信息化時(shí)代機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀與對(duì)策

屈榕輝

摘 要：隨著科技的不斷進(jìn)步，信息技術(shù)的影響力遍及諸多領(lǐng)域，信息時(shí)代成為趨勢(shì)。機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作也身處新環(huán)境，需要面對(duì)諸多挑戰(zhàn)與壓力。基于此，為了更好發(fā)揮檔案價(jià)值，處于新時(shí)期的機(jī)關(guān)事業(yè)單位，要立足實(shí)際，以信息化為背景，正視檔案管理中存在的問題，構(gòu)建科學(xué)有效的發(fā)展策略，在提升檔案管理質(zhì)量的同時(shí)，為機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展提供更加豐富的信息支持。

關(guān)鍵詞：信息化時(shí)代;機(jī)關(guān)事業(yè)單位;檔案管理;現(xiàn)狀;對(duì)策

基于社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的新環(huán)境，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案資料規(guī)模龐大，呈現(xiàn)急劇飆升的趨勢(shì)，內(nèi)容繁雜而多樣，工作量巨大。基于此，作為信息時(shí)代的檔案管理人員，要重視掌握先進(jìn)的信息技術(shù)，依托先進(jìn)的管理設(shè)備，對(duì)檔案資源進(jìn)行信息化歸類管理，切實(shí)提升檔案管理效率，促使檔案收集整理以及存儲(chǔ)歸檔工作能夠高質(zhì)量地完成，發(fā)揮先進(jìn)管理模式的優(yōu)勢(shì)，有效發(fā)揮信息資源的價(jià)值，滿足機(jī)關(guān)事業(yè)單位需要，推動(dòng)其健康與穩(wěn)定發(fā)展。

1 基于信息化時(shí)代深入剖析機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

1.1 延續(xù)傳統(tǒng)檔案管理模式，效率低下，質(zhì)量不高

縱觀全社會(huì)范疇，信息化備受矚目，其影響力有目共睹。但是，在機(jī)構(gòu)事業(yè)單位的檔案管理中，傳統(tǒng)的檔案管理模式仍在使用，以紙質(zhì)檔案管理方法為主要手段，更多依賴紙質(zhì)文件、照片等進(jìn)行檔案的存儲(chǔ)，管理效率不高，威脅檔案的完整性，不利于長(zhǎng)久性保存。結(jié)合行業(yè)性質(zhì)，機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理領(lǐng)域較多，內(nèi)容繁雜，文書檔案規(guī)模龐大，手工模式很難適應(yīng)發(fā)展要求，滯后性嚴(yán)重，工作效率低下。基于此，檔案管理人員需要與時(shí)俱進(jìn)，正視傳統(tǒng)模式的不足，發(fā)揮信息技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)化優(yōu)勢(shì)，重視進(jìn)行流程管理，保障環(huán)節(jié)緊湊而高效，以便大大提升管理效果，促使檔案管理工作能夠按部就班、有序開展。

1.2 缺乏對(duì)檔案信息化建設(shè)的深刻認(rèn)識(shí)，投入嚴(yán)重不足

在新的形勢(shì)下，雖然社會(huì)發(fā)展日新月異，但是機(jī)關(guān)事業(yè)單位的思想存在一定的固化性，創(chuàng)新性不足。在檔案管理領(lǐng)域，對(duì)信息化建設(shè)缺乏深入的認(rèn)識(shí)，忽視檔案信息化建設(shè)的重要價(jià)值，輕視思想嚴(yán)重，影響檔案信息管理建設(shè)的資源投入，人力物力嚴(yán)重不足，威脅信息化發(fā)展速度，制約信息共享程度，開發(fā)與利用效率不高。為此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位需要提高重視度，堅(jiān)持與時(shí)代同步，將信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)積極引入檔案管理實(shí)踐，以互聯(lián)網(wǎng)為手段，強(qiáng)化檔案信息的高效保管、查閱以及共享應(yīng)用，提升檔案服務(wù)的便捷性與快捷性，維護(hù)信息安全性與完整性。

1.3 檔案資源安全性受威脅，完整性深受挑戰(zhàn)

對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位，檔案信息的載體是紙張，但是，紙質(zhì)檔案的缺陷十分明顯。一方面，紙質(zhì)檔案深受環(huán)境因素的影響，尤其與溫濕度息息相關(guān)，一旦遇到極端的干燥天氣，極易發(fā)生火災(zāi)，檔案資料勢(shì)必遭受損壞，資源安全性很難保障，復(fù)原難度更大。另外，紙質(zhì)檔案的管理需要較大存儲(chǔ)空間，查詢難度較大，尤其是面對(duì)海量檔案資源，查詢工作更是難上加難，需要投入較大的資源。依托信息化管理，紙質(zhì)檔案被電子檔案替代，存儲(chǔ)方式以數(shù)字化形式為主，支持備份，減少外界不良因素的影響，更顯資源的合理配置，資源管理效率與質(zhì)量更高。

1.4 檔案管理人員專業(yè)性不足，職業(yè)素養(yǎng)亟待提升

立足機(jī)關(guān)事業(yè)單位，其檔案管理工作存在一定的表面性，將其簡(jiǎn)單地歸納為文件的整理，缺乏深度與廣度，制約了檔案管理工作的專業(yè)化發(fā)展。另外，從人員結(jié)構(gòu)角度分析，檔案管理人員缺乏新生力量，很多年齡過大，并非檔案管理專業(yè)出身，無法有效適應(yīng)檔案管理的新形勢(shì)，影響新時(shí)期檔案管理工作的開展。立足信息社會(huì)，檔案管理工作發(fā)生變化，面對(duì)新環(huán)境，現(xiàn)有檔案管理人員思想滯后，缺乏與時(shí)俱進(jìn)性，忽視對(duì)知識(shí)結(jié)構(gòu)以及能力素質(zhì)的提升，信息技術(shù)掌握能力有限，無法滿足檔案管理信息化的要求。

