新時期學生學籍檔案管理工作的創新探析

摘 要：近年來，隨著我國教育改革的推進，學校學籍檔案管理工作也迎來了新的發展機遇。基于此，本文圍繞新時期下學生學籍檔案管理工作的創新展開詳細探究，分析了目前學校學籍檔案管理工作的現狀，并提出了有效提升學籍檔案管理水平的創新性措施，以此為學校學籍管理工作實現更加高效的目標提供依據。

關鍵詞：學生;學籍檔案;信息化管理

眾所周知，學校學籍檔案管理是從學生入學以來到畢業這一階段所有的學籍資料匯總，對學生在校表現、成績、學籍變更以及學位學歷等情況進行真實性記錄。因此，科學性的對學校學籍檔案進行管理，有利于幫助學校形成良好的學風，使得教學質量得以提升。隨著我國教育現代化發展目標的完善，學籍管理在學校建設過程中也占有重要地位，因而提升學校學籍檔案管理工作進度已迫在眉睫。

1 新時期開展學生學籍檔案管理工作的重要影響

學籍檔案管理工作能夠將學校一段時期內教育管理水平以及教學綜合進展清晰直觀地反映出來[1]。因此，學校在經營管理過程中，離不開學籍檔案管理工作的鞭策。可以說，學籍檔案管理工作見證了學校發展歷史，具有一定的真實性與權威性。

眾所周知，學校可以依據學籍檔案情況進行職稱評定、資格審查等多項工作，在整個學校管理工作之中占有特殊的地位。此外，學籍檔案還是學生在校期間學習、生活以及整體發展的綜合體現，作為日后升學、就業的重要參考依據，是學校以及企業都格外重視的內容。學籍檔案作為一個移動的信息資源庫，對于企業所需人才能夠有效提供用人信息，促進社會實現高素質人才流動。同時，學籍檔案還能夠真實地反映出一個學校的教學質量，是評價該學校是否具備較強的辦學水平的重要評價標準。因此，新時期下開展學籍檔案管理工作對于學校而言具有重要價值與深遠意義。

2 開展學生學籍檔案管理工作的現狀

2.1 學校學籍檔案管理人員普遍缺乏管理意識

當前我國絕大多數學校學籍檔案管理人員綜合職業素養良莠不

齊[2]。一些學校甚至沒有專門的學籍檔案管理人員，對于學籍檔案管理工作由教學秘書輪流擔任。這就是造成現階段學校學籍檔案管理工作業務不熟練、重要性被忽視的根源所在。試想，現如今，信息技術如此發達的時代，學校學籍檔案管理工作理應運用信息化管理手段進行管理，但由于管理人員管理能力有限，經費投入力度不足，致使學籍檔案管理工作只能按照傳統陳舊的方法進行管理，這些情況導致了學校學籍檔案管理水平滯后。

2.2 學籍檔案管理工作缺乏完善的制度支撐

由于當前我國絕大多數學校學籍檔案管理人員管理意識模糊，沒有形成保護學籍檔案價值的觀念，使得學籍檔案管理工作長期缺乏規范性，檔案嚴重缺失。例如，學校學籍檔案使用后不能及時歸檔，材料處理隨意，導致學籍檔案丟失。雖然在以往的教學管理中，學校曾制定有關學籍檔案管理的條例，但具體管理制度并沒有嚴格按照管理條例執行，加之學籍檔案材料較多，管理步驟復雜，一些有價值的檔案文件一旦缺失后期補辦較為困難，這也使得學校學籍檔案管理質量受到不利影響。

2.3 學籍檔案管理工作信息化管理水平不足

我國絕大多數學校在教學環節與日常辦公方面均實現了信息化管理，但唯獨學籍檔案管理工作還停留在用傳統方法進行管理層面。一些管理人員不了解信息化檔案管理系統的優化作用，使得學籍檔案管理效率與質量受到了影響。現如今隨著我國科學技術的迅猛發展，學校對于學籍檔案管理工作也認識到了不足，積極借助網絡技術逐步實現電子化檔案管理與檔案存儲，但管理人員信息化管理水平有限，無法滿足學籍檔案管理需要，這又為學校學籍檔案管理質量的提升帶來重重阻礙。

