OA系統在三甲綜合性醫院門診信息化管理的應用研究

曹林鳳

摘 要 醫院信息化發展已經是中國醫療服務改革的重要內容。辦公自動化（OA）成為醫院顯得行政管理的重要工作形式。OA系統在浙江省某三甲醫院門診部行政管理中的深入應用，顯示了OA系統可以提高門診工作效率、表單填寫正確率、數據管理便捷，但是OA系統使用過程中也存在醫院整體使用率不高、信息孤島、培訓不足和審批延誤等問題。未來的工作中，通過加強宣傳、建立完善考核制度、提高OA隊伍專業性、審批權限分層執行等優化策略，進一步推進OA系統在醫療機構的應用。

關鍵詞 辦公自動化;門診信息化;綜合醫院

醫院信息化發展已經成為中國醫療機構服務的特色1，也是醫療改革的重要內容之一。醫院進行信息化建設的過程主要是利用計算機網絡技術和通信技術等，在醫院服務和管理系統中進行系統化、整合化的布局和管理。醫院各種醫療活動相關的數據、資料、圖像等信息進行綜合收集、分類、統計、儲存、分析，再進行加工成綜合化信息數據，為醫院進行綜合信息管理提供重要參考依據2。辦公自動化（Office Automation，OA）目前成為醫院現代化行政管理的主要技術。OA是一個能夠完美實現智能運行和信息處理的自主辦公系統，能夠在短時間迅速實現信息的調用、處理和共享，可以大大提升醫院行政服務流程的便捷性和有效性3。

在國內大多數三甲綜合性醫院，門診往往是醫療服務和管理的難點。超負荷的門診患者、醫務工作者的繁重壓力、各學科門診服務的差異性，以及越來越高的醫療服務需求，都成為現代化綜合醫院門診部門亟須解決的問題。我們將OA系統在浙江省某三甲綜合性醫院門診部的行政管理中的應用進行經驗總結和問題分析。

1 應用背景

我院是浙江省三級甲等大型綜合醫院，是中國醫療教學科研綜合排名前十的大型醫療機構之一。醫院擁有5800余名員工，擁有2個國家重點學科、22個國家臨床重點專科，門診擁有39個普通門診，52個專科，專家452位，日出診醫師400余人次，日門診量1.5萬余人次，年門診總量350萬余人次。在這樣龐大的門診規模下，如何更合理、高效、及時的處理各臨床科室的門診工作安排需求，形成良好的反饋機制，成為我院門診管理中的重要工作內容[1]。

2 門診管理OA系統的設計

為此我們將OA系統（辦公自動化系統）引入到門診部的管理工作中。根據本部門管理工作特點先設計工作表單，再根據實際使用情況優化表單，將門診部所有審批流程無紙化，建立流程數據庫，實現在OA系統中在線。具體表單內容包括：①門診權限開放表;②新開設專家門診申請表;③專家門診調整表（包含新增）;④新開設普通/專科門診申請表;⑤普通/專科門診調整申請表;⑥專家門診停診申請表;⑦專家個人介紹信息表;⑧門診易拉寶/電子屏宣傳信息表;⑨普通門診/專科門診信息更改表。門診OA模塊具體見圖1[2]。

3 門診管理OA系統的應用經驗

3.1 門診工作效率

OA系統使得門診工作流程自動化，解決了時間和空間的限制，能夠及時啟動和完成門診各項工作的審批。以“新開設專家門診申請單”作為指標為例：OA使用前，6個月內收到表單32人次，平均審批周期為6.5天;OA使用后3個月，收到表單18人次，平均審批周期為22.8小時，其中時間最短的表單審批只用了28分鐘。真正體現了高效、及時的工作效率。

3.2 表單填寫的正確率

紙質表單申請人在填寫時會根據自己的理解填寫信息，提交后因為信息錯誤退回重填時常有發生，浪費了人力、物理資源，影響流程正常流轉。OA系統的填寫都有明確說明，填入不規范的信息會出現提示，無法遞交表單，從而保障了表單100%正確率。

3.3 門診數據庫管理

門診各類流程申請表的使用量，表單的平均流程周期等都可以進行快速統計和分析。為今后門診診療工作的大數據分析提供了重要的數據保障。有效節約了人力、物力成本。“從一張紙，一支筆，一條腿、一組人的審批時代”跨越到了“信息自動的時代”。這是便捷的無紙化辦公時代帶給我們的體驗。

