機(jī)關(guān)檔案管理存在的薄弱環(huán)節(jié)與解決對策探討

孫建軍

摘要：機(jī)關(guān)檔案管理能夠?qū)C(jī)關(guān)信息進(jìn)行綜合性處理，推進(jìn)檔案管理的規(guī)范化有利于機(jī)關(guān)單位資料的整理和歸納，防止重要信息的丟失和遺漏。機(jī)關(guān)單位的檔案管理工作建設(shè)是基于檔案管理的內(nèi)在需求所決定的，推動改革和發(fā)展有助于提升機(jī)關(guān)單位檔案管理的工作效率。本文將對當(dāng)前機(jī)關(guān)檔案管理存在的薄弱環(huán)節(jié)進(jìn)行分析，闡述檔案管理工作對機(jī)關(guān)單位的重要程度和重要意義，并對管理過程中存在的問題進(jìn)行解讀，就機(jī)關(guān)單位檔案管理工作如何發(fā)展進(jìn)行闡述。

關(guān)鍵詞：檔案管理;機(jī)關(guān)單位;探討

檔案管理工作的技術(shù)性和綜合性強(qiáng)，檔案信息的整理和歸納對于機(jī)關(guān)單位檔案管理起著至關(guān)重要的作用。隨著新時代的發(fā)展，機(jī)關(guān)單位也在發(fā)展過程中不斷迎來變革，檔案管理工作也隨著機(jī)關(guān)單位的發(fā)展不斷取得自我進(jìn)步。為了更好的推動工作效率和工作服務(wù)機(jī)關(guān)單位紛紛進(jìn)行檔案管理改革措施，這一系列舉措很大程度上的提升了檔案管理的工作質(zhì)量，但在改革的過程中，檔案管理工作的信息性和專業(yè)性仍無法得到提升，不利于其在機(jī)關(guān)單位工作中的重要價值和地位，為了能夠在今后的工作中更好的立足，深化檔案管理的價值和意義，必須將機(jī)關(guān)單位的檔案管理工作改革落實到位。

一、機(jī)關(guān)檔案管理存在的薄弱環(huán)節(jié)

1.基礎(chǔ)業(yè)務(wù)比較薄弱

部分機(jī)關(guān)單位對檔案管理工作不夠重視，還有一些基層機(jī)關(guān)部門不能正確科學(xué)的認(rèn)識檔案管理工作，不能有效的落實與學(xué)習(xí)相關(guān)的法律法規(guī)與相應(yīng)制度，從而造成檔案管理基礎(chǔ)業(yè)務(wù)水平相對薄弱，出現(xiàn)管理混亂的現(xiàn)象。從現(xiàn)階段部分基層機(jī)關(guān)檔案管理工作實際來看，缺乏明確的機(jī)制、標(biāo)準(zhǔn)以及工作流程，即使建立了相應(yīng)的檔案管理制度，也不能夠很好的落實下去，缺乏專業(yè)人員負(fù)責(zé)，單位領(lǐng)導(dǎo)也不能夠做好相應(yīng)的監(jiān)督管理，從而導(dǎo)致檔案整理不規(guī)范、信息不真實等實際問題出現(xiàn)，這些問題的出現(xiàn)阻礙了機(jī)關(guān)單位的發(fā)展，同時也浪費了巨大的資源。

2.信息化建設(shè)薄弱

隨著我國信息技術(shù)的發(fā)展，信息技術(shù)在我國各領(lǐng)域都被廣泛應(yīng)用，信息化檔案管理在一定程度上能夠?qū)嶓w的保管進(jìn)行脫離，不僅走向了數(shù)字化檔案管理，同時也走向了現(xiàn)代化檔案管理。然而，針對基層機(jī)關(guān)單位的調(diào)查發(fā)現(xiàn)，部分機(jī)關(guān)單位依然采用傳統(tǒng)管理方式，沒有將信息技術(shù)充分融入到管理工作中去，導(dǎo)致工作進(jìn)度與低成本方式難以保持同步，大大削弱了機(jī)關(guān)單位管理工作的反饋機(jī)制，并且還造成了檔案管理的同步要以更高成本作代價現(xiàn)象的出現(xiàn)，非常不利于當(dāng)前機(jī)關(guān)檔案管理工作的順利開展。

3.檔案管理人員工作素質(zhì)薄弱

檔案管理對于職工素質(zhì)要求較高，具有專業(yè)能力和業(yè)務(wù)能力的人才能勝任，然而，從目前我國機(jī)關(guān)單位的管理現(xiàn)狀來看，還普遍欠缺。一方面，很多檔案管理人員并不是專業(yè)教育出身的，很多都只是兼職，這樣的管理，勢必不能做到規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。另一方面，管理人員缺乏信息技術(shù)知識，在短時間內(nèi)沒有辦法適應(yīng)工作環(huán)境，在工作時總是出現(xiàn)差錯，最終造成了非常嚴(yán)重的后果，這些都是應(yīng)當(dāng)解決的問題。

