城軌項目檔案的形成與管理分析

摘 要：城軌項目專業(yè)廣、涉及面廣、投資大的特點決定了項目進(jìn)程中產(chǎn)生的檔案資料多。因此，如何有效確保城軌項目檔案的完整性、真實性和準(zhǔn)確性，規(guī)范檔案形成與管理工作，是當(dāng)前檔案管理人員需要積極思考并突破的問題。文章對城軌項目檔案的形成與管理展開研究，提出自己建議，旨在進(jìn)一步為相關(guān)單位理清管理思路。

關(guān)鍵詞：城軌項目;管理制度;形成;檔案

1 城軌項目檔案的作用

1）為城軌項目建設(shè)的質(zhì)量控制提供途徑。首先，城軌項目中，材料檢測證明、等級證明、出廠合格證明是保障項目建設(shè)質(zhì)量的重要憑證。對這些材料進(jìn)行歸檔整理，可以進(jìn)一步保障后期建設(shè)工作的開展[1]。其次，城軌項目中會產(chǎn)生大量的技術(shù)資料、規(guī)范資料、日志資料，對這些資料進(jìn)行歸檔，可以為后期檢查工作的開展提供依據(jù)和憑證。最后，對環(huán)境評估資料、環(huán)境變化記錄資料進(jìn)行歸檔，能夠進(jìn)一步確保城軌項目建設(shè)的依法合規(guī)性。綜上所述，產(chǎn)生于城軌項目中的資料是城軌項目建設(shè)的重要憑證，事關(guān)城軌項目建設(shè)的質(zhì)量。只有科學(xué)高效地對其進(jìn)行管理，才能更好地控制城軌項目建設(shè)的質(zhì)量。

2）為處理工程糾紛提供法律憑證。為了避免單位陷入工程糾紛中，必須要對城軌項目檔案進(jìn)行科學(xué)管理。例如，通過對監(jiān)理日志、材料試驗數(shù)據(jù)文件、施工質(zhì)量記錄以及地質(zhì)勘探文件進(jìn)行定期整理，能夠切實理清各個單位在項目中的責(zé)任，進(jìn)而作為法律評判的依據(jù)。除此之外，通過對上述檔案資料進(jìn)行檢索、分析和利用，可以進(jìn)一步發(fā)現(xiàn)問題，制定出更為可行的解決方案，實現(xiàn)法律風(fēng)險的事前控制。

2 城軌項目檔案的形成

1）城軌項目檔案資料的分類。按照形成階段、資料性質(zhì)、管理責(zé)任為劃分依據(jù)，城軌項目資料具體可分為勘探設(shè)計類、建設(shè)管理類、施工類、監(jiān)理類以及竣工驗收類等五類。同時，各個單位根據(jù)自身實際情況以及城軌項目特點，還可以進(jìn)一步對類別進(jìn)行擴(kuò)充和細(xì)分。城軌項目檔案資料的分類主要由建設(shè)單位負(fù)責(zé)并組織，其他相關(guān)單位則根據(jù)自身實際情況對相應(yīng)的資料進(jìn)行收集、整理、立卷并歸檔。

2）城軌項目檔案收集的依據(jù)。不同等級、標(biāo)準(zhǔn)以及投資額的城軌項目，其項目資料收集與整理的依據(jù)也會存在一定的差異[2]。但總體而言，各個單位通常執(zhí)行《中國鐵路總公司鐵路建設(shè)項目檔案管理辦法》和《國家重大建設(shè)項目檔案驗收辦法》等有關(guān)規(guī)定。除此之外，作為城軌建設(shè)單位，還應(yīng)執(zhí)行本單位內(nèi)部其他關(guān)于城軌項目檔案的規(guī)定，進(jìn)而確保城軌項目檔案收集的規(guī)范性。

