信息技術在學校檔案管理中的運用策略

王楠

摘要：伴隨著學校在日常生活中諸如教習活動、黨政機關匯報的頻繁進行，一些相關的工作內容也需要被及時收進學校檔案，而我們發現，傳統上學校中的檔案管理有著一些問題亟待解決，本文作者將對這些問題進行討論，并探討信息技術是否可應用進檔案管理以及該技術應用進學校檔案管理的相關策略。

關鍵詞：檔案管理;網絡信息技術;運用策略

中圖分類號：F59? ? ? 文獻標識碼：A? ? ? 文章編號：1672-7517（2019）01-0134-01

伴隨著社會的蓬勃發展，各界人士對于技能強、素質高的人才需求也逐漸加大，這使得學校不得不在這樣的趨勢中增強對自身的管理建設，而一個高校的檔案管理對于規劃學校檔案工作、整理統計全校檔案及相關資料等尤為重要，能否將檔案準確保存、整合、更新是判斷學校優劣的重要因素。運用信息技術對學校中的檔案進行管理，可以讓內部管理愈加智能，同時亦可為師生供給更海量、正確的相關材料。在這種智能的管理中，還可降低既有成本及管理難度，為檔案管理工作效率的提升提供可能。

1 學校檔案管理中的問題

1） 學校檔案閱讀率低、管理效率低。學校的檔案部門需要記錄有關學校的全部信息，包括靜態的師生資料以及一些動態的日常活動。這么看來，學校檔案部門的管理工作量十分巨大，而人力往往是有限的，無限的工作和有限的人力自然而然就導致了相關問題，檔案管理效率低，并且也影響檔案的查閱率[1]。

2） 維護更新學校檔案困難。對學校檔案部門的檔案維護及更新是學校檔案管理工作中不可缺少的一環，而既有通過人工的模式并不能很好完成以上任務，很有可能出現資料破損、折舊腐蝕之類的問題，這會對材料的維護更新等工作產生不良影響，從而提升不必要的成本，浪費相關資源。

3） 不夠安全、保密。由于學校檔案中有一些資料有關師生身份信息，有關這些的信息都需要保密，而人總有可能犯錯，人工管理下檔案安全保密的要求無法很好完成，受某些因素影響，時常會有一些需要保密的檔案泄露出去，所以提高檔案的保密性及安全性，是目前急需解決的問題。

2 信息技術應用進學校檔案管理的可行性

學校檔案管理的加強可以有效提升學校的工作效率及對師生的服務質量，信息技術的優勢恰好可以做到這一點。

（一） 檔案的存儲量增大。與傳統的紙質媒介不同，信息技術突破了既有媒介，以網絡信息為載體，將相關檔案資源存入電腦磁盤或網絡云盤當中，可存儲量大大提高。很好地解決了檔案部門空間有限的問題，在信息技術下，無論多少檔案材料都可進行儲存。

（二） 便于使用者調閱，降低人力成本。傳統中的檔案管理有這樣一個問題，查找不便。使用者找到真正需要的資料往往需要耗費大量的時間精力，而信息技術應用后，查找相關檔案的動作只用幾分鐘甚至幾秒便可完成，更加方便快捷。

（三） 可第一時間更新一手信息。在使用者查閱學校檔案的過程中，由于日新月異的發展，檔案的及時更新成為一項重要問題，在應用網絡技術之前，相關人員進行學校檔案的更新往往需要親自整理，在海量的檔案資源中進行更新，操作難度極大，而信息技術應用之后，相關人員可以通過一鍵更新的模式迅速完成相關操作，更新任務瞬間簡單許多。

（四） 相關信息可多人共享。應用信息技術之后，信息的可共享性直接打破了使用者在查閱檔案過程中對空間時間的要求，在信息技術應用前，一些實用的檔案往往供不應求，沒有在第一時間借閱就只有排隊等待，耽誤寶貴時間，而現在，我們可在學校的檔案數據中實現多人對同一信息資源的使用[2]。從而在提升學習工作效率的同時，也提高了檔案管理部門對檔案資源的管理效率。

3 信息技術在學校檔案管理中的運用策略

（一）加強重視。戰略大于戰術，如果意識不到信息技術對學校檔案管理的重要性，再多的具體措施也不會落到實處，因此學校內的相關領導一定要充分意識到加強檔案管理可以更好地提升教師教學質量，促進學校在新時代的改革，從而展示學校的良好風貌，所以，只有領導們明晰學校檔案管理的重要性后，才能將更多的資源投進檔案管理當中，進而將檔案管理當成學校管理的重要部分。

（二）提高信息水平。將信息技術應用進學校檔案管理中絕不只是學校檔案管理部門的工作，這要求相關部門協作互通，共同完成。信息技術部門就是其一，在檔案部門與技術部門的協作中，需要建立起統一的數據庫和管理中心，將所有進入檔案館的資料一起進行處理并管理，對用戶進入館藏的身份進行甄別并限制ip，做好保護工作，保證真正需要資源的人能夠得償所愿。學習并使用在信息技術下對文件的錄入及傳遞，只有這樣才能更好地減少存儲空間內非必要檔案，提高網絡利用效率，從而提升檢索速率[3]。

（三）科學分類學校檔案。規范學校的檔案管理可以有效分類檔案。在具體實踐中，可以將相關內容用以下兩種方式分類：將材料的目錄視作基本編制;特殊檔案通過計算機進行信息錄入。這樣一來，便可以迅速獲得相關材料的分類序號，提高檔案的錄入速度，方便相關人員進行檢索。最后，要對材料及時歸檔，最好制定嚴謹科學的制度，比如丟損制度，減少材料損壞丟失。

（四）將檔案分級管理。為了方便使用者進行檔案查詢，我們需要將檔案分門別類，同時注重檔案與檔案之間的相關性，讓使用者進行查詢時很容易發現其他的相關檔案，獲得真正需要的相關訊息。歸檔前，管理人員要將現有的檔案科學分類、細心排序，將它們按照可利用程度或其他標準分級保管。同時，將檔案按照可利用性及保密性分級管理，在合理管理的過程中按照等級安排人力或資金支持，重要檔案安排的資金或人力投入多一些，反之支出的資源就少一些，從而提升經濟利用率，減少不必要的支出。

4 總結

在當前的視角中，我們發現在傳統管理模式下，學校檔案部門的檔案管理出現了如更新維護難、工作效率低等問題。信息技術的出現及利用可以很好地提升材料查找效率，降低錯誤率并實現相關材料的及時更新。學校要跟進時代的步伐，學會正確應用信息科學技術，從而提升管理效率，使學校在技術的支持下良性健康發展。

參考文獻：

[1]高峰.信息技術在學校檔案管理中的應用[J].中國新通信，2018，20（18）：190.

[2]楊春容.淺談信息技術在學校檔案管理中的有效運用[J].信息記錄材料，2017，18（05）：191-192.

[3]姜慶澤.信息技術在學校檔案管理中的應用及其作用[J].才智，2016（31）：139.