企業檔案精細化管理模式構建思路

張黎黎

摘要：眾所周知，在一個企業管理工作當中，檔案管理是非常重要的一項組成部分。企業檔案管理工作的難度是比較高的，很多分散的、雜亂的檔案資料都需要檔案管理人員進行歸檔和整理，企業檔案工作的整體質量是衡量企業整體工作標準化、制度化和秩序化程度的重要標準。目前，我國企業檔案管理模式正朝著精細化和標準化的方向發展，這也是未來整體檔案管理工作的一個主流趨勢。本文將就企業檔案精細化管理模式構建思路進行深入的分析和探究。

關鍵詞：企業檔案 ?精細化 ? ?管理模式 ? 構建策略

引言

縱觀我國當前各類企業檔案管理工作的實際情況，其中都或多或少存在著一些問題和弊端，諸如檔案管理制度不完善、檔案管理從業人員整體素質比較低等等，這些都在很大程度上影響著企業的整體發展進程和方向。精細化管理概念的提出是我國企業檔案管理工作的必然要求，其需要借助精細化的管理來減少不必要的損耗，要通過精細化的管理模式來提高企業整體工作效率。以下是筆者結合自己多年相關工作經驗，就此議題提出自己的幾點看法和建議。

一、關于企業檔案精細化管理的簡要介紹

首先，檔案的精細化管理是一種全新的檔案管理模式，其和企業之前所采用的傳統檔案管理模式是存在著很多不同之處的。在企業檔案的精細化管理工作當中，追求的是“嚴、細、準、精”，具體來說，精細化檔案管理模式就是要企業檔案管理工作人員在實際檔案管理工作當中做到精益求精、嚴格要求、細致沒有誤差，要將檔案管理的作用發揮到實處，為企業的可持續發展奠定更加堅實的基礎。

其次，從目前企業檔案的精細化管理模式來看，企業的檔案管理擁有著非常顯著的信息化管理特征，檔案管理工作在信息技術的作用下變得更具準確性和細致性。關于檔案的精細化管理的特征，筆者將其總結為以下幾個方面，分別是注重細節、關注過程、重視效果、精益求精。企業檔案管理工作必須要做到這幾點才能夠實現真正意義上的發展和突破。

二、當前我國企業檔案管理工作中出現的問題分析

1、歸檔問題

根據筆者的調查和了解，發現當前我國很多企業在檔案歸檔工作中存在著一些問題，諸如不能將員工檔案資料及時歸檔、檔案收集和歸納速度非常慢，歸檔中存在錯誤等等。這與企業不重視檔案管理工作有著非常緊密的聯系，很多企業都將自己的關注點過度集中在了產品的運營和生產上面，對于檔案管理工作的重視力度遠遠不夠，所以導致檔案管理工作人員很容易產生懈怠情緒。但是，當這些檔案真正需要派上用場的時候，這些問題就會完全暴露出來，直接影響到企業的運作效率。之所以出現這樣的情況，還有一點原因就是企業并沒有制定出相關科學完善的檔案管理制度，沒有為檔案管理工作提供依據，久而久之，企業的檔案歸檔問題就會變得越來越嚴重。

2、管理方式問題

在很多企業檔案管理部門中，還在沿用著比較傳統的檔案管理方式，用人工形式來對企業的檔案資料來進行分類和管理，會按照既定的排列和分類標準將所有的檔案都放在與之相對應的位置上面。這種檔案管理方式不僅僅會造成人力和物力資源的嚴重浪費，而且很容易因為各種各樣的因素影響而出現檔案丟失或者破壞的情況。面對一些被破壞的檔案，企業會借助一些先進的科學技術來恢復，但是，其最終恢復的結果是不可控的，可能其中一些比較重要的檔案資料內容就恢復不了，嚴重影響到企業的需求。

三、關于企業檔案精細化管理模式的構建思路分析

1、明確精細化檔案管理思路

筆者建議，各企業應該結合自身的實際情況，進一步加強對企業內部檔案管理部門管理工作的重視程度，健全和完善檔案管理制度，將更多的資金和其他物力資源放到檔案管理工作當中來。此外，企業還需要組織與檔案管理工作相關的實踐活動，不斷強化精細化管理理念，讓企業員工都認識到檔案精細化管理的實際價值和作用。還有，企業要找準之前在檔案管理工作中出現的問題和不足，要將精細化檔案管理思路融入到這些細節工作當中來。

2、建立完善的精細化管理制度

在企業管理工作當中，檔案管理部門是為企業提供正確信息的重要基礎。如果一個企業在基礎工作上面就存在著各種各樣的問題，那么其整體發展前景可想而知。在當前很多企業當中，檔案管理部門都是有名無實的，檔案管理更是呈現出混亂不堪的局面。基于此情況，企業必須要在第一時間內整理出一套足夠科學和完善的企業檔案管理機制，要進一步提高檔案管理工作的效率，進而有效實現檔案的精細化管理。

3、組建精細化的檔案管理人員隊伍

目前，從就職于企業檔案管理部門的工作人員來看，其無論是從學歷還是能力來分析，都處于相對較低的層次，因為企業本身在招聘檔案管理人員時就沒有提出比較高的要求和標準，認為只要完成好基礎檔案管理工作就可以了。但是，既然要構建起精細化管理模式，企業就必須要在檔案管理人員上面表示出高度的重視，要重新審視檔案管理人員的工作能力和綜合素養，要為檔案管理人員提供更多學習和提升的機會，與此同時，也要從社會上積極引進檔案管理工作的專業人士，將企業的檔案管理人才隊伍變得更具精細化。

4、做好檔案信息的精細化管理

伴隨著檔案自身的發展與完善，現在企業當中所需要儲存和使用的檔案資料形式也變得越來越多元化，其不僅僅包括基礎的文字資料，也會有照片、錄音、視頻等等很多形式的內容。因此，在檔案信息的精細化管理工作當中也需要工作人員對此表示出高度的重視，筆者建議企業如果自身條件允許，可以建立起自己的區域網，將各種形式和全區域內的檔案資源信息都要整合在一起，真正實現檔案信息的精細化管理。

結束語：

綜上所述，企業檔案管理工作需要變得更加精細，精細化管理也是企業檔案管理工作的主流發展方向。企業在實際管理工作當中，必須要正視檔案管理的重要地位，給予檔案管理工作該有的關注，為企業檔案管理工作提出更多的發展空間。

參考文獻：

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