辦公室自動化下的文書檔案管理方法探究

劉琳

摘要：在當前數字化技術不斷發展過程中，很多公司辦公室都應用辦公自動化設備來提高辦公效率。辦公室的檔案管理工作需要結合當今的辦公自動化技術，來提高檔案管理工作的效率，實現自動化辦公。

關鍵詞：辦公室自動化;檔案管理;方法研究

引言：

通過將檔案資料制作成電子版，上傳到公司的辦公系統中，可以實現資料在公司內部共享、高效的傳輸。同時，應用數字化技術的保密功能給公司各個員工分配一定查閱檔案的權限，這樣就可以加強檔案資料的保密性，同時，也便于員工查閱檔案。通過開展檔案管理的數字化工作，將大幅度地提高檔案工作管理的效率，實現整個檔案管理工作的全自動化、信息化。使用計算機來存儲檔案資料，不會占用公司的辦公室，便于存儲信息，也便于數據的收集和整理，減輕員工的工作量。

一、辦公自動化對檔案管理的影響

（一）提升工作效率

辦公自動化最大的特點就是提高辦公室內部文書資料編輯、傳輸效率，相比傳統手工式操作，信息化可以降低管理工作中的一些錯誤。尤其是在檔案數據的采集和加工處理方面，使用辦公自動化，可以提高數據采集和處理的準確度。同時，辦公自動化也會對檔案資料的存儲有較大提升。尤其是公司在引入數據庫時，數據庫具有豐富的查找、增添功能，這樣就提高檔案管理工作的準確性，實現資料的實時更新和查閱。

（二）提高信息的共享

引用先進的辦公自動化系統，可以為公司節省大量的辦公場所。應用當今的先進計算機技術，可以將紙質資料掃描成電子文件，存儲到公司的硬盤當中。硬盤要比傳統的紙質具有更大的存儲量，同時，硬盤中的電子文件也便于傳輸和查閱。在公司內部可以實現信息的共享，公司可以將電子版的技術文件和檔案信息資料，通過郵件的方式，快速地發送到供應商和合作企業當中，實現信息的快速傳輸和共享。

（三）提高檔案管理的規范化

應用辦公自動化技術來存儲當前的檔案管理資料，可以為工作人員減輕工作量。同時，使用計算機技術也可以快速地查找資料，將檔案資料進行歸類，實現規范化管理。在使用自動化的辦公技術時，可以給檔案設置索引，這樣就可以提高檔案查找的效率。同時，也可以給檔案管理系統設置權限，對于那些機密度比較高的資料只對公司特定的人員開放，其他人員無權查閱，這樣就可以提高檔案資料的保密性。

二、問題研究

（一）檔案的保密工作受到威脅

當前互聯網已經深入到人們的生活當中，同時也對企業的管理模式帶來一定的變革，當前國內的許多公司都紛紛地應用自動化辦公技術，來提高工作的效率。應用固態硬盤來存儲檔案資料，或者通過云服務技術，來將公司的部分資料上傳到云系統中，實現檔案信息的實時共享。但是信息技術也有自身的缺點，當公司內部的網絡系統被黑客入侵時，就會造成資料的大面積泄露，給公司的日常經營帶來嚴重的影響。尤其是當公司的核心技術信息，被泄露之后，會嚴重的損失公司的商業利益。隨著互聯網的發展，網上的病毒種類也在日益更新，威脅著公司辦公系統。公司需要加強內部信息技術的水平，建立高效的網絡安全防護系統，以此來提高公司信息管理的安全性[1]。

（二）員工檔案工作能力偏弱

由于公司對于檔案管理工作不夠重視，很多公司內部的檔案工作往往都是由其他崗位的員工來兼任，這些員工沒有受過專業的檔案管理培訓，在檔案管理工作的方法上，都存在一定的不足之處。甚至有些公司將檔案管理交給后勤，這樣就會容易導致公司內部的信息泄露。檔案管理工作的員工專業性不足，沒有學過專業的課程，部分員工對于檔案管理工作，沒有建立正確的認識，導致其工作能力不足以勝任當前檔案工作。

三、檔案管理方法研究

（一）保障充足的資金，樹立數字化管理理念

員工需要樹立為公司的服務理念，提升公司內部的檔案服務質量，向公司申請資金，為數字化檔案管理方向發展提供強有力的保障。積極結合現有檔案的資源，充分利用并為公司提供各種類型的檔案服務。對檔案部門的各種類型資料進行整理，并作簡單的說明。

（二）資源共享

各部門互相溝通協調，實現檔案信息資源共享。檔案部門相關負責人應該積極與公司的各個部門進行通力配合協調一致，檔案的信息資源可以在各個部門之間共享，打破公司組織機構的壁壘。積極利用信息技術實現數據信息網絡的無縫銜接，共享資源。同時要積極做好各部門之間的溝通，妥善處理好各個部門之間的利益關系，從而保證公司各個部門在檔案管理信息平臺上實現利益共享，資源共享、服務共享，方便公司員工查找檔案，為其提供一站式多樣化的服務[2]。

（三）建立數字化管理機制

將辦公室的檔案管理工作與數字信息化技術相融合，給予檔案管理工作人才資源，技術資源以及資金的有效保障，建立健全檔案部門數字化建設機制。

從多個方面，來滿足檔案數字化建設的需求，將我國現有的法律法規、體制機制以及公司員工對于信息服務的需要，與目前的數字化技術進行有機結合。制定明確的檔案工作數字化發展規劃，保證辦公室檔案管理工作的服務功能，為檔案工作制定明確的發展路線，并建立由多個部門、多領域組成的組織指揮管理機構，進而化解檔案管理中協調溝通難的問題，盡快實現檔案信息資源共享。

（四）制定數字化技術標準

借鑒國外公司優秀的檔案管理經驗，通過實現檔案管理的技術標準化，可以為公司信息共享提供重要保障基礎。在國內，目前沒有規范統一的技術標準體系，進而嚴重制約了公司檔案管理部門數字信息化發展的進程，也制約了公司檔案信息共享融合的進程。因此，公司研制開發一套適用于公司檔案管理實際情況的管理系統，并將信息資源快速傳遞、易于管理的特點與傳統檔案管理模式進行融合，提高檔案管理數字化存儲，建立檔案管理大型數據庫等，為未來檔案數據融合、數據共享、提供優質的服務功能，打下堅實的基礎。

結束語

在當前辦公自動化技術發展的背景下，公司需要推動檔案數字化建設，以及加強檔案服務功能發展的研究，推動公司檔案信息的共享，實現檔案資料高效管理。通過應用信息技術，提升檔案查找、存儲的工作效率，應用信息的保密技術，來提高公司檔案資料的保密能力。

參考文獻：

[1]席玲.淺議辦公自動化環境下的文書檔案管理[J].時代教育，2017（3）：297-297.

[2]蘇青麗.基于辦公自動化環境的電子文書檔案管理研究[J].中國管理信息化，2018，v.21;No.378（12）：172-173.