探析高中圖書館檔案優化的措施及思考

鄂佩麗

摘要：隨著當今信息化管理建設的不斷發展，圖書館檔案材料種類數量也日益增多，優化圖書館檔案管理也是勢在必行的事情。優化圖書館檔案管理能夠更好地促進信息和專業檔案管理庫的建設。本文就對如何優化圖書館檔案管理展開研究。

關鍵詞：高中圖書館檔案;優化管理;措施

近些年來，隨著我國院校自身教育規模的擴大，圖書館檔案管理是各高?，F代化建設的一部分。因此，優化高校圖書館檔案管理，對提高圖書館檔案利用率和促進高校圖書館各項服務工作具有重要意義。

一、圖書館檔案管理目前存在的問題

（一）檔案數字化進程緩慢

隨著現代科技與圖書館檔案的日益增加，對圖書館檔案數字化進程的要求也越來越高。但部分高校圖書館在檔案整體管理上管理模式較為傳統，檔案數字化的進程緩慢。特別是圖書館中館藏文書檔案數量較大，而且基本以紙質形式在進行管理。在現代信息化的背景下，傳統的圖書檔案管理方式已不適應時代的而發展，在載體和數量的方面存在明顯的欠缺，導致圖書館檔案管理在圖書館管理整體結構上的優勢愈發減小。

（二）檔案管理制度不完善、管理水平低

從目前的檔案管理情況發現，文件管理沒有完整的分門別類的方法，大多是按照傳統的分類方法，如數字法和字母法，傳統的分類方法雖然能夠井然有序地對文件檔案進行排序管理，但在另一層面上是無法進行相對分類查找的。另一方面，部分圖書館檔案管理機構水平不高，檔案管理人員不固定且崗位職責不明確，服務質量不均衡，檔案管理的基礎設施和條件落后，造成了檔案管理發展的滯后，最終導致圖書館管理水平偏低。

（三）檔案管理意識薄弱

在以上的基礎上可以見得，圖書館的檔案管理沒有受到足夠的重視，圖書館管理人員大多認為只要沿用之前的管理方法對圖書館里的文件、檔案進行簡單的分類，然后有搜索引擎系統就夠了。而且相關的檔案管理制度和措施在得到提出后在實際工作中卻沒有得到有效落實，檔案管理依舊維持原來的管理模式。

二、優化圖書館檔案管理的必要性

（一）優化檔案管理能夠確保圖書館工作的順利進行

圖書館檔案涉及到的內容非常多，包括圖書館藏書的具體實際情況、圖書館工作的原始記錄、圖書館工作人員的編制管理、圖書館工作人員的工作成果和經驗等。形成良好的圖書館管理體系和模式對圖書館整體管理和未來發展有著重要的意義。

（二）檔案管理是圖書館進行科學管理的重要手段

一方面，建立和完善圖書館檔案管理的科學性，可以進一步提高圖書館自身的管理系統，充分發揮檔案管理在圖書館整個管理系統中的作用，從而實現圖書館標準化和規范化的管理。另一方面，優化檔案管理還可優化對讀者的服務工作，能夠進行詳細的記錄工作，為圖書館在今后的發展過程中進一步提升讀者服務質量打下良好的基礎。

三、優化圖書館檔案管理的具體措施

（一）優化完善圖書館檔案管理機制

圖書館管理是一個龐大的體系，很多檔案材料涉及到很多領域和很多部門。因此，在進行晚上圖書館檔案管理機制的過程中就要協調多方工作進行系統化服務，包括建立檔案保管期限表、規定文件和資料歸檔范圍等，從而建立健全圖書館檔案管理機制，加強圖書館檔案信息管理制度落實，提高圖書館檔案管理的服務能力。要從圖書館管理框架上建立和完善圖書館檔案管理機制，讓圖書館的檔案管理更加的規范化，同時也提高了人們的檔案管理意識，從而推動圖書館進一步的良好發展。

（二）加強圖書館數字化建設

在優化圖書館檔案管理的過程中，加強圖書館數字化建設是非常重要的一個環節。在當今全球化的背景下，圖書館的功能越來越復雜，涉及到的業務管理也越來越多，因此，要加強圖書館的數字化建設，更是要加強檔案管理數字化建設，建立圖書管理數據庫，即保證圖書館檔案信息的接收、傳輸和存儲，將傳統的以紙質載體和人工錄入為主的文件檔案管理模式逐漸向智能電子載體和電腦錄入進行轉變。建立高效的圖書館檔案數據管理系統有利于檔案管理工作人員對圖書館進行分類管理，有效開展管理工作，提高工作效率，從而實現圖書館管理信息的協調處理。加強圖書館檔案管理的數字化，實現檔案信息管理通過電腦進行系統化管理，有利于進一步完善圖書館檔案的日常管理工作和完成檔案管理的現代化升級，以適應社會發展的需要。

（三）提升圖書檔案管理人員的綜合業務素質

圖書館管理除了要加強圖書館檔案管理的基礎設施和條件，實現檔案管理的數字化、現代化，還要對檔案管理人員作出嚴格的要求。首先，應在圖書館設置專職的工作人員負責檔案管理，注重對其專業技能培訓工作，使其在工作的時候更具有專業性和責任感。其次，在檔案管理人員的選擇上不僅要選擇有較高教育水平或業務經驗豐富的人員，還要選擇能夠熟練掌握和使用電腦信息技術的人員，進一步促進圖書檔案管理的數字化。再者，要讓其明確自身的工作職責和工作任務，精通圖書館檔案管理系統。圖書館也要保證管理人員的穩定性以及制定好完善的交接流程，讓檔案管理工作一直有條不紊地進行下去。

隨著社會的發展，以往的圖書館檔案管理模式逐漸背離時代的要求，這就要求圖書館要具備新的檔案管理模式，以促進圖書館的可持續發展和自身的服務及管理水平得到有效的提高。

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