3）城軌項目檔案形成的過程控制。城軌項目檔案具有重大的憑證價值，能夠發(fā)揮出重大作用。因此，如何對城軌項目檔案的形成進(jìn)行過程控制，確保城軌項目檔案的完整性、準(zhǔn)確性以及真實性顯得尤為重要。一是要加強(qiáng)檔案宣貫，強(qiáng)調(diào)城軌項目檔案的重要性、形成方法以及質(zhì)量控制意義，避免出現(xiàn)“重進(jìn)度，輕檔案”的情況;二是要組織各專業(yè)人員定期對文件資料收集情況予以檢查和抽查，確保能夠在第一時間發(fā)現(xiàn)問題，提升相關(guān)單位的重視力度;三是要圍繞城軌項目檔案的形成來開展培訓(xùn)工作，增強(qiáng)各級檔案資料管理人員的綜合素質(zhì)，實現(xiàn)過程控制的目標(biāo)。

3 城軌項目檔案形成與管理中存在的主要問題

1）對檔案工作的重視程度不夠。部分單位存在“重工程建設(shè)，輕檔案管理”的問題，尚未意識到檔案資源對于城軌項目的價值和意義[3]。在這一背景下，部分單位檔案管理人員缺乏主動挖掘檔案價值以及提供檔案服務(wù)的意識，逐步導(dǎo)致檔案管理工作邊緣化。除此之外，由于對檔案工作缺乏足夠重視，使得檔案在收集、歸檔、借閱過程中存在漏洞，甚至出現(xiàn)檔案遺失、檔案損毀等問題，影響了城軌項目檔案的真實性、完整性以及準(zhǔn)確性。

2）未建立規(guī)范統(tǒng)一的檔案管理制度。部分單位城軌項目檔案管理領(lǐng)域的規(guī)章制度存在空白，尚未建立起符合單位實際、國家標(biāo)準(zhǔn)以及地方標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)章制度，部分單位雖然出臺了規(guī)章制度，但制度內(nèi)容過于寬泛化和原則化，缺乏具體指導(dǎo)性。對檔案管理工作沒有規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)和要求，各參建單位根據(jù)自己的習(xí)慣進(jìn)行管理，管理權(quán)責(zé)不清，導(dǎo)致檔案管理過程中出現(xiàn)管理混亂、格式不一、權(quán)責(zé)不清、分工不明、收集范圍不全、文件損毀丟失等問題。

3）城軌項目檔案的收集、整理未與工程建設(shè)進(jìn)程相同步。一方面，部分單位城軌項目建檔工作滯后，尚未與工程建設(shè)實際進(jìn)程保持同步，影響檔案資料的時效性。城軌項目檔案收集、整理工作滯后導(dǎo)致檔案需求主體無法及時通過查閱檔案的方式來掌握各個工程的具體情況，影響檔案價值的發(fā)揮。另一方面，由于城軌項目檔案收集、整理工作滯后，使得文件分散在各個部門、各個使用者之間，容易導(dǎo)致檔案資料丟失。尤其是工程進(jìn)入竣工驗收環(huán)節(jié)之后，部分檔案管理人員為了應(yīng)對檢查而突擊補(bǔ)缺，這種應(yīng)付式的現(xiàn)象為檔案質(zhì)量埋下隱患。

4）檔案管理人員素質(zhì)有待提升。部分單位檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)不高且更換頻繁，難以適應(yīng)日益復(fù)雜化、專業(yè)化以及現(xiàn)代化的檔案管理工作。同時，部分單位忽視從多個層面對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，檔案管理人員應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)的能力不足，難以靈活應(yīng)用檔案管理系統(tǒng)以及相關(guān)的信息技術(shù)。