2 信息化時(shí)代機(jī)關(guān)事業(yè)單位如何加強(qiáng)檔案管理工作

2.1 增強(qiáng)檔案信息化建設(shè)重視度，合理增加資源投入

對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位，要重視將信息技術(shù)融入檔案信息管理實(shí)踐，為檔案資料的開發(fā)與利用奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。在機(jī)構(gòu)事業(yè)單位內(nèi)部，檔案管理是整個(gè)管理工作重要內(nèi)容，能夠發(fā)揮對(duì)決策的重要指導(dǎo)作用。為此，要結(jié)合檔案管理領(lǐng)域相關(guān)規(guī)定，正視檔案管理信息化的價(jià)值，積極轉(zhuǎn)變思維，提升對(duì)檔案信息化的重視度。另外，要在行動(dòng)上給予支持，加大投入力度，有效應(yīng)對(duì)信息化建設(shè)中對(duì)資源的需求，為管理效率的全面提升奠定基礎(chǔ)。

2.2 加快信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，強(qiáng)化保障性作用的發(fā)揮

在檔案管理信息化發(fā)展中，基礎(chǔ)設(shè)施是根本，要重視對(duì)其進(jìn)行優(yōu)化、完善與升級(jí)。具體講，要合理增加資金投入，完善信息化建設(shè)中所需的各種設(shè)施與設(shè)備，主要涉及計(jì)算機(jī)、數(shù)碼相機(jī)等，為信息化建設(shè)的順利開展創(chuàng)造條件，促使全新管理模式的優(yōu)勢(shì)得以充分發(fā)揮。另外，要關(guān)注行業(yè)發(fā)展動(dòng)態(tài)，積極引進(jìn)先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)以及管理軟件，結(jié)合自身實(shí)際，進(jìn)行針對(duì)性軟件的開發(fā)，以便更好服務(wù)于檔案的收集整理以及存儲(chǔ)管理的需要。

2.3 實(shí)施規(guī)范化管理，滿足管理的統(tǒng)一性與標(biāo)準(zhǔn)性

對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位，其涉及多種業(yè)務(wù)類型，檔案資源規(guī)模較大，呈現(xiàn)多元化特征，一旦部門之間溝通不暢，各自獨(dú)立，很容易誘發(fā)資源的分散性，管理難度較大，制約有效利用。為此，要以規(guī)范化為目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的集中化，形成針對(duì)性管理標(biāo)準(zhǔn)，提升檔案信息使用的及時(shí)性與準(zhǔn)確性。另外，檔案信息化管理需要實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一性，強(qiáng)化資源高度共享，提升資源利用率，促進(jìn)單位實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

2.4 落實(shí)人員培訓(xùn)與教育，提升專業(yè)能力與綜合素養(yǎng)

為了加快機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息化進(jìn)程，管理人員建設(shè)不容忽視，事關(guān)信息化管理水平與效率。因此，重視落實(shí)人員培訓(xùn)與教育工作，促使其能夠掌握先進(jìn)的信息技術(shù)，提升專業(yè)技能，充分發(fā)揮先進(jìn)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，在根本上培養(yǎng)更多融檔案管理與信息技術(shù)于一體的復(fù)合型人才。對(duì)于管理人員，要積極轉(zhuǎn)變思維，積極、主動(dòng)地進(jìn)行學(xué)習(xí)，融入新環(huán)境，對(duì)自身知識(shí)結(jié)構(gòu)進(jìn)行更新，重視掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)能力，以便更好勝任機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作，更新服務(wù)的主動(dòng)性、適應(yīng)性與高效性。

2.5 構(gòu)建科學(xué)的檔案管理制度，強(qiáng)化科學(xué)性與完善性

從本質(zhì)上講，管理工作離不開科學(xué)完善的檔案管理制度，因此，在機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作中，為了加快信息化發(fā)展速度，需要構(gòu)建與之相適應(yīng)的制度。結(jié)合環(huán)境變化，以單位實(shí)際為基礎(chǔ)，構(gòu)建科學(xué)高效的檔案管理機(jī)制，重視橫向聯(lián)合操作， 以互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為載體，強(qiáng)化資源高度共享與應(yīng)用，在根本上提升檔案資源利用率。另外，結(jié)合機(jī)關(guān)事業(yè)單位的具體情況，構(gòu)建電子文件數(shù)據(jù)管理中心，對(duì)單位信息資源構(gòu)成進(jìn)行深化，以數(shù)據(jù)管理中心為基礎(chǔ)，提供針對(duì)性服務(wù)，在拓展檔案管理范疇的同時(shí)，大幅提升檔案應(yīng)用水平。

3 結(jié)束語

綜上，立足信息時(shí)代，機(jī)構(gòu)事業(yè)單位的檔案管理工作深受新環(huán)境的影響，信息化發(fā)展道路成為必然。基于此，要以單位實(shí)際為基礎(chǔ)，緊跟信息化時(shí)代的發(fā)展步伐，正確認(rèn)識(shí)發(fā)展中存在的不足，分步驟、有針對(duì)性地進(jìn)行完善，依靠全新的管理思維，借助先進(jìn)的管理模式，在高素質(zhì)的人才管理之下，全面提升檔案信息化管理建設(shè)速度，切實(shí)提升檔案管理水平，更好發(fā)揮檔案的作用，為機(jī)關(guān)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展提供更大的信息支撐。

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