試析怎樣做好機關檔案宣傳工作

鐘雅嬋

摘 要：機關檔案宣傳工作非常重要，不僅能極大促進機關檔案工作順利開展，而且對整個檔案宣傳工作大局也有著積極的意義，它應該引起廣大檔案同仁的重視和加強。本文從《機關檔案管理規定》相關條例出發，結合工作實踐，對機關檔案宣傳工作的含義、作用、對象、內容、方法以及檔案宣傳工作對檔案員提出的要求等進行了創建性的闡述。

關鍵詞：機關檔案宣傳工作;含義;作用;對象;內容;方法;要求

引言

關于機關檔案宣傳工作，根據筆者了解，在此前的相關檔案法規中未見有明確規定，在知網等論文庫中也幾乎搜索不到以“機關檔案宣傳工作”為主題的論文（搜索時間截止到2019.6.10）。因此應該可以認為這是首次在檔案法規上對機關檔案宣傳工作作出的明確規定，并且此前業界和學界對此關注得比較少。從機關檔案工作實踐中可以得知，機關檔案宣傳工作非常重要，不僅能極大促進機關檔案工作順利開展，而且對整個檔案宣傳工作大局也有著積極的意義，它應該引起廣大檔案同仁的重視和加強。《規定》中的內容是對以往機關檔案工作經驗的總結和固化，提出“機關檔案宣傳”的任務要求，說明了機關檔案宣傳的作用和重要性已經逐漸被人們所認識。為使機關檔案宣傳工作引起更多的關注和重視，筆者結合工作實踐對此進行一番思考，以期拋磚引玉，期待更多檔案同仁對此項工作內容進行豐富和完善。

一、機關檔案宣傳的作用

1.幫助員工學會利用檔案，充分發揮檔案作用

檔案是單位信息資源庫，可能藏著職工需要的信息，這些信息也許能夠幫助職工減少重復勞動，提高工作效率，甚至解決一些問題。然而許多單位里的職工并沒有意識到這一點。他們尋找某個信息，往往“眾里尋他千百度”，“不知轉入此中來”。大部分人沒有查檔的意識和習慣，不知道可以試著到檔案里尋找資料，不知道有些工作可以借鑒原有成果，在前人工作的基礎上進行，從而產生“多快好省”的效果。這就要通過宣傳，幫助職工學會利用檔案來解決問題，充分發揮檔案作用，回歸到機關檔案工作的本意。

2.填補了檔案宣傳工作的空白區

檔案宣傳工作是我國檔案事業的一個重要內容。國家和各省不定期舉辦專門的檔案宣傳工作會議和發布檔案宣傳工作要點，表明了國家對檔案宣傳工作的重視。然而總體而言，宣傳效果還是不盡如人意，人們的檔案意識仍舊處在一個比較低的水平。一般所說的檔案宣傳工作主要指針對社會大眾的普通性宣傳，內容相對比較寬泛。它是一種面向社會的、宏觀的宣傳，無法深入面向社會機構、機關單位內部的人員。實際上每個機構和單位都需要做好檔案工作，而做好檔案工作的前提是大家都有一定的檔案意識。目前情況下，宣傳還是培養這個檔案意識一種重要的手段。在檔案宣傳工作無法深入到達的機關內部，機關檔案宣傳正好適逢其當，填補了這個空白。

3.深入細化檔案宣傳工作

機關檔案宣傳工作還有著檔案宣傳工作（指前文所述的面向社會大眾的普通宣傳工作，下文同）沒有的優點。由于檔案宣傳工作是面朝大眾，并不觸及個人，就某個受眾而言，宣傳過后能否留給他深刻印象，從而提高他的檔案意識，很難說。而機關單位內部恰如一個熟人小社會，宣傳者和宣傳對象距離比較近，宣傳時再特別注意貼近工作生活實際，貼近職工利益，那么這樣的宣傳因為“和我有關”、“就在身邊”，往往更能深入人心。另外，檔案宣傳工作基本是一種單向宣傳，無法及時收到反饋信息，但機關內部，由于與受眾距離小，受眾的反應可以被及時捕捉到，從而對宣傳內容和宣傳策略做相應調整，以達到更佳的效果，那么檔案宣傳工作也得到了深入和細化。

二、機關檔案宣傳的對象

機關檔案宣傳工作應面向全體人員，包括單位領導，部門負責人和普通職工。機關檔案工作涉及到各個部門各個崗位，每個人的支持配合程度都對檔案工作成效產生影響，且不同角色對檔案工作產生的影響也有所不同。

