辦公自動化條件下文書工作之思考

趙小妹

摘要：辦公室文書工作是辦公室工作中不可缺少的環(huán)節(jié)，在當(dāng)今的社會情況，文書工作要想適應(yīng)時代的發(fā)展，就需要加快自動化建設(shè)，大力加強(qiáng)辦公室自動化建設(shè)活動。本文基于當(dāng)下我國文書行業(yè)的現(xiàn)在，分析辦公自動化條件下文書工作的重要性，并結(jié)合當(dāng)下辦公自動化條件下文書工作的發(fā)展情況，制定出加強(qiáng)辦公室自動化文書工作的有效方案，以期推動我國自動化辦公室文書工作發(fā)展。

關(guān)鍵詞：辦公自動化;文書工作;辦公室自動化建設(shè)

當(dāng)下文書工作自動化已經(jīng)成為了我國發(fā)展的熱門話題，自動化文書工作不僅可以減少誤差提高效率，還能做到自動化流程的優(yōu)化。為了提高我國自動化文書工作的進(jìn)程，需要對工作人員的基本素質(zhì)做出改良，并在實踐中摸索辦公室自動化條件下文書工作的發(fā)展道路。

一、辦公自動化條件下文書工作的重要性

傳統(tǒng)情況下的辦公室文書工作，是通過人力進(jìn)行資料的收集、整理、發(fā)布、保存，人工完成的過程中難免因為各種情況而造成失誤，而自動化在文書工作中的應(yīng)用可以有效提高辦公室工作的效率，通過自動化取代人力整理，減少了人力勞動的時間，提高了文書工作的應(yīng)用效果。自動化的應(yīng)用通過計算機(jī)處理一切文書工作，做到了文書工作標(biāo)準(zhǔn)化，工作流程一體化，工作保密嚴(yán)格話，特別有效地推動了我國文書工作自動化的進(jìn)程[1]。

二、當(dāng)下辦公自動化條件下文書工作的發(fā)展情況

（一）傳統(tǒng)文書工作的特點

傳統(tǒng)的文書工作圍繞著筆紙展開，需要大量且繁瑣的人力資源投入，在一定程度上形成了對文書工作效率與質(zhì)量的影響。因為人力處理文書工作導(dǎo)致在工作中很容易出現(xiàn)失誤，從而影響文書工作的準(zhǔn)確度，長期以來我國文書工作就處在了一個止步不前的狀態(tài)，并直接影響我國企業(yè)各類政策的實施。

（二）辦公自動化條件下文書工作促進(jìn)辦公室信息化發(fā)展

在當(dāng)前這個飛速發(fā)展的社會，我國科技方面取得了重大的突破，社會各個行業(yè)的發(fā)展都以信息化科技為先鋒，進(jìn)行整體改革。辦公室文書工作在這樣一個時代背景下，需要以信息化手段促進(jìn)整個系統(tǒng)的發(fā)展[2]。辦公室自動化文書工作可以通過一個比較全面的系統(tǒng)對信息進(jìn)行采集與整理，保證了信息的全面化、收集的高效化，結(jié)果的穩(wěn)定化，以及信息的保密化，大大地促進(jìn)了我國辦公室信息化發(fā)展進(jìn)程。

（三）辦公室公文的保密性

辦公室文書工作流程是十分縝密的，里面會涉及到大量的保密文件，這些都需要文書工作人員進(jìn)行保密處理，不可以在沒有得到授權(quán)的狀態(tài)下轉(zhuǎn)借他人。在自動化的辦公室文書工作中，文件通過計算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行傳輸，因為計算機(jī)系統(tǒng)是單線傳輸，可以極好的保證文件的保密性。落實文件的保密性可以維護(hù)各個企業(yè)的安全發(fā)展，也是文書工作的基本要求[3]。

（四）辦公公文的審批流程

傳統(tǒng)上的公文審批流程十分復(fù)雜，需要經(jīng)過多個部門逐一批準(zhǔn)，最后才可以發(fā)布施行，這就導(dǎo)致在公文處理過程中出現(xiàn)公文審批速度慢，公文審批不規(guī)范，公文處理流程繁瑣等問題，可以很大程度上降低了公文處理的效率。而自動化下的文書工作會將每個流程具體化，從而減少因為審核部門復(fù)雜導(dǎo)致的文件滯留問題，在很大程度上加速了公文的審批流程，促進(jìn)公文審批高效化。

