淺述新時期電子信息檔案管理體制的影響和解決措施

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摘 ? ?要：檔案管理水平直接影響著其他各項工作的開展，相關工作人員要重視相關工作的開展，并根據時代的發展要求不斷創新，確保檔案管理工作能夠順利開展。信息時代的飛速發展，使得人們習慣運用信息化技術來獲取相關信息，這就要求檔案管理工作要及時創新，不能再拘泥于紙質檔案的管理和運用，而要將相關檔案電子化、信息化，滿足人們對檔案需求的及時性，促進單位各項工作的開展。本文主要針對信息檔案管理體制的影響和解決措施進行簡要分析。

關鍵詞：電子信息;檔案管理;影響;解決措施

一、信息時代對檔案管理的新要求

1.1要逐步實現檔案管理文件的電子化和信息化。我們都知道，過去的檔案管理主要是紙質文件的管理，而當前為了實現檔案管理工作的信息化，必須提前做好相關檔案文件的信息化工作。一方面要將過去的紙質文件通過信息化設備來將其電子化，在實現電子化的過程中要切實保證各項資料的真實性;另一方面要做好當前各項電子資料的收集和整理，及時對電子檔案庫進行相應的更新。

1.2要及時做好各項電子檔案的整理和歸檔工作，避免造成檔案的丟失和遺漏。首先要根據檔案管理工作的要求對相應的電子檔案進行相應的編碼和排序，通過編排可以使相關電子檔案利落整齊，一看到相關編號就能知道是哪一年的檔案，方便后期的歸檔和利用。其次要做好歸檔工作，相關的電子檔案要按照要求進行歸檔，并詳細地做好記錄工作，方便檔案的查找和應用。最后要嚴格制定科學的電子檔案管理制度，通過相關制度來減少對電子檔案的破壞，確保電子檔案機制能夠得到很好的應用。

1.3要根據檔案管理信息化的工作要求做好相應的信息化工作。一方面要及時購買相應的信息化設備，比如計算機、打印機、掃描儀等等，只有具備了這些信息化設備，才能順利完成檔案電子化的相關工作。二是要及時建立檔案管理信息化的相關搜索和數據庫的工作，搜索引擎的建立是為了后期信息化檔案的利用，而數據庫的建立是為了更好地開展電子檔案的歸檔工作，只有這樣才能充分完成檔案管理的信息化，才能切實提高檔案管理效率。

二、傳統電子信息檔案中存在的問題

2.1主要依賴人為管理

我國廉價勞動力較充裕，因而，在傳統電子信息檔案管理工作中，經過人力來補償管理的缺乏是很常見的。傳統的電子信息文件管理方法是一種相對樸實的人為管理。會集管理很多電子信息文件對檔案管理員而言十分耗時耗能，且由于人工管理而不可避免地存在許多問題，乃至呈現管理過錯，埋下了不少的文件信息數據危險。

2.2管理模式較為落后

傳統的電子信息文件管理模型選用渙散管理，是因為其可以最大程度地節省管理成本。但是，這種渙散的管理模式也存在十分喪命的缺點，很容易導致數據不完整，例如，需求檢索電子消息。當需求一切信息時，有必要往復多個當地以便徹底收集數據，有時因為某些數據的丟掉，電子信息不完整。

2.3難以做到精細化管理

電子信息文件掛號信息是反映電子信息文件管理的重要數據。但傳統的電子信息文件注冊信息并不詳細，這可能導致重要數據在出借時被存檔、丟掉和混淆。此外，傳統電子信息文件的注冊也由人完結。雖然管理載體是計算機，但根據實際情況而言，電子信息文件掛號信息自身十分不安全，而且丟掉重要數據的概率也增加了。

三、檔案館電子信息檔案管理系統功能性策略

3.1電子信息檔案管理系統安全管理工作

電子信息檔案管理系統結合網絡技術手段，經過對各項工作的統一、規范管理，能夠做好與檔案館各個部門的業務對接，實現系統化、一體化的管理。尤其是現階段的網絡技術水平不斷發展，電子信息檔案的傳輸與共享速率逐步提升，人們體會工作便捷性、高效性的同時，在安全管理階段也有著硬性要求。所以考慮電子文件聯網之后的應用更容易受到網絡病毒的侵害，所以做好對電子信息檔案識別，從歸檔工作開始之初要求部門對這項工作全權負責。同時還需要檔案管理部門明確歸檔的要求，經過轉化之后的電子檔案，利用前端控制的有效途徑，能夠確保有價值的電子信息檔案建立防偽標識，在防偽技術調控階段，確保對不良網絡病毒有強的抵御效果。

3.2電子信息檔案管理系統查詢與統計模塊

電子信息檔案管理系統主要目的是為了方便管理員歸檔工作，給后續的檔案查詢、庫房管理提供一定的功能性引導。庫房管理查詢工作，通常需要將架號、庫號、格號輸入，后續找出相對應的電子信息檔案。檔案查詢應用功能，還需要將查詢檔案的類型明確，通過對檔案歸檔時間明確，在系統不同的模塊應用期間，管理員針對其統計與歸檔功能，明確檔案的位置并調取應用。管理員統計自己的整體工作量時，電子信息檔案管理系統獲取查詢信息之后，就能夠實現對相應的統計信息內容的搜集與調用，整體工作的便捷性與高效性都能進一步提升。

3.3電子信息檔案管理系統歸檔功能模塊設置

檔案館在電子信息檔案歸檔管理階段，將電子信息檔案入庫之后，后續還有庫房管理、接收歸檔、檔案轉移、檔案撤銷等具體工作。從庫房管理層面上看，該模塊主要目的是將現有的電子信息檔案進行庫房信息的創建、調整、刪減，在系統中行使此權利期間，需要將庫房編輯、檔案轉移等具體工作進行劃分。也就是在系統應用期間，庫房信息包含諸多方面，從庫房名稱、標號、面積諸多信息入手，將各項參數的獨立性保障起來，便于滿足后續管理員在信息刪減、修改方面的操作需求。從檔案信息移交工作上看，電子信息檔案管理系統設置該模塊就是為了控制在檔案移交階段可能會存在的問題，一般是檔案管理員在數據上傳、歸檔階段的信息遺漏，需要重新將電子檔案信息移交處理，在系統界面操作期間，通過對移交、查詢點等具體業務的判斷，將數據進行轉移，后續的查詢效果增強。

結束語

綜上所述，檔案館管理工作人員，為了將電子檔案信息管理質量進一步提升，需要將電子檔案管理系統建立并完善起來，探索其對實踐工作的服務性價值。對于檔案館來講完善系統工作，能夠將檔案管理工作的資金投入有效控制，整體的管理水平、服務水平提升，能夠將互聯網的優勢作用展現出來，建立模塊并探索全新的管理模式、管理技術，實現對電子信息檔案的完善管理，提升檔案館的整體工作效率。

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