檔案信息化建設與工程檔案管理的重要性探討

李蘭平

摘要：目前我國經濟發展迅速，水電工程為我國發展做出了很大貢獻。隨著水電建設項目快速發展，提高水電建設項目檔案信息化水平成為水電建設項目檔案管理的重點。筆者闡釋了檔案信息化建設與工程檔案管理的重要性，并從水電建設項目檔案管理工作實踐中，總結了檔案信息化建設中存在的問題和解決思路，對水電建設項目檔案數字化、信息化具有借鑒意義。

關鍵詞：檔案;信息化建設;檔案管理;重要性

引言

水電檔案是水電企業發展過程中各項活動的記錄。它們代表了水電企業的發展過程，反映了水電企業發展過程中的各種決策。檔案對水電企業的后續發展具有維護經濟利益、指導企業決策的重要意義。隨著信息時代的到來，水電檔案管理的重要性日益突出。在水電企業發展過程中，不僅要重視檔案的整理與保存，而且要重視檔案的開發與利用。通過對以往檔案信息的分析，可以為水電企業的決策提供依據，促進水電企業的發展。

1檔案信息化建設與工程檔案管理的重要性

1.1有助于提升項目檔案管理質量

在我國水電工程檔案信息化管理上存在諸多問題，比較明顯的就是信息化建設與檔案管理的能力不夠。為此，就需要借助信息化技術，并將其與檔案管理相結合，利用計算機技術、物聯網技術以及大數據技術等，不斷提高水電工程檔案管理的效率和質量，推動水電工程檔案管理效率，使其朝著更加標準化、科學化的方向發展。與傳統檔案管理相比，信息化檔案建設與管理有利于實現檔案信息的長久保存，同時實現水電工程信息的有效利用，從而拓寬水電工程檔案管理的范圍。

1.2有助于促進項目檔案信息的共享

水電工程建設項目具有整體化、系統化等特點，即各部門之間要實現檔案信息的資源共享。然而當前我國水電工程檔案信息化建設的水平和質量比較一般，未能建立形成比較科學系統的管理運行制度。因此，為了實現檔案信息化建設與水電工程檔案管理，就需要采用全國統一的項目檔案管理軟件，促進水電工程信息的開放與共享，提高水電工程檔案管理的效率和利用率。就目前情況來看，全國各級項目檔案都已經朝著“無紙化”的方向發展，從而打破傳統檢索信息過程中存在的問題，實現檔案管理的最優化發展。

2檔案信息化建設的問題

2.1缺乏設計，資源浪費較為嚴重

許多水電企業雖然積極構建信息化的檔案管理系統，但是在實際的管理過程中，多是各個部門各自為政，導致信息化管理系統不具備兼容性，需要資源重復收集，或是部門之間的信息資源不一致，造成嚴重的資源浪費。

2.2信息安全的“不可靠性”

造成檔案資源不安全的因素有兩點：一是水電企業管理層缺乏信息化檔案管理的安全意識，導致審查與管理力度不足。二是伴隨著信息技術的進步，黑客的竊密技術也得到飛速發展，嚴重威脅著檔案信息安全。以現在正流行的“勒索病毒”為例，正是由于水電企業平時不注重加強防范，不注重技術維護，從而導致檔案信息被封鎖。

2.3對檔案數據缺乏深度挖掘

檔案信息不僅是水電企業過往決策的記錄，也是輸電企業未來發展的重要依據。在以往的檔案信息化建設過程中，許多企業僅僅對信息化進行建設，忽視了對檔案數據的深度挖掘，導致檔案數據沒有得到合理的運用，沒有發揮檔案信息對于企業決策的輔助作用。

