明代吏員職掌考

和洪勇

摘 要：明代吏員按職掌大致可分為三類：正堂吏，其職能主要有出入文書、公文署押和抄案；管理文書吏，其職能主要有文書收發、文書保管和文書稽查；承行吏，其職能主要有理辦文書、參與相關的具體工作和部分參與公事的決策。

關鍵詞：明代 吏員 職掌

吏員是明代各級衙門中的主要辦事人員，是保證衙門正常運行的重要力量之一。其構成按職掌主要可分為正堂吏、管理文書吏、承行吏三部分。本文重點考察這三類吏員的職掌情況。

1 正堂吏

正堂吏，人數較少，分布于中央及地方各高品級衙門正堂，包括提控、令史、都吏、書吏、通吏等。其職責較為簡單，主要有出入公文、公文署押和抄案三項。

1.1 出入公文

出入公文，是正堂吏的日常役務。如都吏其職“專主堂上接遞公文”，令史則“主堂上出入公文并前后堂案簿說帖”[1]。

1.2 公文署押

公文署押，即于公文末尾署名。明代衙門文書，名義上是由官員負責處理，但具體操作的卻是各承行吏員。為標示其職責，各正堂吏及承行吏亦必須在當該官員之后依次僉名以便稽考。其具體操作過程《南京戶部志》卷四記載頗為詳細：“凡各司每日清晨，（承行吏）將應押公文送該所（照磨所）照看，無有洗補字樣，方登號簿，赴堂僉押，送所用照過畢。稟堂轉發。”即每日各司承行吏典，將所承行公文于照磨所先行登記，隨后送堂上令史、都吏署名僉押，再由照磨所驗看無誤后，承行吏典才將公文送堂上吏轉發。

某些正式上行公文，有時亦須吏典押名。如嘉靖九年（1530年）、二十六年（1574年）明功臣事例表中，除兵部尚書以迄主事分別押名外。其都吏、令史，以及承行典吏亦均押名于后。[2]因此，高級吏員與低級吏員之間，不僅有工作上的分工，也存在一種上下級關系，這一關由署押這一形式體現出來。只是二者皆屬吏員，同屬被役使對象，故其上下級關系不像官吏一樣鮮明。

1.3 抄案

抄案，是正堂吏的另一項職責。《洪武禮制》行移體式規定：“在京衙門，其察院事，六部都吏赴院抄案；磨勘司事務，六部令史赴司抄案，呈部施行。凡察院磨勘司事務，察院為書吏，外衛、其他在京衙門及應天府均為令史抄案呈本衙門施行。”

此外，各正堂吏還得兼辦各自所在衙門事務。如戶部都吏除以上職責外，還要辦理若干衛、所俸糧事宜。[3]不過從總體來看，正堂吏的職責還是比較輕松的。

2 管理文書吏

管理文書吏，包括架閣庫、承發（房）、照磨所、司務廳、鋪長司、勘合科、典簿廳吏典。負責文書、案牘收發、稽查和貯藏，亦兼它務。其職責內、外衙門皆同。

文書收發，由承發典吏主之。以南京六部承發科為例，其典吏“終日在堂 ，凡公文出入、緩急、注銷，日從簿稽，月從類奏，并登記歷事監生、各司吏典及照磨所吏之畫卯，以為考勤”。[4]其他事務因各部性質不同，事非一律。如南京戶部有輪班鹽引匠，其承發科典吏每日為之編號用印；有納糧者，則查算其批文等。[5]在外衙門亦有承發科或承發房。據《嘉靖瑞金縣志》卷二《官制》載，該縣設“承發科典吏一名”。《隆慶瑞金縣志》卷四《職官》的說法則是“承發房典吏一名”。皆職掌文書收發。由于承發科（房）是各級文書中轉必經之處，關系較為重大，地位亦較高，因此，被營充吏役者視為肥缺，爭相求之。以嘉靖時淳安縣為例，營求承發典吏者，須交納頂頭銀50兩，而同衙門架閣庫典吏頂頭銀僅為3兩。[6]