3.4 門診OA系統的不足

（1）使用率不高：部分臨床醫師對OA系統的認識不足OA系統作為日常管理系統的一種，其在門診流程審批管理中具有重要作用。用戶對流程進展進行及時瀏覽，使工作效率顯著提升。但是，由于多年來被傳統觀念限制，尤其是年齡大的醫師對信息化流程的接受度較低，依然習慣于紙質流程。導致門診部在應用OA系統的同時，還在應用紙質流程，影響了OA系統的使用率。

（2）信息孤島：OA系統網絡平臺搭建不夠健全。目前OA系統的數據庫只限于表單流程內容的統計、分析。沒有和醫院的HIS系統接入。導致很多的大數據不能進行有效分析利用，一定程度上限制了門診部精細化管理的腳步。例如專家門診停診單，我們通過OA系統可以掌握一個科或個人的停診次數，但是因為沒有和HIS系統相關聯，就不能計算它的聽診率，就不能及時有效的提醒申請人。

（3）缺少全院性培訓：目前門診OA系統在醫院內剛剛啟用，還缺少系統性的全院培訓，因此許多科室尚不清楚門診業務的新模式，也導致新舊模式同時存在。

（4）延誤審批：目前OA系統的審批權限都在科室正主任。由于工作繁忙、對OA系統認識度不高等原因，導致一部分流程審批滯留在科主任環節，導致流程進展緩慢，或有的申請人重復走一遍紙質流程[3]。

4 門診管理OA系統優化對策

任何一個管理模式的存在，有優勢一定也有它的不足之處。這也是我們管理者需要不斷積累經驗，不斷完善管理方式的必經之路。

4.1 加強宣傳，建立完善的考核制度

OA系統使用的安全性、高效性、便捷性在管理工作中顯得非常突出。一方面通過院周會傳達全院全面開展使用OA系統的通知，另一方面信息人員對全院進行培訓。各個制定一位OA系統管理員，負責在本科室推廣OA系統使用，匯總使用后的意見、建議，上報門診部進行系統的優化。各科OA系統的使用率和績效考核相關聯。形成“層層重視，人人會用的局面”，提高OA系統使用率，逐步取消紙質流程。

4.2 提高OA專業隊伍水平，完善OA 系統的建設

目前OA 系統的建設主要是第三方軟件公司。他們是專業的信息人員，但是對醫院的個性化的認識欠缺。因此我院負責門診部信息工作的組員，門診部工作人員，OA建設者要一起把需求轉化為方案最后落實為指標。在保障醫院信息安全的基礎上，將OA數據庫和His系統數據庫相關聯，攻克OA系統數據孤島問題，對現有數據能進行有效分析、處理，并將數據和門診部管理指標對應，對于超過指標的科室或個人在下一次提出流程申請時給予提醒或限制更能。由此進一步加強了門診的信息化、精細化管理。

4.3 審批權限分層次執行

所有需要審批的表單，按重要性和流程設計的審批層面不同，確定不同審批人員。如將表單分為（A、B、C三個等級）A級將審批權限設置給科室主任，B級將審批權限設置給科室副主任，C級設置給科室指定的OA 系統管理員。分層審批既對流程審批進行了嚴格審批，又減輕了各級審批人員的工作負荷。科內有年齡特別大，的確無法個人完成網上流程的，本人提出申請，門診部可以根據具體情況將本人的權限轉給其委托人長期代理辦理業務。

5 結束語

智能化辦公的時代已經來領，希望通過不斷地優化OA系統，更好地為臨床、醫技科室服務。高效、便捷、安全的工作流是我們的要求。院內流程“一次都不用跑”是我們的目標。

參考文獻

[1] Tu J，Wang C，Wu S. The internet hospital： an emerging innovation in China[J]. Lancet Glob Health，2015，3（8）：445-446.

[2] 夏磊.醫院計算機信息化建設與管理研究[J].醫療與信息化，2018， （28）：138.

[3] 林小燕.醫院信息化辦公中OA辦公系統的應用[J].信息與電腦，2018，（14）：107-109.