新時期疾控中心檔案管理規范化創新路徑

摘要：檔案管理工作在各個領域都是非常重要的，在疾控中心領域檔案管理起到十分重要的作用。在新時期背景下，隨著信息化技術的不斷發展，檔案管理工作出現了許多問題，這些問題中有許多是長時間的遺留問題，這給疾控中心的工作帶來許多困難。疾控中心的主要職責是預測疫情、制定防控策略、實施公共衛生監測，疾控中心對人們生活的發展至關重要，同時也是公共衛生事業的重要資源。本文主要討論了目前我國疾控中心檔案管理發展的具體現狀、目前疾控中心檔案管理工作中存在的主要問題、疾控中心檔案管理的創新化路徑分析，希望以上內容能對有關單位有所幫助。

關鍵詞：檔案管理 ? 疾控中心 ? 創新路徑 ? 幫助

一、目前我國疾控中心檔案管理發展的具體現狀

（一）對檔案管理的重視程度不夠

疾控中心對檔案管理的重視程度不夠，檔案管理工作是最日常的管理工作，屬于傳統觀念里的辦公室日常工作。在許多單位雖然都設立專門的檔案管理部門，但是在后期的管理和投入上并沒有上心，有些檔案室常年不開放，甚至有些時候一年之中就開放幾次，檔案室的衛生和整體環境得不到保障，由于長期無人管理，到處都是灰塵，這些都是由于工作人員對檔案室的不重視造成的。另外一方面，有些領導對于檔案管理的認識存在偏差，他們認為檔案管理就是簡單的收集資料，就是把長時間的資料收集在一起，放到指定地點就可以，對于檔案管理的一系列流程沒有概念，沒有一個整體的清晰思路，這在具體的工作中會出現許多漏洞，工作人員也會漫不經心，無從下手。

（二）實際管理中缺少必要的相關準則

疾控中心在實際管理中缺少必要的相關準則，檔案管理可以分為許多種類，每個種類都有自身的遵守原則，例如：居民健康檔案、財務檔案、人事檔案、文書檔案、案例業務檔案等，這些不同種類的檔案都需要有專門的人員進行歸檔，檔案基本都是一年一查的原則，工作量很大。在一些小地區，疾控中心的工作人員較少，對于檔案管理人員的崗位一直是缺失的，通常都是換班輪崗的形式收集檔案，這樣的形式很容易造成檔案的丟失、混亂，每個工作人員都是身兼數職，工作內容繁重。另外一方面，檔案管理制度是難以在基層徹底落實的，基層的檔案管理制度缺少必要的相關準則，工作人員沒有依據支撐，因此，在檔案管理工作中相關的準則是非常重要的。

（三）管理人員在工作中缺乏積極性

目前，檔案管理人員在工作中缺乏積極性，第一，有些單位從領導到員工都不重視檔案管理的工作，有些領導還有檔案管理不重要的想法，對檔案管理的重要性沒有概念，認為沒有必要成立單獨的部門進行管理，正是由于領導的不重視，造成員工也對檔案管理漫不經心，沒有從主觀意識上認識到檔案管理的重要程度。第二，對于檔案管理工作很少人愿意承擔，因為檔案管理的相關人員的晉升空間有限，檔案管理工作屬于技術輔助崗，根據國家的相關規定輔助專技崗的最高職稱不能超過主體專技崗，晉升空間非常受限制，許多檔案管理員的職稱較低，有些時候這些管理員付出了許多努力，但是獲得的回報不成比例，這也會在一定程度上打消員工的積極性，自己的付出得不到回報，工資兌現也遠遠低于其主體崗位。

二、目前疾控中心檔案管理工作中存在的主要問題

（一）電子檔案在規范化管理方面有所欠缺

疾控中心電子檔案在規范化管理方面有所欠缺，隨著信息化時代的來臨，我國的各個領域都在逐步的實現信息化，都在遵循“存量數字化、增量電子化”的發展戰略要求，各個單位都在推進檔案數字化建設，積極應用檔案管理系統，從各個方面提升檔案管理工作的效率和質量。我國的疾控中心也在積極建立中心局域網絡管理系統，在辦公室內應用OA系統進行辦公，實現了日常工作的網絡化、信息化，但是在實際的操作過程，還存在許多問題，各個分科室沒有形成統一的網絡系統，有些科室并沒有完全實現信息化，有時也需要人工的輔助，從根本上并沒有實現自動歸檔。另外一方面，中心檔案室在備份方面的工作也不到位，備份程度較低，對于一些比較重要的文件資料，如果一旦遇到突發事件，非常容易造成巨大的損失。

