事業(yè)單位文書檔案管理創(chuàng)新路徑研究

丁麗麗

摘 要：文章基于事業(yè)單位中開展文書檔案管理工作的重要作用，分析目前在事業(yè)單位中開展此工作時表現(xiàn)出的問題，提出了相應(yīng)的文書檔案管理工作創(chuàng)新策略，以供參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;文書檔案管理;創(chuàng)新路徑

1、引言

事業(yè)單位在我國是具有服務(wù)性質(zhì)的、承擔(dān)著服務(wù)社會功能的單位，其中比較重要的工作內(nèi)容之一就是文書檔案管理工作，可以通過此工作來反映事業(yè)單位的歷史與現(xiàn)狀，同時也可以在此基礎(chǔ)上預(yù)測單位的未來發(fā)展情況。在目前我國改革開放不斷深入的同時，事業(yè)單位也在不斷發(fā)展創(chuàng)新，推動社會機制的不斷完善。而文書檔案作為整體管理機制中的重要組成部分，可以通過對文書檔案內(nèi)容的查閱和分析來總結(jié)之前工作中的不足并尋找原因，推動事業(yè)單位工作方式的改進(jìn)和創(chuàng)新發(fā)展。

2、事業(yè)單位文書檔案管理的重要性

文書檔案管理一直以來都是事業(yè)單位中比較關(guān)鍵的組成部分，這主要是由于文書檔案主要起到記載一個單位的領(lǐng)導(dǎo)和工作人員重要信息、年度工作情況、單位發(fā)展理念和軌跡等信息的重要作用，屬于事業(yè)單位的核心內(nèi)容之一。其不僅可以對事業(yè)單位的工作情況進(jìn)行真實地記錄，而且還可以保存單位中的秘密和絕密檔案等。因此，做好事業(yè)單位的文書檔案管理工作，不僅會直接影響本單位的未來發(fā)展，而且還會直接影響人與人之間的關(guān)系，甚至其中的部分重要檔案還對于整個國家的信息管理都起到重要作用。

3、事業(yè)單位文書檔案管理現(xiàn)狀分析

在事業(yè)單位管理中一直以來都比較重視文書檔案工作，但是在此工作的長期開展中，容易出現(xiàn)僥幸心理或者熟視無睹等問題，表現(xiàn)出部分單位的領(lǐng)導(dǎo)對此工作重視不足的問題。尤其是在我國經(jīng)濟快速發(fā)展的階段，在各個單位都在追求經(jīng)濟效益的過程中，部分事業(yè)單位中也過分強調(diào)工作業(yè)績，可能會忽視無法直接創(chuàng)造效益的文書檔案管理工作。主要表現(xiàn)在此管理工作開展所需要的資金投入以及硬件設(shè)施不足，比如出現(xiàn)缺乏獨立檔案室或者是專職管理人員等問題。這不僅會由于與其他檔案資料在一起存放而增加檔案查找難度，影響檔案的保密性，而且還影響此管理工作專業(yè)化水平，造成管理工作效率和質(zhì)量的降低。此外，還存在檔案管理人員工作能力和水平偏低的問題，也就會直接影響檔案管理效果。比如檔案管理人員如果沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)而缺乏必要的檔案管理知識與技能，沒有意識到自身工作的重要性，僅僅是開展文書檔案的整理工作。或者是出現(xiàn)由于檔案管理人員職業(yè)素質(zhì)偏低而沒有做好檔案保管工作，造成檔案泄漏等問題。同時也會由于領(lǐng)導(dǎo)對此工作重視不足而影響具體工作人員的積極性，從而降低此檔案工作效率和質(zhì)量。

4、事業(yè)單位文書檔案管理的創(chuàng)新路徑

4.1完善檔案管理制度

對于任何工作來說，都需要有完善的管理制度作為工作開展的依據(jù)，對于文書檔案管理工作也是如此。首先需要在事業(yè)單位中針對文書檔案管理工作制定健全和完善、科學(xué)的管理制度，規(guī)定具體的工作流程和標(biāo)準(zhǔn)要求，進(jìn)而提升事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)和員工對此工作的重視，保證嚴(yán)格按照制度規(guī)定來開展檔案管理工作。同時還要通過此制度中的獎懲制度來加強對具體工作開展情況的監(jiān)督檢查，保證此管理制度的有效落實，調(diào)動檔案管理人員的工作積極性。

