淺析文檔一體化管理

陳璐

摘 要：本文闡明構建文檔一體化管理體系的必然性和緊迫性，提出了實施文檔一體化管理的實踐模式，對存在的問題進行分析并提出完善措施。文中實例分析了中電投電力工程有限公司實施文檔一體化管理的措施與方法及產生的成效。

關鍵詞：文檔;一體化;管理

信息時代利用計算機及網絡技術，實現文檔一體化管理已成為各單位檔案部門提高工作質量和效率，實現檔案管理現代化的一個重要的方法。

1 文檔一體化管理的內涵

1）文檔一體化管理概述。文檔一體化就是把文件的形成、運轉、處理、管理與檔案的收集、整理、鑒定、保管、利用等環節有機地聯系在一起，實質就是對文件運動全過程的全面控制，即實施前端控制。2）文檔一體化管理的特征。（1）整體性。將文件的處理和檔案管理的全過程作為一個整體運用計算機進行管理。（2）效率性。實現了文件、檔案管理的全方位自動化。（3）經濟性。一次輸入多次輸出，避免重復勞動。（4）前控性。做到對文件處理的有效控制，實現從文件到檔案的有效轉換。（5）規范性。現了管理工作的科學化、標準化、規范化。（6）開發性。利用歸檔機讀目錄，進行編研。（7）準確性。查全率、查準率都可以達到100%。（8）時效性。提供多種途徑檢索，快速、準確滿足需要。3）文檔一體化應遵循的原則。強化檔案服務作用，把握效益的產生和檔案生產力的激活，以最少的投入來贏得最大的產出或效用，確保合理化、高效化、經濟化。4）文檔一體化管理的理論基礎。文件生命周期理論，基于數字化的信息資源管理理論，前端控制為特征的檔案價值鑒定理論和以來源原則為核心的檔案整理理論。5）文檔一體化管理的意義。檔案實體數字化、傳遞網絡化、資源利用社會化的需要。

2 文檔一體化管理實踐模式及主要內容

1）文檔一體化實踐模式。吉林模式、鞍鋼模式、秦山第三核電站模式、永靖模式、濰坊模式、攀枝花模式、白城模式、浙江電力模式。2）文檔一體化管理主要內容。從機構和職能上進行一體化：（1）文檔實體生成一體化，對公文從生成、流轉、歸檔形成檔案，直至被銷毀或者永久保存為止的整個生命周期進行全面管理。（2）文檔管理機制一體化，從管理體制、組織領導、干部配備等方面進行一體化的管理。（3）文檔信息利用服務一體化，利用時不區分是文件還是檔案，僅用一條檢索命令即可利用所需的全部文檔息。（4）文檔規范管理一體化，在一個文檔一體化系統運行時，需要進行協調處理，制定出符合實際情況的文檔一體化規范。

3 文檔一體化管理過程中存在的問題

1）缺乏具有中國特色的文檔管理一體化理論。2）文件和檔案工作的分割管理體制。文件與檔案工作相互分離導致管理流程實行分塊制度，割裂了文件運動的聯系性和連續性，違背了文件生命周期等基本規律。3）缺乏統一的政策法規和制度標準。缺乏統一的業務流程技術標準體系和規則。4）對文檔一體化重要性的認識不足。5）文檔管理干部的素質有待提高。6）現有技術水平制約文檔一體化的發展。7）缺乏文檔管理一體化的物質基礎技術設備和系統軟件需要相當的經費保障。8）計算機軟硬件技術生命周期問題及電子文檔存儲時間問題。為了保證數據的完整性，每隔一定時間還需要對存儲數據重新進行備份。9）安全性問題沒有得到解決

4 完善文檔一體化管理應采取的對策

1）加強和完善中國特色的文檔管理一體化理論。2）建立健全文檔管理體制，完善機構組織。3）制定統一的制度規范，加強法規體系的構建。4）提高思想認識、加強和提高文檔干部綜合素質。5）加強文檔一體化的物質保障把文檔一體化建設列入該單位預算。6）提高技術水平，建立完善的文檔一體化管理系統加大對文檔一體化、辦公自動化的投入。7）強化安全性研究。關注和解決好在一體化系統中形成、流轉、歸檔、利用的電子文件在長久保存過程中的安全問題。8）遵循信息化策略、提倡服務化策略兩個服務取向一是顧客滿意取向，二是社會效益取向。9）加強文檔一體化模式的優化成立主體機構，優化業務流程，全程自動控制，建立績效機制。