3提升檔案信息化建設的幾點思考

3.1充分認識檔案信息化建設在工作中的重要地位

首先，應當從提升單位領導干部認識入手，使領導干部明白做好檔案信息化建設的重要性，最大程度地爭取到領導對工作的支持。其次，檔案管理部門內部應當細化分工。對每一項具體的與信息化建設有關的工作設置專職的管理崗位，將信息化檔案管理工作由被動局面轉化為主動。最后，單位應當積極開展豐富多彩的宣傳活動，普及信息化檔案管理知識，以提升社會各界對檔案信息化建設的重視程度。

3.2建立網絡檔案管理共享模式

隨著信息時代的到來，水電企業檔案管理的工作量越來越大，給檔案的開發利用帶來了困難。為了提高檔案開發的效率，必須將現代管理技術融入企業檔案的開發利用之中。建立信息網絡共享平臺是將現代管理技術融入檔案信息化建設的重要手段。建立共享平臺，使水電企業充分利用檔案信息，提高檔案管理信息化建設的效率。在實際工作過程中，檔案管理人員可以通過共享平臺獲取最新的管理信息，及時對檔案進行分類整理。各部門也可以利用共享平臺快速查詢所需信息，提高水電企業檔案的利用率。

3.3保證資金投入

一般來說，大多數水電工程要想做好檔案信息化建設，都需要通過財政預算才能保證相關工作的順利開展。因此，加大水電工程檔案信息化建設資金投放，就必須促進自身財政預算量的進一步提升，爭取將檔案信息化建設納入到政府的專項建設資金中，從而確保有充足的資金保證檔案信息化建設的順利開展。

3.4加大投入和完善檔案信息化建設中基礎設施設備

軟、硬件配置的提升，一方面有利于促進檔案管理信息化的基礎建設，另一方面也有利于提升檔案管理的質量和效率。因此，單位不僅要為檔案管理工作配備良好的計算機及系統，也要防患于未然，投入一定的資金來聘請專員設置嚴密的安全防護系統。

3.5水電建設項目檔案數字化工作

（1）文檔掃描

存量檔案的數字化工作，首先是對紙質檔案進行掃描加工，這是檔案數字化最基礎的工作。由于項目檔案掃描工作量巨大，無法對所有檔案進行掃描，因此我們在進行紙質檔案掃描時會按照一定的原則進行。對于已經形成的檔案，選擇具有永久、30年以上保存價值的完整、系統、準確的檔案逐步進行掃描，且最終完成檔案的目錄和全文的數字化處理，而對于短期保存、利用價值不大的檔案則緩處理或不處理。這樣既提高了數字化的效率，又減少了不必要的浪費，達到快速推進信息化建設的目的。

（2）建立電子文檔

各參建單位在移交紙質文件的同時，必須同步移交相對應的電子文檔;沒有電子文檔的，應進行掃描加工，制作成電子文件。電子文件歸檔按照國家檔案局、國家發展和改革委員會《建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理暫行辦法》執行;紙質文件數字化按照《紙制檔案數字化規范》（DA/T31）執行;數碼照片歸檔按照《數碼照片歸檔與管理規范》（DA/T50）執行;重要的錄音以WAV格式保存，其他的以MP3格式保存，音頻采樣率不低于44.1kHz;錄像以MPG、MP4格式保存。

3.6培養一批高素質的人才隊伍充實到檔案管理信息化建設中來

一方面，通過加強對檔案管理工作者的專業知識培訓，使其不斷豐富與信息化檔案管理工作有關的專業知識，并引導檔案管理者們樹立起終生學習的理念。另一方面，加強對現有檔案管理工作者的計算機技術培訓，使其掌握一些現代信息技術知識，并熟練掌握與檔案管理有關的應用軟件的使用方法，以適應信息化的發展要求。

4結束語

水電建設項目檔案信息化建設是一項艱巨的、系統的工作，只有高度重視、切實落實各項措施，才能快速推進水電項目檔案的信息化建設節奏，充分發揮檔案的作用，更好地為生產技術服務，為水電建設的快速發展服務。

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（作者單位：中國電建集團西北勘測設計研究院有限公司）