新形勢下事業單位檔案管理的問題和對策

朱翠玲

摘 要：對于事業單位內部管理工作來說，檔案管理屬于十分重要的一部分，他更具有整體性、基礎性的特征。檔案管理工作與事業單位的現代化發展來說是息息相關的，由于檔案管理工作是不能將事業單位所產生的各項直接性收益體現出來的，所以有很多事業單位在對檔案管理的重要性的認識上還存在著不足，從而不利于事業單位的現代化發展。文章主要對新形勢下事業單位檔案管理工作進行過程中所存在的問題以及解決措施進行優化 處理，希望能夠對現代化工作的展開起到一定的參考性意義。

關鍵詞：新形勢;事業單位;檔案管理;問題及對策

現如今，隨著我國報考事業單位的人數的逐漸增加，在這樣的大環境之下，有很多的事業單位的工作人員人數越來越多，檔案需要保存的數量也在逐漸增加，并且因為工作人員的專業技術能力還存在著不足，在檔案管理工作進行過程中，十分容易產生問題，同時這些問題也會對管理工作造成影響。

1 新形勢下事業單位檔案管理的特征

隨著科學技術水平的不斷進步，資料朝著數字化的方向發展下去，事業單位的檔案資料由最為原始的文字檔案開始變成多元化的方向發展，開始出現視頻資料、軟件資料等等，這些資料的出現對于檔案整理工作來說是一項新的挑戰。除了這些之外，我們正處于信息化新時代，新鮮事物、新的產品、新的技術的更新換代時間都比較快，并且產品的使用周期也在逐漸縮短，因此事業單位的檔案管理工作內容在增加，如果不對檔案管理模式進行創新，那么事業單位內部檔案管理這一基本工作將很難順應時代的進步。

2 事業單位檔案管理工作中出現的問題

2.1 檔案管理工作人員主觀意識缺失

在所有工作人員的共同努力之下，事業單位正在不斷地進行發展，如果工作人員出現態度不端正、責任意識差的現象，那么人才的選擇將會受到影響，對于相關工作人員的發展與進步造成阻礙。如果工作人員各項指標均達到晉升的標準卻因為工作上的不足，未能得到領導的肯定，將會加大的影響工作人員的工作積極性，使得事業單位工作人員工作態度不一，不能夠形成凝聚力。而對于事業單位的管理工作人員來說，對于檔案管理工作的重要性存在錯誤的認識，在對檔案內容進行保管的時候主觀態度較為懈怠，欠缺相應的責任心。針對自身的本職工作存在應付了事或者拖延的主觀態度，比如，檔案室的清潔工作，檔案相關內容的及時更新等。還有的檔案管理工作者，在檔案內容管理工作中就算是發現其中存在問題，也未及時進行合理有效的解決，通常會進行應付、拖延、敷衍等，這些都給檔案管理工作的有序發展造成嚴重影響。

2.2 檔案管理制度急需完善

事業單位的各項管理水平的高低與其制度完善是成正比的， 通過完善的制度來嚴格單位的管理，促進服務水平的提升是很有必要的。 很多事業單位通過改革，單位內部制度不斷完善，例如財務報銷制度、干部任用制度和考勤制度等，但是很多單位沒有單獨設立檔單管理制度，沒有對檔案管理工作有一個具體的制度約束和規范，檔案管理工作顯得雜亂無序，直接影響了該項工作的整體水平。

2.3 檔案信息化程度不高

信息化和先進的技術改進了很多工作方式和工作內容，通過信息化和設備現代化改造，工作效率有了明顯的提升。 例如，在企業財務管理領域使用相關的軟件，大大降低了財務人員的勞動強度，減少了工作中的紕漏，即使單位人員人數不斷增加，財務工作也不會增加太大的勞動量。目前很多事業單位的檔案管理工作方式還比較原始，甚至還有些單位停留在手工記錄和僅僅只有書面材料的保存上。

3 新形勢下優化事業單位檔案管理措施

3.1 提升檔案管理工作效能

在事業單位的檔案管理工作進行過程中，不僅僅要受到自身單位管理，同時對于上級主管部門的管理也要遵守，在保證上下一致的基礎之上，檔案管理工作自身的職能及意義才能夠充分發揮出來。因此在上級主管部門的檔案管理工作過程當中，要將各個下級部門的檔案管理工作所涉及的全部工作內容、工作職責以及管理所涉及的范圍進行明確。同時也要對管理部門的崗位職能進行明確，并對內部管理人員的編制進行合理優化，檔案管理部門的管理人員經優化能夠充分發揮自身的管理職能，并且在工作中能有效激發自身的工作積極性。但是，在上下一致的落實過程中會存在一些阻礙。由于上下部門所處的地域環境等各方面條件有所不同，這就使得在檔案管理部門的設置過程中要因地制宜，在確保效能的基礎上，構建起符合當地實際情況的檔案管理模式。

3.2 完善管理體系

社會的快速發展使檔案管理的工作也在不斷發生變化，所以傳統的管理體系已經無法滿足社會的發展與工作內容的變化，也無法體現新時期的檔案管理工作。因此就要不斷完善檔案管理體系，實現多元化的管理模式，從而不斷滿足事業單位檔案管理工作的需求。檔案管理工作具有一定的專業性，并且在實際管理中工作內容較為瑣碎，不僅需要管理人員的耐心，還要保證在工作的開展中能在系統的檔案管理體系的指導與約束下完成工作，從而提升檔案管理工作的質量與效率。同時，也要對檔案管理人員的日常工作進行有效的監督，確保工作人員能夠在依法、真實、合理的方式下展開工作;要不斷提升檔案管理工作的服務內涵，強化檔案管理的服務職能與效果;要積極完善與落實激勵體系，確保檔案管理人員的工作積極性能被有效激發，并且充分認識到本職位的重要性。這樣才能不斷提升檔案管理質量，進而為事業單位檔案管理工作的有序開展提供必要的幫助。

4 結束語

社會經濟的發展以及信息技術水平的不斷提高，對于事業單位的檔案管理工作來說十分關鍵，事業單位的檔案管理工作十分需要進行改革。事業單位的管理人員應該對該工作予以高度重視，與自己單位的檔案管理實際情況相結合，努力尋找不足，并積極去解決問題。通過現代化的技術手段，探索出一條符合自身的檔案管理新模式。

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