3 新時期下學生學籍檔案管理工作的創新性措施

3.1 明確學籍檔案管理工作的重要性

如何培養學校學籍檔案管理人員的管理意識，筆者認為最有效的措施是在具體工作之中強化管理人員對學籍檔案管理工作的認知與反應能力。

一方面，學校領導應定期組織全體教職員工以及學籍檔案管理人員開展相關法規政策培訓，強化學籍檔案管理意識，從思想方面提升，明確學籍檔案管理對學校的重要性。

另一方面，在學校期間，學生所形成的學籍檔案在教學管理之中所占比重較大，學校并妥善保管學生的學籍檔案，建立完善的學籍管理制定，在制度方面提升學生學籍檔案的真實性與規范性，從而為社會錄用人才提供依據。

3.2 建立完善的學籍檔案管理制度

首先，學校要想建立完善的學籍管理制度，就應該以學校檔案館為基礎，以學校教務中心為支點，全體教職員工以及學生積極配合，共同為建立完善的學籍檔案管理制度而努力。

其次，學校應明確學籍檔案管理人員的職責。例如，開學時，管理人員應組織學生統一填寫學籍登記卡片，在填寫登記卡時要求統一使用黑色中性筆，并且字跡保持清晰工整，使用近期彩色免冠照片。這樣要求的目的是能夠盡可能延長學籍檔案存檔時間。

最后，學校教務處對于學生填寫的學籍卡片，還要逐張進行信息審查驗證，確定無任何問題按照班級編號裝訂，最終形成完整的學生學籍檔案，有效進行歸檔。此外，學校還可以利用信息化管理手段，將全部學生檔案信息錄入到學校教務管理平臺上，形成電子版與紙質并存的管理體系，對于保障學生學籍檔案的安全性也具有一定的幫助。

3.3 優化管理團隊提升信息化管理水平

學校學籍檔案管理工作之所以在學校總體管理環節中占有較大比重，主要是因為學籍檔案管理是一項極為復雜的工作，具備較強的業務性與制度性。學籍檔案管理人員綜合素養的高低都會對該項工作的管理水平帶來影響。因此，學校對于學籍檔案管理工作應從優化管理團隊展開，培養出一支具有高職業素養與高管理水平的團隊，有效避免學籍檔案管理工作中出現的不必要問題，從而為該項工作在學校之中順利開展奠定堅實基礎。

一方面，學校應進一步落實學籍檔案管理工作之中的激勵機制，做到賞罰分明。對于日常在管理工作之中工作態度認真負責，表現較為突出的管理人員，學校教務處應根據具體情況給予成績突出的員工一定的獎勵。反之，對于日產工作態度懈怠不負責任的管理人員，學校教務處應給予一定的懲罰。在制度層面有效制約管理人員，以此提升管理人員工作積極性。

另一方面，學校領導還應盡可能地多為學籍檔案管理人員創造機遇。例如，學校領導可以定期組織管理人員開展座談會與培訓班，根據管理人員在培訓班中的表現，派遣成績優異者到外地交流學習，學習先進的學籍檔案管理方法，從而適應當前現代化學籍檔案管理工作的需求。

4 結論

綜上所述，學籍檔案管理工作在學校總體教學管理之中舉足輕重，其管理流程任重而道遠，需要學校管理人員投入較強的責任心與耐心。由于當前我國教育改革不斷推進，使得檔案管理人員水平隨之不斷提升，但學校僅滿足于當前現狀是遠遠不夠的，需要管理人員結合時代發展特征制定出創新性的管理措施，以此提升學校綜合教育教學水平。

參考文獻

[1]王磊.高校學生學籍檔案的數字化管理模式研究[J].山西檔案，2019，（06）：74-78.

[2]陳忠信.高校學籍檔案管理現代化的反思及改進[J].城建檔案，2019，（08）：78-80.

作者簡介

劉文慧（1968-），女，漢族，江蘇省常熟市，助理館員，本科，研究方向：檔案管理。