淺談高校本科學院教學檔案管理的現狀、問題及對策

孔媛

摘 要：高校本科教學檔案管理是高校本科教學的重要組成部分，也是高校針對性開展教育工作的依據。但由于諸多因素影響，目前高校本科教學檔案管理現狀并不樂觀，從不同的層面，包括認識層面、管理層面、信息處理層面等都存在問題，必須得到高度重視。本文筆者將結合自身學校的教學管理工作，談一談高校本科院校的教學檔案管理現狀，找尋其問題所在，并積極提出解決對策及改進策略，以供參考。

關鍵詞：高校本科；教學檔案管理；現狀；問題；對策

近年來隨著我國教育事業的蓬勃發展，高校本科學校的教學檔案管理工作也愈加重要，它是高校本科在開展教學實踐工作及師生在教學管理活動中所直接形成的、能夠被儲存查閱的文字、圖表、音像等歷史記錄。但在調查中我們發現，目前高校本科教學檔案管理有效性并不高，存在諸多問題。本文筆者也將結合近幾年我校的教學檔案管理現狀，從問題入手，為開展有效的高校本科教學檔案管理工作提供改進對策。

一、高校本科學院教學檔案的內涵及管理工作的意義探析

這里所談到的高校本科教學檔案，主要是指圍繞本科教學活動所產生的各種具有保存價值的教學文件材料，包括本科階段的教育教學計劃、教師教學日歷、教師工作涉及、考試監考安排、教學大綱、學生課表等等。

之所以要開設教學檔案，是因為教學檔案是學校開展教育教學工作的一個記錄、概括和總結，它能夠客觀地反映每個學院的教育教學工作，更是各個學院進行教學管理的檢查有效參考憑證。通過開展教學檔案管理工作，不僅能夠促進本學校教學教育事業發展，推動教師教學工作的進步，也能夠在一定程度上推動整個地方本科教育的發展。它能夠記錄本科學校的教學實踐活動，為后續的教學活動提供指導，有效的提高本科院校的教育教學質量，更好地提高本科院校教學活動的有效性，肩負責任培養社會需要的人才。

二、高校本科學院教學檔案管理的現狀、問題及原因探析

在開展高校本科院校教學檔案管理工作的過程中我們不乏發現，隨著經濟社會的迅速發展以及信息時代的來臨，高校各個學院的教學檔案管理工作已經落后于時代發展要求，其管理工作的有效性大大降低，不再滿足于當下高校本科對教學檔案管理的需求。經分析發現，目前高校本科學院教學檔案管理工作主要在認知層面、體制機制層面、規范化層面存在問題，需要加以正確認識和分析。

1.本科學院教學檔案管理工作開展中存有認識不足問題

雖然高校本科教育工作者能夠認識到本科教學檔案管理工作的重要性，但在實際行動意識上仍然較弱，存在兩大認識問題。首先部分教育工作者無論是在微觀層面還是在宏觀層面都將各學院的檔案管理工作放置在教學工作的末端，沒有及時的檢查、記錄、創新、發展，導致教學檔案管理工作的存在許多缺陷。其次一些教育管理工作者雖然在行動上開展教學檔案管理工作，但存在某些錯誤觀念，導致教學檔案管理工作走入誤區。如教學者認為檔案收集、管理、儲存不重要，因此在教學工作中對信息歸檔不重視，導致信息遺漏、缺失。再如學校沒有配備專門的檔案管理人員，檔案管理人員經常是“兼職人員”教務員或者教學秘書，而他們往往身兼數職無法滿足檔案管理的專業性、實效性要求。有些本科院校甚至缺少教學檔案管理工作所應用的基礎設備，忽視經費的投入，頻繁的更換教學管理人員，導致檔案管理混亂不堪，難以發揮其有效價值。

2.本科學院教學檔案管理工作機制不健全、模式老化

高校本科教學檔案管理工作之所以在當下難以有效開展，是因為本科各個學院教學檔案管理工作機制不健全，管理模式十分落后無法滿足時代發展要求、教育發展要求，嚴重降低了檔案管理工作的有效性。筆者發現，在檔案管理工作中一些部門很少提及檔案管理工作，即使形成了相應的文件教材，但由于缺乏管理制度、沒有統一的執行標準也導致教學檔案管理無法順利進行。由于檔案管理工作機制不健全，沒有系統的、全面的對檔案管理工作進行規劃，因此在登記、存放、借閱等方方面都存在忽視，這些弊端的總和效應導致學院甚至學校的一些教學重要文件流失，不利于學校的而教學工作開展。

目前本科教學檔案管理工作中的工作人員大多數都是非檔案管理專業畢業，因此管理人才結構不合理。絕大部分工作人員沒有經過專業培訓，對檔案管理工作“一知半解”，更談不上跟隨時代要求變革和創新管理工作。檔案管理工作崗位人員，更換頻繁，也是導致檔案管理工作交接混亂的一項重要原因。

信息技術高速發展的今天進入信息時代的高校本科教學檔案管理工作面臨嚴重問題，即管理模式老化。現如今大部分學校的教學檔案仍然是紙質檔案，教學存檔也不全面，各院系、各專業之間的檔案難以交流與對接，導致檔案管理工作無法滿足教育要求，更與時代相脫節。