二、檔案管理問題解決策略

1.完善檔案管理制度、提升管理效率

機(jī)關(guān)檔案管理制度的制定和落實對檔案管理工作的展開有重要作用，因此，單位必須構(gòu)建一套完善的檔案管理制度，要求管理人員在崗期間應(yīng)當(dāng)遵守工作原則，盡心盡職的完成自己的工作，全力保障單位檔案的安全。其次，在規(guī)章制度的落實上，也必須深入管理部門，將責(zé)任層層落實，讓制度起到約束和制約的作用。為了可以在真正意義上促進(jìn)機(jī)關(guān)單位的發(fā)展，檔案管理工作部門和相關(guān)人員必須強(qiáng)化責(zé)任意識，將工作徹底貫徹到根源上，各個單位也應(yīng)當(dāng)在此基礎(chǔ)之上，加強(qiáng)對檔案管理工作的監(jiān)督，創(chuàng)新和改善制度條件，提升檔案管理效率。

2.推動檔案管理的信息化進(jìn)程、改善管理環(huán)境

隨著時代的發(fā)展，信息技術(shù)的完善，機(jī)關(guān)單位要更新管理理念，做好檔案信息化管理工作。首先，必須要提升檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)，不僅需要擁有專業(yè)的知識業(yè)務(wù)能力，還必須擁有較強(qiáng)的計算機(jī)操作能力，這是信息化進(jìn)程發(fā)展的一大重要組成部分。假如工作人員不具備任何的計算機(jī)操作能力，是不可能在工作的時候完成任務(wù)的，就更別提管理質(zhì)量了，因此，機(jī)關(guān)單位在招聘的時候，就應(yīng)當(dāng)將知識業(yè)務(wù)能力和計算機(jī)操作能力當(dāng)成是聘用的條件之一。同時，還要通過培訓(xùn)和考試等方法來提升現(xiàn)有管理人員的專業(yè)性能力。

3.強(qiáng)化檔案管理服務(wù)、提升利用價值

為了能夠更好的展現(xiàn)出檔案管理的重要性，機(jī)關(guān)單位必須在一定程度上強(qiáng)化檔案管理服務(wù)質(zhì)量，這是提升檔案使用價值的重中之重，機(jī)關(guān)單位首先要做的就是轉(zhuǎn)變觀點，以服務(wù)當(dāng)成是導(dǎo)向?qū)嵤┕芾怼Ｆ浯危且獜?qiáng)化檔案資料的再次利用，單位在整理檔案的同時，還必須保證檔案的完整性，因為這些資料都可以給單位的發(fā)展提供有力的依據(jù)。

4.加強(qiáng)檔案管理工作培訓(xùn)

檔案行政管理部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對檔案管理工作的培訓(xùn)。通過培訓(xùn)課程的開發(fā)，可以交流檔案管理的基礎(chǔ)知識，提高員工的專業(yè)素質(zhì)，更好地運用他們的專業(yè)知識開展工作。同時，還需要在政府機(jī)構(gòu)進(jìn)行深入指導(dǎo)和現(xiàn)場培訓(xùn)。另外，從國家層面上，選擇一些有一定檔案管理基礎(chǔ)、作風(fēng)優(yōu)良的單位作為重點培訓(xùn)指導(dǎo)單位，建立一定的模式，以此促進(jìn)其他單位檔案管理水平的提高。示范單位檔案管理的優(yōu)勢應(yīng)得到體現(xiàn)，各代理單位檔案管理的科學(xué)管理應(yīng)做到有的放矢。

結(jié)語

綜上所述，雖然我國在機(jī)關(guān)檔案管理上已經(jīng)積累了一定的經(jīng)驗，但是整個過程依舊存在諸多薄弱環(huán)節(jié)，不利于機(jī)關(guān)檔案管理的持續(xù)發(fā)展。為促進(jìn)機(jī)關(guān)檔案管理水平的提升，需要深入了解機(jī)關(guān)檔案管理的現(xiàn)狀及相關(guān)問題，積極加強(qiáng)宣傳工作、提高對檔案工作的認(rèn)識，建章立制、提高檔案管理的規(guī)范性，合理增加投入成本、夯實檔案管理基礎(chǔ)，提高指導(dǎo)力度、加強(qiáng)檔案管理隊伍建設(shè)，通過各種方式提高機(jī)關(guān)檔案管理工作的質(zhì)量，使其能夠更好的服務(wù)于我國人民及機(jī)關(guān)單位的發(fā)展。

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