新形勢下如何做好工程檔案資料收集整理工作

劉慶平

摘 要：隨著國家經濟的日漸繁榮昌盛，建筑業迎來了新的發展高潮，行業規模迅速增大，產值屢創新高，工程質量的優劣一直以來都是社會關注的重點。工程檔案資料的收集和整理作為建筑施工行業管理的重要組成部分，是工程質量的否決項，然而當前的檔案資料收集和管理工作存在著弊端，制約著建筑工程行業的健康發展，迫切需要進行進一步規范和完善。

關鍵詞：新形勢;工程檔案;資料收集;資料整理

1 引言

伴隨著科學技術的飛速發展，在城市化改造的進程中，建筑工程施工技術實現了跨越式地提升，建筑工程作為城市建設的重要環節，是依據技術圖紙而建造的工程實體。工程檔案真實可靠地記載了施工過程中的內容，例如：工程批復案卷、工程概覽、驗收文件等，是衡量工程質量是否達標的重要依據，工程檔案資料的管理工作能夠給予工程建設以科學有效地指導，為城市建設規劃和發展提供強勁的助力。如何科學高效地對建筑工程資料進行收集和管理是需要認真研究和對待的問題。

2 保證工程技術資料收集整理齊全

建筑工程與人民群眾的生命財產安全息息相關?！督ㄖこ淌┕べ|量驗收統一標準》對工程技術資料管理作出了明確的規定，要求工程質量相關的資料應當準確完整，工程資料應當跟隨工程進度做好準確記錄，不得有缺失、漏掉的信息。建設工程本身具有較強的復雜性，設計的環節眾多，容易受到外界因素的影響，不同的施工環節由不同的人員負責，增加了工程檔案資料收集的難度，這就需要工程施工人員掌握檔案資料收集、整理的規范，將工程資料收集全面，及時對需要復檢的材料進行復檢，做好試驗記錄，保證工程檔案資料的完整性、準確性和全面性。工程檔案資料是對施工中材料使用、驗收、做法等方面情況的記錄，在工程管理中起著至關重要的作用。工程施工過程中，施工隊伍的技術水平、綜合素質和責任意識對工程檔案資料的收集、整理有著直接的影響作用。檔案資料管理人員應當加強對資料收集、整理專業知識與技能的掌握，熟悉工程資料管理的流程，不斷更新知識，及時發現和防止資料工作中的問題，保證工程檔案資料工作的質量和效率得以提升。

3 建筑工程資料管理中的主要問題

3.1 不重視工程資料的整理

在一項工程中，有的單位只注重工程施工、技術、成本預算與核算等工作的開展，對資料的收集則采取忽略的態度，認為只要保證了工程質量，其他工作都是可有可無的，尤其是資料整理要配置專門人員，非但要消耗大量的人力和財力，反而對施工質量和進度毫無用處。在這種錯誤觀念的影響下，資料收集整理工作得不到重視，更得不到順利開展，工程竣工之后需要用到材料時才會去費力收集，這時有些重要材料可能就不夠全面、不夠準確，甚至存在缺漏信息的情況。當接受監督和檢查的時候，工作人員就會進入緊張的弄虛作假中，材料幾乎相同、內容幾乎全是“完美”，在沒有結合工程施工實際情況的前提下，材料中的數據存在較大的重復和誤差，導致材料不合格現象頻繁發生，嚴重影響了工程檔案管理的順利開展。

3.2 資料收集整理質量有待提高

在工程檔案資料的收集和整理中，要求資料工作人員要有強烈的責任意識，熟悉工程、技術等方面的知識和技能，只有這樣才能對工程資料進行合理的分類和保存，在整理的過程中，必須注重重要資料的完整性和精確性，及時檢查是否存在缺漏項。然而，有些單位在日常的資料收集和整理中，由于不夠重視導致資料存在缺項漏項，資料工作人員沒有對工程記錄進行分類編號，有些存在密切關系的資料被分開存放，造成資料管理的局面混亂，工程檔案資料在上交的過程中也沒有經過領導的簽字確認，導致資料管理責任不清。同時，盡管多數工程檔案資料按照規范的程序進行了整理，但是資料卻時常存在不規范的問題，工程施工中的實則值不符合實際、驗收記錄和檢查記錄缺失、工程涉及變革及技術執行記錄不全等問題都是資料質量不高的表現特征。