3.本科學院教學檔案管理規范化程度低下、內容殘缺

規范、系統以及完整是本科高校各學院開展教學檔案管理工作所必須滿足的基本要求之一。但在工作中我們不難發現，高校本科教學檔案管理工作的規范化程度、歸檔完整率并不高，甚至處于十分低下的層次。有些教學工作者或管理人員無法行事及時有效的對接，導致教材無法及時歸檔，材料缺失、漏歸現象十分常見。甚至一些教師在記錄教學檔案時存在“敷衍了事”的現象，沒有統一的標準進行檔案記錄。如在教學活動中有的教師記錄個人出席人數，有的教師則記錄總體出席人數等，在歸納檔案時造成了繁雜問題。

本科教學檔案管理工作中的編研工作滯后問題也是本科教學檔案管理規范化程度低下的一個重要原因。一些高校本科學校的編研工作遠遠跟不上教學檔案管理工作的要求，甚至根本沒有開展與之相對應的工作，使得教學檔案管理工作的推進效率并不高、教學檔案的利用率十分低下。

三、高校本科學院教學檔案管理的改進措施及對策探析

正是基于上述所說，目前在高校本科教學檔案管理工作中存在諸多問題。而高校本科教學檔案管理工作又十分重要，因此高校本科教育管理工作者必須采取合適的措施及策略來改進本科教學檔案管理工作，“對癥下藥”解決上述問題，以提高高校各個專業本科教學檔案管理工作的有效性。

1.轉變觀念，提高教學檔案管理重視程度

本科院校教育管理工作者及領導必須端正對本科院校教學檔案管理工作的態度，認識到本科教學檔案管理工作的價值及重要性。只有確保學校層面重視檔案管理工作，才能夠確保人力、資金、基礎河北的投入，才能夠為學校進行有效的檔案管理工作提供基礎保障。這就要求，學校管理人員要做到“三大支持”。首先要支持學校開展檔案管理工作，適當的安排管理人員，并制定有關的檔案管理工作內容，嚴格尊重檔案管理工作的相關要求。其次要支持學校檔案管理工作人員的工作反饋活動，及時記錄在案，進行針對解決，以確保檔案管理工作中問題及時發現、問題及時解決。此外要加大對學校檔案管理工作的資金與資源支持，針對性的下放資金，以滿足學校教學檔案管理工作的需要，從而為學校開展檔案管理工作打好基礎。

2.明確職責，提高檔案管理工作人員素質

學校領導承擔檔案管理工作的支持工作及領導工作，而檔案管理工作實施的關鍵在于管理人員。因此為確保本科學校的教學檔案管理工作能夠切實游俠的進行，高校必須優化本科教學檔案管理工作人員，通過多種方式提升他們的專業能力及業務素質，以確保檔案管理工作人員能夠滿足檔案管理工作的要求。

這就要求學校要對檔案管理工作人員開展豐富的培訓活動，讓檔案管理部門的工作人員明確自身職責所在，在不斷學習與提升下更好地提高自身的素質，以為檔案管理工作提供人才保障。

3.建立規范化、系統化、制度化檔案管理制度

高校本科的教學檔案管理工作必須嚴格尊重相關檔案管理工作的法律法規進行工作開展，包括《高等學校檔案實體分類法》《高等學校教學檔案工作規范》等等。這些非法律法規為學校的本科教學檔案管理工作提供了方向和適當的管理指標，能夠有效指導本科的教學檔案管理工作。

為確保本科學校的檔案管理工作能夠切實有效的進行，高校必須建立規范化、系統化、制度化的檔案管理制度，要從領導層面、實施層面、監督層面、反饋層面等多層面入手，環環相扣，確保檔案管理工作能夠系統、流暢的進行。

4.注重開展本科教學檔案管理編研工作

編研工作是高校開展檔案管理工作中的重要內容，學校要重視教學檔案的編研工作。首先要將所收集到的有關的教學檔案資料進行鑒別工作，去偽存真、去劣存優，以確保檔案的基礎編纂工作能夠有效完成。其次，要及時的對所收集到的檔案“查漏補缺”，確保檔案資料能夠清晰、全面的被存檔，按照類別編號加以合理的存儲。此外，要針對具有專門價值和特殊意義的教學檔案進行專門存儲和記錄，以確保合理的利用和及時的保存，更進一步推動檔案管理工作的有效進行。

5.做好檔案管理工作信息化、網絡化建設

在信息社會的大背景下，信息化、網絡化成為了本科院校開展傳統檔案管理工作面臨的最大問題。為滿足時代要求，提高高校本科教學檔案管理工作的有效性。高校在開展教學檔案管理工作的過程中必須積極迎合時代發展要求，從多角度推動學校教學檔案管理工作的信息化、網絡化建設，以提高其管理有效性。

首先本科院校在開展檔案管理工作時要確保管理工作人員具備一定的信息技術能力，能夠靈活應用信息技術規整、管理檔案信息。其次，為確保檔案管理工作的信息化、網絡化建設更加有效，學校要及時的額引進先進技術和信息設備，以滿足檔案管理工作信息化、網絡化建設的要求。

四、結束語

總而言之，高校教育管理工作者必須認識到本科院校檔案管理工作的重要性，不斷的豐富、完善它的存在，讓高校教學檔案成為高校開展教育工作的寶貴財富。在探析教學檔案管理的現狀、解決教學檔案管理的問題過程中為高校教學檔案管理工作注入活力。

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