5 案例分析-中電投電力工程有限公司文檔一體化管理

1）中電投文檔一體化系統管理模式。實行計算機文檔一體化管理，涵蓋了文件、檔案管理的全部日常工作。文件管理和檔案管理共用的是一個數據庫，文件只要進行一次性輸入，就以全文的形式存在于網絡系統中，即可多向、多次地輸出，并在它轉化為檔案前或后均可全文檢索、方便利用。且目前檔案信息已達到了全文輸入、全文存儲，檔案載體為“雙套制”歸檔管理模式。

2）中電投實施文檔一體化管理的措施與方法。（1）積極轉變觀念，強化文檔一體化意識。（2）建立統一的專業化標準規范體系。體系內容涉及國標、行標、企業內部標準及各類項目文件控制程序化文件，共建立了三個層次的上百個體系文件。

3）建立切實有效的文檔一體化管理的業務體制。（1）建立文檔一體化管理的組織機構及高效的文檔管理機制。集中統一、分級管理。建立檔案工作網絡及協調機制。（2）建立有效的檔案管理體系，制定相應的管理制度。制定《檔案管理程序》《工程檔案實施細則》等，建立公司檔案管理網絡。（3）重視培養文檔管理人才，建立知識結構保障體系。（4）加強文檔一體化軟件的統一規劃。（5）加強紙質項目文件控制與紙質檔案管理。（6）強化電子文件與電子檔案管理。實現過程文件全部電子化、網絡化，同時優化三個操作系統，加強工程項目文件的前端控制。

4）建立文檔一體化計算機管理系統。（1）建立辦公室與檔案室相銜接的計算機網絡系統。在計算機網絡的各節點上，實現文件數據的自由存儲和檔案資源的共享。辦公自動化、PAP、檔案管理系統無縫鏈接，及時了解工程文件的收集及組卷進度，對其進行在線調控，保證檔案工作與工程建設同步收集管理。達到文件處理精煉化、完成案卷系統化和查找利用標準化。（2）實現在線實時歸檔。文件的一次性輸入，多口、多途徑的輸出，全網絡信息共享，實行在線即時歸檔，與工程同步。（3）采取各種技術措施確保電子文件的原始性。應用數字簽名，加密，通過身份驗證、防火墻驗證、密碼等各種防寫技術和措施。（4）加強文檔一體化計算機管理的各項基礎工作。考慮數據結構的一致性，考慮功能結構的連貫性，考慮管理方式的協調性。

5）中電投實施文檔一體化管理成效剖析。（1）發揮了計算機管理的優勢。（2）發揮文檔一體化管理的綜合利用價值。①文檔管理數據庫，使公司內部信息的產生、傳遞、存儲與開發利用形成了一個全面合理一體化網絡結構。②同步歸檔使收文、承辦、發文、歸檔實現“無縫”集成，三即時（即時接收、即時整理、即時歸檔）工作方式。③文件級管理方法提高了檔案管理工作效率;提高了查全率和查準率。（3）提高電子文檔處理的快捷性與可塑性。電子文檔的邏輯歸檔，利用網絡技術，廣泛采集有關站點的數據信息。（4）提高文檔準確性和案卷質量。超前控制實現了現行文件與檔案數據庫的直接導入，保證了歸檔電子文件的準確性。（5）提高了信息檢索效率和質量。文件到檔案的轉變關系成為一個連貫、統一的過程，提高了信息檢索的查全率、查準率，豐富了檢索條件。（6）實現檔案全過程的控制。實現檔案管理的超前及全過程控制，隨辦隨歸檔。

6 小結

綜上所述，文檔一體化把文件管理和檔案管理整合為一個系統，進行前編控制和全程管理。同信息融合、人工智能、數據挖掘、神經網絡等前沿科技緊密聯系起來，具有強烈的前瞻性和必要性。