人力資源檔案管理信息化的影響因素與建設(shè)對策

劉瑜

摘要：目前，隨著我國科技的不斷發(fā)展，多媒體和信息技術(shù)已廣泛應(yīng)用于人們的日常生活中，現(xiàn)在信息技術(shù)已廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)，完成了相應(yīng)的工作，為人們的生活和生產(chǎn)提供了極大的幫助。本文主要結(jié)合當(dāng)前人力資源檔案管理信息化的發(fā)展現(xiàn)狀，深入探討了影響人力資源檔案管理信息化的因素及建設(shè)對策。

關(guān)鍵詞：力資源檔案管理;信息化;影響因素

人力資源檔案管理可以促進(jìn)一個地區(qū)人力資源的有效流動，使一個地區(qū)的人力資源能夠最大程度地為企業(yè)所用。傳統(tǒng)的人力資源檔案管理模式層次較低，但也沒有很強(qiáng)的信息化建設(shè)意識。將信息技術(shù)應(yīng)用于人力資源檔案管理，可以為檔案信息化建設(shè)提供一定的技術(shù)支持。人力資源檔案管理是檔案管理的重要組成部分。因此，人力資源檔案管理的信息化建設(shè)將直接影響檔案信息化建設(shè)的效果。

一、人力資源檔案管理信息化建設(shè)的影響對策

（一）檔案信息化建設(shè)意識不強(qiáng)。從目前的實(shí)際情況來看，在人力資源管理檔案管理的過程中，仍然是一種比較傳統(tǒng)的管理模式，相關(guān)人員對信息化建設(shè)的意識還沒有十分強(qiáng)烈。人力資源檔案管理雖然取得了進(jìn)一步的發(fā)展，但由于對信息化建設(shè)的認(rèn)識不足，加之傳統(tǒng)的檔案管理方式?jīng)]有得到改善，檔案管理的內(nèi)容仍然保留在基本信息的記錄中，管理的方法也沒有得到實(shí)現(xiàn)。在更新時，如果沒有認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)的重要性，那么就難以有效地發(fā)揮人力資源檔案管理的作用。

（二）檔案信息系統(tǒng)不健全。要有效推進(jìn)人力資源檔案信息化建設(shè)，首先要有一套完善的檔案信息化管理體系。在檔案信息化建設(shè)過程中，既要有非常先進(jìn)的信息技術(shù)，又要在檔案信息化建設(shè)過程中有完善的規(guī)劃和長遠(yuǎn)的發(fā)展目標(biāo)，才能有效地制約其中的行為。人力資源檔案管理信息化建設(shè)，但也將面臨更大的挑戰(zhàn)，如電子文件的出現(xiàn)將影響傳統(tǒng)檔案的價值理念憑證、檔案存儲手段也需要改變，是否會造成泄漏的檔案信息，這些需要的人。人力資源檔案信息化建設(shè)已開始制定相應(yīng)的規(guī)范體系，為檔案信息化建設(shè)的順利發(fā)展提供了良好的保障。

（三）檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施落后。檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的基本條件。目前，我國人力資源檔案管理還處于紙質(zhì)材料的加工階段。雖然《人力資源檔案管理函電》己準(zhǔn)備實(shí)施，但工作的主要內(nèi)容仍停留在信息收集、整理和保管的基本層面。信息化建設(shè)中，卻沒有配備計(jì)算機(jī)、掃描儀和打印機(jī)等相關(guān)設(shè)備，導(dǎo)致人力資源檔案信息管理不能順利進(jìn)行，更不可能實(shí)現(xiàn)檔案信息技術(shù)的有效利用。

（四）檔案信息化缺乏專業(yè)的管理人才。人力資源檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作。要充分發(fā)揮檔案信息管理的作用，就必須有一支非常強(qiáng)大的專業(yè)檔案管理隊(duì)伍。然而，在實(shí)際的管理過程中，許多檔案管理者并不具備檔案管理和信息化建設(shè)的相關(guān)知識。大部分管理工作都是手工操作，這對人力資源檔案信息化建設(shè)有著非常嚴(yán)重的影響。

二、人力資源檔案管理信息化建設(shè)的相關(guān)對策

（一）提高對人力資源檔案管理信息化重要性的認(rèn)識。為了有效提高檔案管理信息化建設(shè)的重要性的認(rèn)識，有必要聯(lián)系相應(yīng)的經(jīng)理與每個工作，注意每個環(huán)節(jié)的組織工作，關(guān)注組織的發(fā)展趨勢，有效整合人力資源檔案管理的工作與社會活動，和手工操作。檔案工作的管理模式正在逐步向數(shù)字化模式轉(zhuǎn)變，檔案工作的主要建設(shè)目標(biāo)正向現(xiàn)代化建設(shè)轉(zhuǎn)移。

（二）完善人力資源檔案信息化體系。通過建立健全的管理制度，管理過程中的每一項(xiàng)工作都可以按照嚴(yán)格的操作程序進(jìn)行。因此，相關(guān)人員必須加強(qiáng)信息化建設(shè)資金的投入，根據(jù)實(shí)際情況制定完善的計(jì)劃和未來的建設(shè)計(jì)劃，爭取有限的資金成本。投資檔案信息化建設(shè)的各個環(huán)節(jié)。

（三）加強(qiáng)人力資源檔案和信息人才的培養(yǎng)。為了保證檔案信息建設(shè)的有效實(shí)施，還應(yīng)不斷提高檔案管理者自身的專業(yè)能力。我們可以開展一些相應(yīng)的在規(guī)定的時間內(nèi)完成培訓(xùn)課程，主要解釋具體的注意事項(xiàng)和檔案信息管理的具體操作過程，以便管理者可以充分理解人力資源檔案信息化建設(shè)的重要性，并不斷提高檔案管理人員的責(zé)任意識。并具備一定的專業(yè)能力，以便在今后的工作中更好地履行自己的職責(zé)，同時也能充分發(fā)揮人力資源檔案信息管理的作用。

三、結(jié)論

綜上所述，隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，只有更新和完善管理理念，才能使人力資源檔案管理適應(yīng)新時代發(fā)展的需要，從而為人力資源檔案管理的發(fā)展創(chuàng)造新的局面。在人力資源檔案管理中，必須加強(qiáng)信息技術(shù)建設(shè)，逐步改變傳統(tǒng)的管理方法和管理理念，使人力資源檔案管理能夠繼續(xù)朝著規(guī)范化的方向發(fā)展。