4 改進(jìn)城軌項目檔案工作的對策

1）提高重視，轉(zhuǎn)變觀念。單位要堅持“一手抓工程質(zhì)量，一手抓檔案質(zhì)量”的基本原則，進(jìn)一步從人、財、物等角度給予檔案管理人員支持，營造優(yōu)質(zhì)管理環(huán)境。一是要進(jìn)一步借助信息化系統(tǒng)來夯實檔案管理基礎(chǔ)，實現(xiàn)數(shù)字化、現(xiàn)代化管理。二是要強(qiáng)化考核，將檔案管理效率以及檔案管理質(zhì)量作為績效考核的核心，增強(qiáng)檔案管理人員責(zé)任意識和規(guī)范意識。

2）建立規(guī)范統(tǒng)一的檔案管理制度。單位要把檔案管理制度納入企業(yè)的整體管理制度體系之內(nèi)，做好檔案管理領(lǐng)域的建章立制工作，明確城軌項目檔案管理的職責(zé)分工、收集范圍、文件格式、管理流程等，理清檔案管理內(nèi)容，為檔案管理人員提供明確指引。除此之外，單位要立足檔案實際來完善制度，及時彌補(bǔ)制度漏洞，確保檔案管理系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。

3）強(qiáng)化源頭控制。強(qiáng)化源頭控制，就是在項目開工前介入檔案的管理，從文件形成的源頭進(jìn)行控制，在與勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理單位簽署的合同中，明確參建各方在項目檔案管理上的職責(zé)，明確項目檔案編制要求及違約責(zé)任，形成有效的管理監(jiān)督機(jī)制。一是要明確檔案收集、管理內(nèi)部各個節(jié)點的責(zé)任人，加強(qiáng)對責(zé)任人進(jìn)行考核，確保檔案資料的形成與管理能夠與工程建設(shè)進(jìn)程同步。二是要細(xì)化歸檔流程，形成業(yè)務(wù)人員與檔案管理人員相互配合的管理機(jī)制，確保相關(guān)文件資料能夠第一時間歸檔。城軌項目檔案管理只有貫穿城軌項目始終，才能有效提升檔案管理質(zhì)量。

4）強(qiáng)化業(yè)務(wù)培訓(xùn)。檔案管理人員的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)是決定項目檔案質(zhì)量好壞的一個重要因素。城軌項目檔案包含知識門類多，涉及領(lǐng)域廣，對檔案管理人員的素質(zhì)要求較高。為此，單位要強(qiáng)化業(yè)務(wù)培訓(xùn)，培育精干型、復(fù)合型的人才隊伍。一是要結(jié)合城軌項目的建設(shè)要求，開展以建設(shè)工程為主題的培訓(xùn)，強(qiáng)化檔案管理人員對城軌項目建設(shè)工作的了解，成為懂工程、精業(yè)務(wù)、善協(xié)調(diào)、能指導(dǎo)的復(fù)合型人才。二是要圍繞信息化建設(shè)、檔案規(guī)范化建設(shè)、檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)以及檔案安全來展開培訓(xùn)，進(jìn)一步提升檔案管理工作的規(guī)范性，減少檔案管理中存在的偏差。

5 結(jié)束語

城軌項目是城市建設(shè)中的重點，其項目質(zhì)量事關(guān)我國城市化進(jìn)程步伐。新形勢下，各個單位必須要積極解決城軌項目檔案形成與管理中存在的問題，充分發(fā)揮城軌項目檔案的價值，實現(xiàn)精細(xì)化管控的目標(biāo)。

參考文獻(xiàn)

[1]胡翔.城市軌道交通工程檔案管理信息系統(tǒng)研究[J].山西建筑，2019，45（11）：166-168.

[2]朱振華.淺談城市軌道交通工程檔案管理存在的問題及對策[J].蘭臺內(nèi)外，2019（13）：36-37.

[3]丁全紅.城市軌道交通工程檔案管理質(zhì)控思考[J].檔案時空，2018（12）：39-40.

作者簡介

范安娜（1986-），女，漢，福建南平，本科，畢業(yè)于石家莊鐵道學(xué)院，中級經(jīng)濟(jì)師，研究方向：檔案管理。