企業檔案管理工作存在的問題及對策

王蚊宏

摘要：檔案管理是現代企業發展的必然需要，“建立、保管、運行”是現代企業檔案管理運行的重要內容，企業中檔案文件管理工作通常由文秘崗位人員負責，由于檔案的使用保管及相關手續繁雜，出現相應的失誤，就會影響檔案資料的使用，給企業管理帶來負面影響。同時檔案信息作為社會信息構成部分，如何在信息化時代，讓檔案資料高效利用是企業在檔案管理工作中的難題，本文結合檔案管理現狀進行分析，以供借鑒。

關鍵詞：檔案資料管理;現狀;問題;處理措施

一、企業檔案管理發展現狀

在市場經濟的作用下，企業得到了快速發展，但也導致檔案管理水平與企業發展不相適應，長期落后于企業發展，成為企業自身的短板。在國內企業檔案管理水平主要存在著以下幾種現象：①國有企業優于民營企業，國有企業在檔案管理上擁有良好的基礎，與其相關的管理模式有著直接關系，民營企業起步相對較晚，相應的資金基礎力量都比較薄弱，有的民營企業甚至沒有檔案管理的工作。②產業之間發展不平衡，如建筑行業整體優于制造業，對與檔案管理的意識也高于制造業。③缺少相應意識。相關企業的決策部門沒有認識到檔案管理的好處作用，對于檔案管理的推進工作不重視。

二、企業檔案管理工作存在的問題

（一）人員流動頻繁導致檔案經常處于動態變化中

以往的經濟體制下，企業會大量裁撤閑置或重復崗位人員，精簡機構，提升崗位人員職能效益，同時將空閑出的崗位，吸引引進更多的人才，這一過程是人員頻繁流動的過程。但在現有經濟體制下，人員的流動變化是不可逆的一種形式，會為企業帶來一定的發展動力外，同時企業也應該看到在這一背景下，檔案管理人員的培訓的效率是低于人員流動速度的，這也導致檔案管理人員的整體水平不夠。另一方面，在企業崗位中，許多檔案管理人員是由其他工作人員兼職擔任，不利于其將全部精力投入到檔案管理工作中，在這一背景下，很難實現檔案管理的高效利用。

（二）企業檔案管理隨意性強

在企業中對檔案資料的歸檔保管意識不強，相應的資料保管年限，資料保管的規格標準制度體系都不健全。在企業中經?？梢钥吹揭恍┍緫槐９艿馁Y料，未入檔保管，一些不用被保管的資料，卻長期大量占用著存儲空間，導致相應的保管成本也在提升，對于檔案資料的保管年限也未進行明確的標記，一些本應銷毀的資料卻依然留存于檔案室內。在基層檔案管理工作中，對于檔案管理的規范性未有統一的認識，特別是對于檔案資料的隨意抽取更改這一現象十分嚴重，檔案的鑒定以及銷毀工作也沒有進行明確規定，這是與單位領導人員重視程度不夠和制度不健全有著直接的關系。

（三）企業檔案管理有法不依，執法不嚴

企業檔案管理法制化水平規范化，意識不夠。在相關的企業檔案管理工作中，對于開展檔案管理的依據，不是相關制度規定，而是依照合同文件、人事檔案。有的企業雖然制定了檔案管理的措施，但由于相關人員的重視程度不夠，以及相關監管制度不夠健全，依然存在的隨意性，導致制度無法有效落實。

三、企業檔案管理問題的解決對策

（一）充分利用檔案資源調動員工積極性

檔案作為職工自身工作經歷表現的依據，對職工有著重要的意義，由于檔案自身管理無法產生相應的經濟效益，要投入一定的人力資源，在部分企業認為是一種不必要行為，隨著檔案管理工作改革的深入發展和職工意識的提高，檔案管理工作已成為職工保護自身權益的一種重要手段，企業應立足長遠，認真保管，收集整理好員工檔案資料，做好全面的檔案資料管理工作，既是對職工權益的一種尊重，又在提高員工工作積極性上發揮著重要的作用。

（二）檔案管理必須規范化、制度化

檔案管理的規范化、制度化應結合企業自身的實際情況，建立健全完整的檔案管理制度。在檔案管理工作中從事相關工作的人員必須嚴格執行相應的制度措施，注重好從源頭上提升檔案質量，特別是在收集資料、文件的過程中，對于字跡潦草、圖胡亂涂改的現象，令其相關人員進行糾正，做好分類整理工作，各科室各部門收集到的資料，如文書檔案、人事檔案、實物檔案、業務檔案、聲像檔案，應分類收集分類歸放，不能混為一體。

（三）嚴肅檔案工作紀律

嚴肅檔案工作紀律，對于檔案管理工作意義重大。主要是1.嚴禁出現失泄密現象。檔案管理人員不得向無關人員透露檔案的內容，如企業董事會決定、重大問題處理意見等，無相關領導的簽字，不得對外借閱、摘抄、拍照等泄密行為，對于留存的檔案應加蓋“企業檔案材料專用章”，電子檔案應進行數據加密、設制權限等相關技術手段，保障數據安全。2.不得隨意涂改檔案信息。對于留存檔案不得隨意涂改覆蓋，一經發現，應嚴厲追究檔案管理人員以及相應責任人員的責任，需要變更的項目應填寫相應的請示，經批準后加蓋檔案，修改專用章。3.不準裝入虛假材料。對于檔案中各類人員提供的學歷資料、職位變動、考核鑒定等有關個人切身利益的材料需要進行認真鑒別，統一集中辦理，嚴禁經過與存檔人員直接或間接經手，避免存入虛假檔案，對于情節嚴重的人員應給予相應的處理。

（四）利用計算機進行存儲

計算機存儲相對于傳統的檔案保管工作具有方便高效的特點，通過硬盤存儲可以避免檔案長期保管中存在的侵蝕、受潮、損壞的問題，不意受到人為因素和自然環境的影響，是今后檔案管理工作的發展方向。

四、結束語

對于檔案管理工作需要企業承擔起相應的責任，認真探討新時代企業檔案管理工作對于企業發展的重要作用，讓檔案管理工作在企業生產經營模式中發揮好應有的服務作用，推動企業的健康向上發展。

參考文獻：

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