強化企業檔案管理信息化建設的方法

高蕾

摘 要：現階段，隨著科技的快速發展與進步，先進的計算機信息技術在各個領域中實現了廣泛的應用，為人們的生產生活及工作帶來了極大的便利。將計算機信息技術應用于企業檔案管理工作當中，不僅能夠促進檔案管理信息化發展，提升工作效率及水平，同時也為企業的發展提供了更加強有力的支撐。基于此，本文首先概述了檔案管理信息化建設的意義;其次分析了當前企業檔案管理信息化建設現狀;最后探討了強化企業檔案管理信息化建設的對策。

關鍵詞：企業;檔案管理;信息化建設;現狀;對策分析

檔案管理作為企業管理的一項重要工作，新形勢下檔案管理信息化建設成為發展的必然趨勢。但是當前我們發現該項工作仍存在一系列的問題，例如：缺乏足夠重視、缺少專業技術人員等等。在這種情況下，積極采取有效措施解決現存問題成為一項重要工作。

1 檔案管理信息化建設的意義概述

1）企業檔案信息化是改革發展的必然要求。檔案管理作為企業的一項重要工作，新形勢下對于該項工作提出了更高的要求。在過去的一段時間里，企業檔案管理主要以紙質檔案材料為主，極易出現損壞、丟失等問題，影響企業工作的開展。然而借助先進的計算機信息技術、大數據技術展開檔案管理工作，極大的促進了在企業檔案管理的信息化發展建設，能夠實現對企業檔案的電子化管理，使得檔案的調取與應用更加便捷。不難看出，互聯網時代背景下，企業檔案管理信息化建設已經成為發展的必然要求。

2）企業檔案信息化是適應激烈競爭的迫切要求。信息化時代的到來，給企業帶來了巨大的發展機遇，但同時也帶來了一系列嚴峻的考驗。企業要想實現更加穩定發展，必須要加強企業信息化建設。檔案管理作為企業管理的重要內容，包含著大量的重要資料，一旦出現丟失、破壞將會給企業帶來巨大的損失。因此企業要重視起檔案管理的信息化建設工作，創新優化檔案管理制度、管理方法，以便于更好的滿足檔案管理工作需求，準確、完整、真實的記錄保存企業的發展狀況及工作業績以及企業員工資料，為接下來的應用打下良好的基礎，為各項決策的制定提供重要的參考依據，提高企業核心競爭力，更好的立足于當前日益激烈的行業競爭當中，實現穩定發展現。

3）企業檔案信息化是保證整個企業高效運轉的要求。計算機信息技術快速發展的今天，企業檔案管理工作應在繼承中謀求創新發展，在規范傳統檔案管理的基礎之上，強化檔案信息化管理建設，充分借助當前先進的大數據技術、物聯網技術以及計算機技術，充分發揮出其優勢，提升企業檔案管理水平，更好的保障企業的高效運轉。不僅如此，企業檔案管理信息化建設，對于企業發展規劃、員工管理等方面所起到的作用也是至關重要的，因此必須要引起足夠的重視。

2 當前企業檔案管理信息化建設現狀分析

1）企業檔案信息化缺乏統一的管理標準。眾所周知，企業檔案管理工作包含著多方面的內容，例如：人事檔案、會議材料、工作計劃、合同等等。現階段，大部分企業在檔案管理的過程當中實行的歸口管理模式，并沒有統一的管理模式，這也就導致部分企業檔案信息化管理停留在表面上，并沒有對其進行深入有效的整合分析，依然采用的是傳統的檔案管理制度與管理方案，缺乏配套統一的管理標準。

2）企業檔案信息化缺乏創新，利用率低。企業檔案管理人員在檔案管理的過程當中，通過對檔案信息進行有效的整合分析并歸檔儲存，為企業的發展建設提供幫助。但是，當前我們發現部分企業在檔案信息化建設的過程當中，并不注重創新，對于檔案的管理和利用兩者出現了嚴重的分離，彼此各自為政，這不僅無法使其價值作用得到充分的發揮，同時也阻礙企業的發展與進步。