架閣庫典吏主貯藏、保管文書。其架閣庫設置，弘治五年（1492年）李承祖修南京吏部架閣庫記曰：“國朝酌古官署之制，六部皆建架閣庫以儲藏籍案，置吏一人掌之。”在外司、府、州、縣等衙門亦有設置。為保證文書的完整及便于查考，《皇明條法事類篡》卷下第216頁規定：“凡照刷過文卷，并一應須知等項文冊簿籍，俱送庫架閣。”明初，這一規定執行得比較徹底。中期以后，由于案牘日積月累，加上官吏懶惰或有意為奸，各種文書漸漸不行送庫，就堆吏典、書辦房內收放，架閣庫及典吏作用亦日形下降。

照磨所設于戶部、刑部、都察院、布政司、按察司及各府。其吏典主稽查公文，檢校受發上下文移，磨勘六房卷宗。[7]即吏員在各種公文上傳下發送走以前，必須檢查一下有無錯漏，然后再送堂上官、吏僉發，或徑送庫架閣。如前引《南京戶部志》卷四吏員署押條對此有明確記載。因照磨所事務繁雜，其設吏也較多，如南京戶部照磨所，就有“司吏二名，典吏十二名”。[8]

司務廳典吏其職與照磨所同。司務廳設置緣由及職掌，朱元璋說：“朕以各部案牘填委，往往淹滯不行，吏緣為奸，事愈浩繁。于是各設司職專記出入，督其稽滯而察其奸弊，不旬日間，事多望集。今在外布政司、按察司并各府，亦宜設照磨所檢校如司務之職。”[9]司務廳與照磨所并不同時出現，有照磨所則無司務廳。

余如國子監典簿廳典吏，各州勘合科典吏及各縣鋪長司司吏等，其職或掌文書出入，或稽查文書，都屬于管理文書的范疇。如《宛署雜記》卷五《鋪舍》記鋪長司司吏“掌送到官文書籍記件角時日而遞發之”。

3 承行吏

承行吏，是所有吏員中人數最多，作用和影響也最大的吏員群體。除上述數種吏員外，其他全部屬承行吏典，且主要集中于政事最為繁巨的六部和六房。其所承行者，主要有三個方面：

3.1 掌案牘行移

掌案牘行移，即“簿書期會”。[10]許讚認為“理辦文書，書寫文移”，“行移者，上下運行文字也”。[11]這一點為世人所熟知。其權力前后有很大變化。明初權力很小，僅負責謄錄文書等簡單事務。據《大誥三編》農吏第二十七規定：“今后諸衙門官，凡有公事，能書者，務必喚首領官于前，或親口稱說，首領官著筆：或親筆自稿，照行移格式為之。然后農吏謄真，署押發放……若吏無贓私，一切字樣差訛與稿不同，乃吏謄寫之罪。設若與稿相同，主意乖違，罪坐官長，吏并不干。”《大誥》官親起草第二中也說：“凡所施行，諸事議論已成，正官、首領官親行草稿，役吏精書之，而乃書押印行。”可見明初吏員其職不過謄真、畫押、發放公文而已。

中期以后，情況發生了變化，吏員不但負責謄抄公文，還逐步參與到公文的起草、公務的決策中來。

3.2 參與具體工作

吏員除從事案牘、簿書等文字工作外，還參加與之相關的具體工作。如庫吏，除掌管庫藏簿籍的造作、登記以外，也負責實物、銀錢的保管和收支。《醒世姻緣傳》記某庫吏保管錢物，不斷應上司要求，將庫銀支出，后遇御史清查，因無憑據以致破產。

又如禮房吏，承管祭禮、恤孤、榜文、學校等，此外還負責其他一應禮儀事務。如有新官上任，離城一舍而止，令人報知禮房吏，該吏必須先期一日置備儀仗出城伺候。其他官員過境，禮房吏也要負責籌備迎來送往一應事務。[12]