（二）電子檔案的利用與開發方面有所欠缺

疾控中心在電子檔案的利用與開發方面有所欠缺，檔案管理最重要的目的就是實現資源的共享與流通，疾控中心對人們的生活非常重要，疾控中心檔案室的資料非常豐富，擁有豐富的信息資源，與此同時，也具有較高的社會參考價值和社會意義。另外一方面，疾控中心的檔案管理較為被動。目前，中心普遍應用“上門查檔”的被動查檔階段，只是提供簡單的檔案復制和查閱的服務，對于電子類的服務，也只能停留在簡單的文件題名、形成者、年代、案卷號等為關鍵詞的檔案目錄檢索。還需要引起注意的是檔案的編研水平也較低，對于編研成果來說較少。因此，許多疾控中心的檔案并未實現應有的價值。

三、疾控中心檔案管理的創新化路徑

（一）相關部門應充分認識到檔案管理的重要性

檔案管理是單位的核心工作，相關部門應充分認識到檔案管理的重要性，檔案是一個單位的重要支撐，眾多的資料和信息為單位的主體業務提供基礎資料和數據支撐，強化檔案管理可以有效的提升數據信息的真實性和有效性。另外一方面，作為疾控中心的管理者應充分認識到檔案管理的重要性，在日常的開會和培訓中，管理者應特別重視檔案管理的相關工作，管理者也應督促檔案管理人員的認真工作。

（二）建立領導責任制，從上而下嚴格把控

疾控中心應建立領導責任制，從上而下嚴格把控，疾控中心負責的工作是關乎人民生命的重要工作，疾控中心保存的檔案也是關乎一個地區的疾病控制與預防，因此，需要引起各方面的足夠重視。在疾控中心實施領導責任制，將工作細化到每一個員工的身上，數據在處理與管理上也應有所保障，各方面的工作要依據可循，這樣才能促進檔案工作的科學合理。另外一方面，疾控中心要將工作落實，嚴格的執行層級管理的制度，層層監督，層層有保障，在出現任何問題的時候，可以找到相應的負責人，落實領導責任制有利于確保大方向上的穩定，細化工作還需要所有工作人員的共同努力。因此，從上而下嚴格把控是非常必要的，在一定程度上也可以防止員工的工作懈怠，從而促進檔案管理工作的系統化。

（三）加強檔案管理相關人員的綜合素質，提高待遇

疾控中心加強檔案管理相關人員的綜合素質，疾控中心的檔案管理人員應具備檔案管理的相關技能和素質，否則沒法勝任這項工作，第一，檔案管理人員應明確檔案管理工作的重要性，端正自己的工作態度，將檔案管理工作細化。第二，疾控中心應對檔案管理人員進行定期培訓和指導，采取走出去，請進來等多種方式來培養工作人員的專業素質和技能。積極開發員工的工作熱情，適當提高待遇，以達最終實現中心檔案管理工作的規范化和細致化。

四、結語

通過以上內容我們可知：近些年，隨著信息化技術的不斷發展，檔案管理工作出現了許多問題，這些問題中有些是長時間積聚下來的遺留問題，這給疾控中心的工作帶來許多困難。疾控中心對人們的發展至關重要，同時也是公共衛生事業的重要資源。本文主要討論了目前我國疾控中心檔案管理發展的具體現狀主要包括：對檔案管理的重視程度不夠、實際管理中缺少必要的相關準則、管理人員在工作中缺乏積極性，本文根據實際情況提出了目前疾控中心檔案管理工作中存在的主要問題，主要包括：電子檔案在規范化管理方面有所欠缺、電子檔案的利用與開發方面有所欠缺，最后本文也提出了疾控中心檔案管理的創新化路徑，主要包括：相關部門應充分認識到檔案管理的重要性、建立領導責任制，從上而下嚴格把控、加強檔案管理相關人員的綜合素質及提高待遇，希望以上內容能對相關單位有所啟示，同時也希望檔案管理工作在各個領域可以有更大的發展空間。

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（作者簡介：葉天紅，湖北省漢川市疾病預防控制中心檔案館員（中級），研究方向為檔案管理運用與前沿。）