簡論企業檔案管理風險防控

陳麗娟

摘要：在企業所進行的日常經營活動中，檔案管理是其尤為關鍵的構成版塊。可無論是在企業業務還是實體保管等方面，檔案管理工作在開展的過程中均存在這樣或那樣的問題與風險。因此，需要在經營管理的過程中，提高對檔案管理工作與管理風險防控的重視，通過有效可行的辦法解決管理過程中存在的問題，增強檔案安全程度，進而為企業持續發展提供強大信息支持。文章也會對檔案管理風險的有關防控路徑進行簡要分析。

關鍵詞：企業檔案管理;風險;風險防控路徑

在信息化技術高速發展的過程中，在企業管理活動中逐漸融入了數字化技術，而且該技術也廣泛有效的應用在企業檔案管理工作中。由此為企業未來的檔案管理工作帶去了全新的發展機遇，也有效防控了現階段在企業檔案管理工作中所面臨的諸多風險。

一、為企業檔案帶去風險的主要原因分析

第一，沒有完善與健全的檔案管理方式及制度體系。現階段，一些企業在檔案管理工作上始終延續著以往的管理方式，并沒有把現代化的管理技術融入其中，不僅讓管理方式存在一定局限而且也跟不上發展形勢。因為管理方式相對落后，使得企業部分檔案的查找過程極其不便，一方面拉低工作實際效率，另一方面無法和他部門的工作相協調。就當下實際情況來講，因為思想認知上存在誤區并相對忽視檔案管理的重要性，所以一些企業未能依據現實情況形成一套行之有效的檔案管理制度，這就導致了檔案管理部門及有關人員，在檔案管理工作中具有很大的隨意性，進而會導致很多問題的存在例如：未能及時整理檔案、檔案信息缺失或者遺失檔案等問題[1]。所以，要想真正避免管理風險并提升其管理水平，就應該進一步完善相關制度體系，進而給規范有序的開展檔案管理工作提供重要依據。

第二，檔案管理人員沒有正確的管理意識。如果要開發企業檔案資源，就需要檔案資料為其提供一定的參考價值，而且也是制定檔案發展規劃的關鍵依據。可是目前企業有關管理人員，還未清楚的認識到做好檔案管理工作的重要性，規避檔案管理風險對企業發展所發揮的重要作用，所以在企業檔案部門所投入的資源相對較少。與此同時，部分檔案工作人員沒有正確的檔案意識，進而無法確保檔案資料的完整性以及真實性，很容易使得企業檔案管理工作存在著不同程度的漏洞。

第三，未能配備先進的檔案管理設施。企業檔案管理設施在很大程度上影響著管理水平，可因為企業管理人員相對忽視檔案管理，使得沒有充足的資金投入。在檔案管理設施上，因此呈現出明顯的滯后性特別是在檔案存儲上，部分企業檔案室不僅破舊而且室內環境并不適合檔案資料的儲存，很容易使得檔案資料損壞而難以再次利用，或者檔案室計算機硬件老化等。除此之外，部分管理人員缺少一定的安全意識，把檔案資料和危險品一起放置，加上沒有合適的防范設施，嚴重威脅著檔案資料的存放安全。

二、簡析防控企業檔案管理風險的相關建議

（一）數字化安全管理技術

第一，身份認證以及訪問把控技術。因為檔案主體和檔案客體之間的對應關系十分復雜，因此這一技術是解決這一問題的關鍵，一方面可以避免企業檔案信息存在外泄風險，另一方面還可以避免檔案收到外部入侵，在此基礎上借助訪問日志，能夠動態監測網絡活動。

第二，信息加密技術[2]。借助核心算法及密鑰等方法可以給企業檔案資源提供強大的保護，這一技術需要對企業的所有計算機與存儲設備進行嚴格的安全認證，之后在端口上實現針對檔案數據的技術“封鎖”。在加密后，其中的密鑰與核心算法在設備硬件中智能卡進行存放，防治被跟蹤或是復制;而且加密之后的檔案文件只有在企業內部環境中能夠使用，要是脫離企業，只有得到管理人員的密鑰不然絕對無法打開檔案數據，這樣可以對企業檔案信息形成全面性保護。

（二）建立完善的檔案管理制度

第一，企業應建立科學的權責制度，專門設立檔案管理部門，而且要配置專業的管理人員;第二，制定檔案管理的具體工作目標，將各部門自身的職責加以明顯，從而更好的協調檔案管理工作;第三，建立相應的檔案工作規范制度，針對檔案資料的收集、檔案整理、檔案存儲以及借閱等相關流程都需要給予規定，并保證制度能夠被落到實處，針對違反制度規定或是出現重大違規行為的人員應給予適當的懲罰，繼而提升檔案管理工作的總體效率將檔案管理風險扼殺在搖籃。

（三）提高檔案管理人員自身的安全意識

在進行企業檔案管理工作的過程中，放在首要考慮地位的應是—安全因素。因此，可以在檔案管理人員考核內容中加入安全性指標，無論是檔案管理人員還是管理層均需要提高對檔案管理的重視，有關檔案管理人員也應該形成良好的管理風險測評意識，這樣安全風險可以牢牢植根于每一位檔案管理人員的內心，能夠把安全問題放置于首位。針對行政管理人員、檔案管理人員組織定期的培訓，而且需要把防控管理風險與安全知識作為培訓的核心內容，也可以選擇具有針對性且典型的案例著重分析，在必要的時候進行安全應急演練，由此進一步提高相關工作人員的風險防控意識并增強其風險應急處理能力。

（四）企業檔案應提高信息化水平

基于信息時代，以往的紙質檔案已經逐漸過渡發展到電子檔案形式，數字檔案能夠清楚的再現紙質檔案，可是因為不同地區的信息化建設水平存在一定差異，這在很大程度上限制了企業數字檔案建設的完善程度，不僅對企業檔案管理作用的有效發揮造成影響而且也提高了風險程度，例如易受到黑客的惡意攻擊等。要是能夠提高硬件投資水平，將檔案工作人員由繁雜的管理工作中抽離出來，一方面節約了一定的勞動資源，另一方面也避免人為因素給檔案帶去的風險，借助信息化技術也可以保護檔案完整，與此同時也方便查詢利用檔案。

三、結束語

新時代背景下，企業在發展中會面對諸多挑戰，因此提高企業檔案管理水平加強風險防控能力關乎著企業發展。文中簡要分析了檔案管理的數字化技術、加強檔案管理制度建設、提高企業檔案信息化水平以及管理人員提高自身風險防控意識的防控路徑，旨在為企業檔案管理工作提供一定的參考性建議。

參考文獻：

[1]王巍.論企業檔案信息資源管理的風險及控制方法[J].辦公自動化，2017，22 （17）：52-58.

[2]劉維紅.簡論企業檔案管理風險防控[J].中小企業管理與科技（上旬刊），2019 （08）：53-54.