4.2提高工作人員對檔案管理工作的重視

在領(lǐng)導(dǎo)層面上提高對此工作重視的同時，要加強對全體員工的宣傳和教育，確保全體員工正確認(rèn)識此工作的重要意義和作用。在此基礎(chǔ)上，還可以通過邀請專家學(xué)者來單位做報告等方式來開展對全體員工的教育和培訓(xùn)。只有提高領(lǐng)導(dǎo)以及全體員工對此工作的重視，才能有利于此工作的順利開展并保證其作用的發(fā)揮。

4.3提高檔案管理人員對此工作保密性的認(rèn)識

事業(yè)單位文書檔案管理工作中的保密工作比較關(guān)鍵，需要定期開展相關(guān)工作會議對最新的保密工作管理規(guī)定進(jìn)行統(tǒng)一學(xué)習(xí)，不僅可以提升全體員工對檔案保密工作的重視，而且也掌握有效的檔案保密工作方法。為了滿足檔案保密工作要求，不僅需要設(shè)立單獨的檔案室，將其與其他的辦公室資料分開，還要做好對檔案室的安全保護(hù)工作，既要確保檔案室防盜，還要保證其消防達(dá)標(biāo)，實現(xiàn)對檔案室的全面安全管理。

4.4改進(jìn)檔案管理方式

在目前時代不斷發(fā)展進(jìn)步的同時也推動各項科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，表現(xiàn)出越來越的信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作中，逐漸提升其信息化水平。為此，針對更加豐富多樣的文書檔案，需要合理應(yīng)用計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來建立信息化檔案管理系統(tǒng)等，結(jié)合現(xiàn)代化的檔案管理手段來提升檔案管理效率。而且采取電子化檔案的方式進(jìn)行檔案存儲，更能保障檔案的安全性，與時俱進(jìn)，實現(xiàn)檔案管理水平的提升。

4.5加強對檔案管理人員的培訓(xùn)和培養(yǎng)

在不斷提升文書檔案管理工作信息化水平的同時，也需要檔案管理人員通過不斷學(xué)習(xí)來掌握最新的檔案管理知識和技術(shù)措施，滿足目前時代發(fā)展對檔案管理工作的要求。這由于檔案管理工作不僅僅是保管檔案資料和文件等，還要做好文書檔案的分類和分等級管理。這就要求管理人員掌握最新的國家相關(guān)法律法規(guī)，掌握必要的計算機操作技術(shù)。為此就需要做好對檔案管理人員的培訓(xùn)和教育工作，并定期針對培訓(xùn)內(nèi)容開展考核，以及考核管理人員的工作業(yè)績，將其與最終績效以及工資掛鉤，激發(fā)工作人員學(xué)習(xí)和進(jìn)步的積極性，滿足現(xiàn)代化檔案管理工作的要求。

5、結(jié)語

文書檔案管理工作關(guān)系到事業(yè)單位的穩(wěn)定和持續(xù)發(fā)展，但是在長期開展此管理工作的同時，也容易出現(xiàn)沒有正確認(rèn)識此工作作用而沒有重視此工作的問題，以及出現(xiàn)檔案管理制度不合理、管理工作方式落后、管理人員業(yè)務(wù)能力偏低等問題，無法滿足新時代發(fā)展背景下對事業(yè)單位文書檔案管理工作的要求。為此就需要在提高對此工作重視的同時，對此管理制度進(jìn)行完善，尤其要重視其中的保密管理工作，合理應(yīng)用信息化技術(shù)等來提升此檔案管理工作的效率和質(zhì)量，通過提升管理人員整體素質(zhì)的方式來提升檔案管理水平，推動事業(yè)單位的健康發(fā)展。

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