1.單位負責人

單位負責人是影響機關檔案工作成效最重要的角色之一。檔案界有一個老生常談的話題就是“領導重視”。事實證明，一個單位只有領導重視檔案工作，檔案工作才能開展順利。認知是行動的基礎，領導重視檔案工作的前提是他對檔案和檔案工作要有一定的了解。只有領導對檔案工作的內容、成果、作用有了一定的了解，他才會認識到檔案原來這么有用，檔案人員并非清閑無事，檔案工作應該做好、應該支持，這樣他才會真正重視起來。領導一旦重視起來，工作就好開展很多了。而讓領導了解檔案工作，宣傳是一種很重要的方法。

2.部門負責人

檔案協調工作中，單位負責人的意見是一個方向性、指導性的意見，協調工作的實質進展，則需要部門負責人承上啟下、貫通左右去部署和落實。可見，部門負責人在協調機制中的作用是很關鍵的。部門負責人進行協調工作，固然是服從工作安排，履行工作職責，但他對檔案工作的理解程度會影響他主觀能動性和積極性的發揮，而人的主觀能動性和積極性對工作成效的影響是毋庸置疑的。為了調動部門負責人協調檔案工作的主觀能動性和積極性，就應該向他們宣傳有關檔案工作的知識，提高對檔案工作價值意義的認識，從而調動他們的主觀能動和積極性，將協調工作做的更好。因此，必須向部門負責人進行檔案宣傳工作。

3. 普通職工

普通職工是和具體的檔案業務工作發生關系最多的成員。大多數的檔案來自于他們的工作，檔案最大的利用群體也是他們。每個職工都是潛在的歸檔材料提供者，也是潛在的檔案利用者。在歸檔移交、編制檔案期限表、檔案鑒定等合作性較強的業務環節，還需要相關業務人員配合、參與。他們的檔案意識如何、配合程度如何，直接關系到檔案工作的質量。因此需要向他們宣傳檔案工作，提升他們對檔案作用的認識、增強對檔案工作的了解以及提高他們對自身在單位檔案工作中的職責的認識，從而更自覺地支持配合檔案員開展檔案業務工作。

總之，機關檔案宣傳必須是從單位負責人到部門負責人再到普通職工的全覆蓋式的宣傳。

三、機關檔案宣傳工作的方法

工作方法決定工作成效，采用適當的宣傳方法，才能達到理想的宣傳效果。事實上，機關檔案宣傳可以采取的方法是多種多樣的，可以根據不同的情況靈活采用。

1.工作匯報文件或工作交流文件

這種方法相對正式。使用文本呈送或交流的特點是可以使受眾對宣傳內容了解得更加清晰具體，且顯得正式、鄭重。適用于信息量大、比較正式的內容。比如介紹本單位檔案及檔案工作情況，請求領導同事在工作中予以支持等。以工作匯報的形式呈送給各級領導，或工作交流文件的形式遞交給單位同事。業務內容表述要嚴謹，引用數據要正確，文字要兼顧專業和通俗性，態度要真誠，語氣要誠懇。

2.群

現在幾乎所有的單位都有工作群：qq群或微信群。由于群消息發布即時、受眾面廣，傳遞消息的效率極高，群交流已經成為單位內部工作交流的一個重要方式，特別是發布有關通知，進行有關宣傳，十分便捷高效。那么機關檔案部門也可以借助這個平臺，在群里分享有關檔案法律法規或重要檔案新聞。當然在群里發布關于檔案的信息要選擇時機，注意頻率，畢竟是公眾網絡空間，不能刷屏，引起反感，而要根據具體情況適當發布。

3.朋友圈

朋友圈是目前人們生活中最重要的社交平臺之一。幾乎人人都有朋友圈，許多人每天都要看朋友圈。朋友圈可發布的內容題材是相當廣泛的，從個人生活到國情社情、養生保健、專業科普等等，只要不違反有關法律法規即可。那么機關檔案工作人員也可以利用朋友圈的發布功能，來推送相關檔案法律法規，進行檔案法宣傳，也可以曬曬自己的日常檔案工作，增加同事們對檔案工作的了解。

4.融入日常工作

除了專門的宣傳，在日常工作中也可以把檔案宣傳自然而然地融入其中。比如，在收集檔案過程中，在交接工作中，在查檔利用時，總之在進行檔案工作的業務往來時，就可順便說明一些相關檔案工作的道理。點點滴滴，日積月累，潤物無聲地宣傳檔案工作。

四、結語

總之，機關檔案宣傳工作既能促進機關檔案工作順利開展，同時還是國家檔案宣傳工作的深入和細化，做好這項工作也需要注意一定的工作方式方法。希望更多檔案同仁的重視并做好機關檔案宣傳工作，推動整個機關檔案工作更好的開展。

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