如儒學、稅課司局、巡檢司、倉庫、驛所、各有專職專任，吏員在其中也主要是掌握各自的簿書并參與相應事務。

3.3 預公事

盡管明太祖朱元璋嚴禁吏員參預主謀公事，但由于吏員始終從事具體工作，比官員更了解實際情況。因此，在實際行政運作過程當中，官員有意無意地要尋求吏員的幫助，吏員參預主謀公事也就不可避免了。吏員參預公事，初期僅備顧問、協助官員處理相關事務。如宣德間，況鐘給役禮部，“司官每有事白堂上，必引公與俱。有所顧問則回詢于公以答”。又如《梼杌閑評》第三十九回記：“其時揚州知府顏茂暄才到任月余，運司汪承爵到任也才三個月，都不知這事的首尾，只得各傳書吏來問。”[13]再如《警世通言》卷二十四，記王知縣要審理案子，其刑房吏書即將有關文卷、審冊連夜書寫停當，以備明日審刑參考，其參預公事的方式也只是備辦材料而已。

中期以后，吏員逐漸由參預顧問公事發展到主謀公事，到后來則愈演愈烈，大有取職官而代之的勢頭。據《明史》卷二二〇《曾同亨傳》，到嘉靖三十八年（1559年）時，吏部文選司“丞簿以下官，聽胥吏銓注”，已被時人視為“故事”，顯然這種情形已經延續很久了。又《明史》卷二二五《王國光傳》記：“戶部十三司，自弘治以來，以公署隘，惟郎中一人治事，員外郎、主事止除官日一赴而已。郎中力不給，則委之吏胥。”到明末，形勢越發嚴峻，以致顧炎武憤然評道：“今奪百官之權而一切歸之吏胥，是所謂百官者虛名，而柄國者吏胥而已。”[14]黃宗羲也認為“是以天下有吏之法，無朝庭之法”。[15]

導致這一現象出現的原因，余繼登《典故紀聞》卷十七認為：“弘治以前，臣僚章奏，皆刪煩就簡，故君上得以親覽無遺。及武宗之時，不親政事，臣下遂因循自逸，不事刪削，惟聽吏胥全具文移。”謝肇淛在《五雜俎》卷十五中也發出了同樣的感嘆：“大抵官不留意政事，一切付之胥曹。”道出了發生變化的原因。此外，行政事務日益繁雜，條例增多，官員不勝其擾；各衙門長官多系科舉出身，不諳具體行政事務；兼又異地為官，不了解地方民情；又要忙于迎來送往，打點上司……種種原因使官員無力獨自承擔政務，也促使吏員廣泛參與到原本屬于官員的行政事務中來。

總之，明代吏員的職掌，僅從制度規定來看較為簡單。但實際情況則是：隨著時間推移，其職掌呈現出一個不斷擴大的趨勢，到明后期甚至部分地取代了官員的職能，出現了“吏操官柄”的反常現象。造成這一局面的原因有很多，而專制社會的制度性缺陷，導致對吏員權力缺乏有效制約和監管則是其中最重要的因素。

參考文獻：

[1]《南京戶部志》卷四.

[2]《明功臣事例表·案呈》.

[3]《南京戶部志》卷四.

[4]《孝陵詔敕》，洪武二十八年六月司務敕.

[5]《南京戶部志》卷四.

[6]《海瑞集》上編《興革條例》.

[7]《明史》卷七十四《職官志四》.

[8]《南京戶部志》卷四.

[9]《明太祖實錄》卷二三一，洪武二十七年正月丙寅.

[10]黃宗羲《明夷待訪錄·胥吏》.

[11]《明經世文編》卷一三七《許文簡公奏疏》.

[12]《海瑞集》上編《興革條例》.

[13]楊循吉《吳中故語》頁二.

[14]顧炎武《日知錄集釋》卷八《吏胥》.

[15]黃宗羲《明夷待訪錄·胥吏》.

◇責任編輯 晏祥輝◇