拓寬信息化建設發展的傳播途徑[4]。

2.3 加強檔案管理信息化軟件建設

對于事業單位來說，進行檔案管理信息化，需要以符合事業單位的需求為基礎，尋找適合事業單位信息化建設的管理軟件和系統，進而推動檔案管理的信息化建設。首先，要根據當前事業單位對于檔案信息管理的實際需求，制動可以傳播信息和數據的信息系統，實現信息服務的共享。其次，可以建立一個符合事業單位信息管理需求的綜合性服務網站，根據這個信息平臺來促進事業單位檔案管理信息化網站的建設，提升其信息化管理的水平和效率。最后，在建立服務平臺和網站的基礎上，要對其進行信息數據保護系統的開發和研究，提高系統的抗病毒能力，從而減少信息數據遭遇惡性攻擊帶來的損害，保障檔案中的信息和數據能夠在安全的環境下傳遞。同時，要做好檔案信息的備份工作，提高檔案信息的安全性。

3 結語

綜上所述，本文主要是對事業單位檔案管理信息化存在的問題進行了分析，提出了相應的檔案管理信息化建設的主要措施，首先需要對信息化建設進行正確的認識，提高檔案管理人員的信息素質，其次要加強檔案管理信息化硬件建設，為信息化建設建筑良好的基礎條件，最后要加強檔案管理信息化軟件的建設，提高信息化管理的效率和水平。總之，對于事業單位來說，建立檔案管理信息化已經成為市場發展的必然趨勢，對事業單位的發展和穩定具有重要作用。

參考文獻

[1]宋林靜.淺談事業單位檔案管理信息化建設的意義和方法[J].河北企業，2019（06）：47-48.

[2]徐曉慧.提升事業單位檔案管理信息化建設的對策研究[J].智庫時代，2019（34）：294-295.

[3]李迅.淺談事業單位檔案管理信息化建設[J].醫學食療與健康，2019（12）：183+185.

[4]黎海容.淺談提高機關事業單位檔案管理的信息化水平[J].辦公室業務，2018（02）：75+79.

作者簡介

李世杰（1975-），男，漢，河南省周口市，助理館員，本科，漢語言文學專業，研究方向：檔案管理。