三、加強(qiáng)辦公室自動化文書工作的有效途徑

新的時代下，我們必須緊跟社會發(fā)展的步伐，在辦公自動化的發(fā)展進(jìn)程中，必須通過加強(qiáng)辦公文書工作人員的素質(zhì)、加強(qiáng)辦公文書工作的培訓(xùn)力度、加強(qiáng)辦公文書工作的指導(dǎo)方法，以加強(qiáng)辦公室自動化文書工作。

（一）加強(qiáng)辦公文書工作人員的素質(zhì)

辦公室文書工作是十分縝密且重要的工作，為此就要求部門時刻督促工作人員素質(zhì)素養(yǎng)，加強(qiáng)員工對辦公室文書工作自動化的重視。企業(yè)在人才篩選環(huán)節(jié)，可以通過素質(zhì)考核決定人員是否錄用，在員工錄用后要加強(qiáng)對員工綜合素質(zhì)的建設(shè)，通過培訓(xùn)指導(dǎo)等方法進(jìn)行素質(zhì)教育，保證辦公文書人員可以秉承著文書工作的基本理念進(jìn)行工作，從而加強(qiáng)辦公室文書工作自動化建設(shè)。

（二）加強(qiáng)辦公文書工作的培訓(xùn)力度

要想貫徹落實辦公室文書工作自動化建設(shè)，就需要加強(qiáng)辦公文書工作的培訓(xùn)力度，以強(qiáng)力的培訓(xùn)增加員工文書工作技能，幫助員工掌握自動化要求下文書工作的基本技能。例如如何操控計算機(jī)內(nèi)大數(shù)據(jù)運(yùn)行，如何進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)文件擬辦，如何保證網(wǎng)絡(luò)背景下文書工作的安全，通過大力的培訓(xùn)，幫助文書工作人員提高綜合素質(zhì)。

（三）系統(tǒng)化的、自動化的辦公室文書工作體制

當(dāng)前我國文書工作自動化運(yùn)行還不是很成熟，尚且需要一部分外力的指導(dǎo)才能做到穩(wěn)定運(yùn)行，為此企業(yè)內(nèi)部要出臺指導(dǎo)政策，一般指導(dǎo)政策可以分為兩大類，一是員工之間的指導(dǎo)，二是宏觀的企業(yè)指導(dǎo)。員工之間形成一帶一、團(tuán)隊制度等方式，相互督促帶動，達(dá)到促進(jìn)文書自動化發(fā)展。另一個是企業(yè)只見的宏觀調(diào)控，在企業(yè)日常工作開展過程中，進(jìn)行會議研討、工作總結(jié)等活動，高效處理在日常文書自動化工作中遇到的問題，從而加速了辦公室文書工作自動化的進(jìn)程[4]。

四、結(jié)語

當(dāng)前我國的社會是信息化的社會，各種科學(xué)技術(shù)推動著社會各行各業(yè)的裝變，在這種大背景下，辦公室文書工作也開始朝著自動化信息化的方向發(fā)展。辦公室文書工作的自動化可以有效避免了我國人力作用下文書工作的誤區(qū)，提高文書工作的效率將文書工作的保密性、高效性發(fā)揮到極致，大力推動了我國文書工作自動化的進(jìn)程。

參考文獻(xiàn)：

[1]謝玉珍.簡析辦公自動化條件下文書工作發(fā)展方向[J].才智，2015 （30）：344.

[2]陳黎.辦公自動化環(huán)境下文書工作之思考——從天然氣產(chǎn)業(yè)辦公室自動化建設(shè)談起[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012 （23）：105-106.

[3]楊華.辦公自動化條件下文書工作之思考——從辦公室自動化建設(shè)談起[J].現(xiàn)代物業(yè)（上旬刊），2011，10 （01）：134-135.

[4]徐西澤，劉元敏，曹蕾.關(guān)于做好辦公自動化條件下檔案工作的思考[J].山東檔案，2001 （05）：17.