新形勢下加強企業辦公室行政管理的路徑選擇

王超慧

中圖分類號：F272.9 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2019）9-126-01

摘 要 辦公室行政管理成效關系到企業各部門工作的協調性，能夠幫助管理人員作出重大決策。順應當今時代發展潮流，企業辦公室性質也逐漸轉化為綜合服務性管理機構，其在企業運營中的關鍵作用也日益凸顯出來。我國企業辦公室行政管理工作在發展中受到了諸多要素的干擾，產生了各式各樣的問題，進而降低了其實際品質與效力，不利于企業的長遠發展。

關鍵詞 新形勢 企業辦公室 行政管理 問題及路徑

一、辦公室行政管理工作主要內容和所扮演角色

（一）辦公室行政管理工作的主要內容

廣義的辦公室行政管理工作涵蓋了行政事務管理、辦公事務管理兩方面。聯系企業日常工作并將其具體化，大致可以分為下列三項：第一，文件管理工作。文件管理工作包括了從接收到整理再到發出的整個流程。辦公室行政管理工作往往涉及大量文件，為能夠實現快速準確查找，有必要對其進行歸類存檔。另外，行政管理文件屬于企業機密文件，在對其進行管理的過程需要遵循保密條例，不得隨意外泄或外借。第二，會議管理工作。會議管理工作包括了從準備到記錄再到總結的整個過程。會前應當提前啟動投影設備、會中要及時記錄要點信息、會后要按流程對會議紀要進行審核并及時打掃會議室。第三，事務管理工作。事務管理工作是較為瑣碎繁雜的一項工作，包括了辦公、后勤、財務及其他零散工作。需要相關人員根據輕重緩急進行合理安排，避免同時堆積多項事務，造成工作失誤。

（二）辦公室行政管理工作的所扮演的角色

辦公室行政管理工作在企業中同時扮演著多個角色：第一重角色是領導層的“輔助者”。辦公室行政管理工作人員需要為企業領導合理安排行程、整理會議紀要、分析數據報告、擬定交易合同。這些工作都屬于輔助性工作，能夠快速為領導層提供有效信息，有助于領導層集中精力作出準確決策；第二重角色是領導層的“傳達者”。辦公室行政管理部門是領導層與基層進行聯系的樞紐，負責將領導層指令分類傳達給基層部門和將基層執行信息反饋給領導層，增強了企業內部信息的交流性，有助于促進企業效率的提升；第三重角色是企業的“采辦者”。不同于生產性的后勤保障部門，辦公室行政管理主要負責的采辦計劃安排和采辦情況統計。

二、企業辦公室行政管理中存在的問題

（一）缺少完整的行政辦公制度

“不以規矩，不成方圓”——一個部門的工作如果缺少了完整制度的規范，就無法實現其預設的效果，也就失去了其存在的意義。根據調研結果不難看出，部分企業沒有專門適用于企業辦公室行政管理工作的條款條例，只是機械性的套用了其他部門的條款條例；部分企業未對辦公室行政管理工作進行細分，只是按照員工的個人主觀意識開展工作。

（二）缺少團結協作能力

缺少團結協作能力也是企業辦公室行政管理工作中存在的一大問題。不進行有效的溝通和默契的配合，就無法在工作中實現“一加一大于一”的工作效果，進而在無形之中增加了企業的運營成本。

（三）員工綜合素質較低

員工是構成企業部門的最小單位，員工的綜合素質決定了企業部門的工作效率，所以員工綜合素質情況也是對辦公室行政管理工作的反映。體現在應對能力上，是判斷員工是否能夠條理清晰、層次分明的處理不同工作；體現在溝通交流上，是辨別員工是否能夠以簡潔有效的言語準確傳達或表述工作內容。

三、新形勢下加強企業辦公室行政管理的路徑

（一）提升企業辦公室行政管理工作人員的綜合素質

提升企業辦公室行政管理人員綜合素養主要可采取下列三項措施：1.開展培訓課程。針對行政管理工作（會議記錄、檔案管理、商務洽談等）開辦專業性課程，要求相關人員參加接受培訓考核，通過不斷學習來提升員工整體的管理與服務能力。2.構建互通平臺。利用大數據分析員工特質及工作情況，合理調配工作崗位，優化資源配置。3.形成資源共享。良好的企業氛圍能夠帶動并鼓勵員工進行交流互通和信息共享，讓與員工學會如何取他人之長以補自身之短，在資源共享中實現綜合素養的提高。

（二）建立完善的行政管理制度

制度是一切措施的基礎，離開了完善的制度的保障，企業辦公室管理工作也只會是一盤散沙。建立完善的行政管理制度有下列C中方法：1.實況分析法。通過整理歷年工作報告來預測新一年的工作量及可能出現的問題，有針對性的作出工作安排和提出應對辦法，構建適用于企業辦公室管理部門的條款條例，以最高效快速的工作方式回報企業。2.激勵機制法。精神激勵與物質獎勵相結合的方式能夠幫助領導層在最大限度上調動企業辦公室管理工作人員的工作熱情，讓員工懷著更加積極、更加主動的心態為企業多做實事。同時也從側面防止了平均主義和罷凌主義的出現，有效解決了制約企業發展的不良因素。

四、結語

綜上所述，企業辦公室行政管理工作雖然內容繁雜，但其中的每一項都有其存在的特殊意義。離開了企業辦公室行政管理，領導層與基層必會在一系列運營事務中產生爭端與隔閡，最終影響企業的經營成果。在新形勢下選擇恰當的辦公室行政管理路徑有利于提高行政管理部門的整體協作性，進而提升企業的運營效率和工作質量，推動企業走向科學發展、長遠發展的光明道路。

參考文獻：

[1] 史俊.新形勢下辦公室行政管理工作的思考[J].辦公室業務，2018，（10）：7-8.

[2] 劉雪鋒.新形勢下加強企業辦公室行政管理的路徑選擇[J].企業改革與管理，2018（23）：26-27.