3）管理人員素質不高。企業檔案管理信息化建設工作的開展，離不開管理人員的支撐，其自身的專業水平及綜合素質，是影響信息化建設成效的重要因素。但是，當前我們發現部分企業檔案管理人員專業水平、綜合素質亟待提升，并不具備良好的信息化管理意識，嚴重阻礙著企業檔案管理信息化建設，降低了企業檔案信息化管理水平。

3 強化企業檔案管理信息化建設的對策探討

1）強化制度建設。為了更好的保障企業檔案管理信息化建設的順利開展，必須要充分重視起對制度的完善與建設工作。基于此，企業要充分結合自身實際狀況，建立完善的檔案信息化管理制度，包括檔案信息化采集制度、保存制度等，同時要做好對檔案信息化整理與歸檔的規范工作，并建立科學合理的監督機制，嚴格監督管理企業檔案管理信息化建設工作的開展，提高建設成效。

2）加強企業管理人員信息化意識。企業領導人員必須要充分的重視起檔案管理信息化建設工作，自身要具備良好的信息化意識，并做好對各級管理人員的信息化意識培養工作，定時定期的展開培訓與宣傳，促使其充分意識到在科技快速發展的今天，企業檔案管理信息化建設的必要性，不僅能夠提升檔案管理工作效率，降低在人力、物力以及財力方面的支出，同時要能夠實現對檔案資源的充分利用，強化資源共享率，促進企業服務水平的提升。

3）完善企業檔案信息化管理平臺。在過去的一段時間里，企業檔案管理主要以紙質檔案文件為主，管理流程繁瑣復雜，并且極易出現差錯，管理效率差強人意。基于此，企業在檔案管理信息化建設的過程當中，要重視起對檔案信息化管理平臺的建設工作，實現對檔案資料的一體化管理。在實際的管理過程當中，借助大數據技術、計算機技術完善檔案收集和提取等環節工作，優化整個工作流程，能夠極大的提升工作效率。不僅如此，借助信息平臺能夠及時的將檔案資料傳輸到檔案室，降低人力支出，節省成本。

4）企業檔案信息化管理創新。檔案信息化建設背景下，傳統紙質檔案不復存在，取而代之的是電子檔案，更好的保障檔案資料的完整性。但是，互聯網背景下需要重視起檔案安全管理工作，通過設置防火墻，并利用加密技術，保障檔案管理系統的安全運行，避免出現檔案丟失、竊取等現象。針對重要檔案資料，應做好備份工作，避免丟失給企業帶來損失。

5）招聘相關檔案信息化管理專業性人才。上文中我們說到，當前部分企業檔案管理人員專業水平、綜合素質亟待提升，因此企業在檔案信息化建設的過程當中，要做好對檔案信息化管理專業性人才的培養工作。在這一過程當中，首先要加強和高校之間的聯系，為其輸送優秀人才，同時要加大招聘力度，招聘具備高素質、高水平、高能力的人才，滿足企業檔案管理信息化建設需求。

6）提高檔案管理人員工資待遇水準。通過實際的調查我們發現，當前企業檔案管理人員薪資待遇普遍不高，這在很大程度上影響著其工作積極性。因此企業在提高準入門檻的同時，應提高檔案管理人員的薪資待遇，落實獎懲制度，以便于更好的提升其工作責任心與積極性，留住并吸引更多的優秀人才，為企業檔案信息化管理工作的開展提供更加強有力的人力資源保障。

4 結語

綜上所述，檔案管理作為企業的一項重要工作，將計算機信息技術應用于檔案管理當中，極大的促進了企業檔案管理信息化建設。但是，在不斷的實踐當中，也逐漸呈現出了一系列的問題，因此要積極采取針對性措施，通過做好上述六個方面的工作，進一步強化企業檔案管理信息化建設水平，提高檔案管理效率及質量，促進企業的良好發展。

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