3.3 缺乏完善的資料收集整理體系

工程檔案資料管理就是對建設工程從設計到施工完畢的過程中產生的文件資料進行收集、整理、保管的工作。從當前工程檔案資料管理的整體現狀來看，工程資料收集之后，工作人員未能按照檔案管理規范進行資料的裝訂，這就使得工程檔案資料陷入混亂，甚至發生嚴重的資料丟失。工程檔案資料管理本身要求較強的嚴謹邏輯，在進行資料的分類、歸納、整理、存檔的時候，應當嚴格按照規范要求，避免出現疏漏和差錯。當前，有些單位對工程檔案資料的保存工作存在一定缺陷，有些資料沒有被妥善的編碼、排序和裝訂，相關文件的原件和復印件沒有進行分開存放，這就使得檔案資料后續的查閱和利用更加復雜，帶來了不必要的工作麻煩。還有些單位甚至在保存文件的時候出現嚴重錯誤，致使檔案信息缺失，為工程的順利開展造成了嚴重的負面影響，更甚者帶來巨大的經濟損失。同時，在檔案資料管理機制方面存在著不健全的問題，使得檔案資料的收集和整理無法保持與施工進度同步，還會導致資料的嚴重缺失，進而制約檔案管理工作的有序開展。

4 如何正確對建筑工程資料進行收集和整理

4.1 增強對工程資料的重視

在建筑工程管理中，技術資料的管理直觀重要，因為技術資料要在工程檢驗、管理、使用、維護和調整等方面發揮重要功能，還可以作為掌控施工過程的重要依據。高質高效的工程檔案資料保存，能夠從根源上對工程加以完善管理。工程管理和利用中不可或缺的就是技術資料的支撐。因此，在工程檔案資料的管理過程中，領導者和管理者應當對資料的收集和整理高度重視，通過加大宣傳力度，提升部門和職工的思想認識，確保他們在資料收集整理中提供有力的支持與配合。要想科學組織資料管理，就必須在工程施工前構建一支高素質、能力強的資料工作隊伍，在工程的全過程建設中，科學、規范地收集、整理相關資料，保證資料詳細完整地記錄工程實際情況。

4.2 關注材料收集整理的具體細節

在工程檔案資料的收集整理過程中，應當配置專門的專業人員，在與施工進度保持同步的基礎上，根據工程量、批次的順序進行資料的收集工作，保證工程施工的每個環節都得到了有效的記錄。若是缺漏了其中一個流程，就必然會導致資料不完整、不系統，更無法體現工程實際情況，也談不上為工程質量提供說明依據。例如，在做工程驗收記錄時，要詳細、明確地走完規范的手續，保持在內容上與時間上與真實情況的吻合，只有這樣，記錄的信息和數據才能為后期的查詢和使用提供真實、準確依據。同時，要做好工程檔案資料的分類和歸檔工作，編制的目錄要有層次、要清晰明了;在條件允許的情況下，要對工程材料的原件進行歸檔，歸檔的質量、內容和時間都應當嚴格遵循工程檔案管理的標準。

4.3 提高工程檔案資料收集整理質量

工程檔案資料的收集和整理應當遵循質量高、真實可靠的原則。在資料收集的過程中，必須保證資料中該簽字的地方有清晰的簽字，對填好的資料不要所以改動，保證資料中信息的原始性和客觀性;要堅持實事求是的原則，真實記錄工程施工中發生的時間;資料的收集與整理要保持與工程進度的同步進行，施工環節進行完，資料整理也要同時完畢，禁止事后補充，避免資料不真實、有缺漏的情況發生。資料的收集要從具體環節做起，做到及時、科學的檢查和檢驗，及時發現資料中的不真實、不正確之處，及時對錯誤進行修改，從根源上避免施工中的安全隱患。針對工程中使用的材料，要進行嚴格的檢查和檢驗，并做好復檢記錄，為工程中材料的運用提供判斷依據。

4.4 加強檔案材料收集整理信息化建設

工程檔案材料收集整理的最終目的是為工程的后期維護、調整提供利用價值，為城建提供高效的信息服務。對城建檔案館來說，信息化建設就是檔案材料數字化、電子化的過程。一方面應當加快檔案網絡建設，構建檔案材料的網絡目錄，對工程檔案資料進行數字化轉化，將完整的材料保管在數字化檔案系統中;另一方面，對需要保管的檔案材料應當以數字化的傳輸手段輸入到安全的管理系統中，從材料來源上保證檔案材料的數字化整理。同時，應當加強對檔案材料工作人員的信息技術培訓，督促他們積極學習豐富的專業知識與技能，保證工程檔案材料的收集整理真正走上信息化道路，進而提升工程檔案材料的收集整理質量和效率。

5 結語

城建過程中，工程檔案材料的形成、保管與利用都發揮著中觀重要的作用，隨著社會城建對建筑工程的需求增加，工程檔案資料的收集整理工作也面臨著更高的要求。在工程建設的過程中，必須重視并做好資料收集整理工作，并保證檔案的質量、真實、可靠，讓資料完整、精確地反映工程建設的整個過程，只有這樣才能保證檔案資料的在工程中的高效利用價值。

參考文獻

[1]袁莎莎：如何切實加強工程檔案的整理與應用，城建檔案，2018（02）。

[2]趙敬：淺談如何做好公路工程檔案的收集與整理，人民交通，2019（01）。

[3]林靜：工程檔案管理面臨的問題及應對策略，2017（03）。

（作者單位：安徽省蕪湖市南陵縣城建檔案館）