大數據背景下高校檔案管理信息化建構探討

馮江博

摘 要：隨著大數據和信息化管理的不斷發展和普及，高校檔案管理信息化建構也獲得了一系列的支持，逐步邁向了成熟。在大數據背景下，高校檔案管理信息化是必然之舉，只有這樣才能符合時代的要求，才能跟上發展的步伐。現代化的高校檔案管理中，對各個工作環節都有更加標準和規范化的要求，這也是現代化管理的基礎要素。高校在科研和教育中會誕生很多的檔案資料，在當下的大數據時代中，這些檔案資料的管理和利用也是目前丞待解決的問題。文章以大數據背景為前提探討了高校檔案管理信息化建構的具體方法和策略，并探析了大數據時代的主要特征，以期為高校檔案現代化管理提供更多的參考信息。

關鍵詞：大數據;高校檔案管理;信息化;建構策略

新世紀以來，計算機技術和信息技術都取得了長足的發展，而與大數據相關的各項技術更是日漸成熟，逐漸被應用到越來越多的領域。大數據具有極強的數據收集能力，并且還能對龐大的數據庫進行整合，達到數據共享的目的，讓人們獲得信息的成本和難度都得以大幅度降低，從而受到了很多行業和領域的歡迎。我國當下已經正式邁進了大數據時代，在大數據背景下，我國高校的檔案資料作為最重要的信息資源之一，與時代背景正式接軌更是勢在必行，本文將重點討論高校檔案管理信息化的具體建構策略。

一、大數據的特征分析

當下物聯網和云計算以及大數據都逐漸走進了人們的生活，科學技術和計算機技術也在飛速發展中，目前大數據的發展和應用受到了越來越多人的關注。通過對大數據的深入分析，學術界目前普遍認為大數據具有四個主要特征：其一是量級，也就是擁有龐大的數據體量，可以從TB級提升到PB級或以上。其二是速度，大數據的數據生成用時非常短，且整合和處理數據的速度也極快。其三是多樣性，大數據擁有的數據類型呈現出明顯的多樣性，這種多樣性包括了數據的來源方式、生成類型和格式以及數據本身等。其四是價值，大數據的價值密度較低，大數據在生成數據時非常迅速，且數據體量龐大，所以有效數據和無效數據會出現一定程度的混雜，進而讓大數據的價值密度受到了影響。大數據目前需要將業務邏輯和高級算法相結合才能不斷提升數據的價值密度，這也是丞待解決的問題。所以，大數據的普遍特點就是數據體量龐大且處理速度快，還有明顯的多樣性。面對海量的數據源，需要運用更快更有效的技術才能從中找出潛在的邏輯和規律，進而為事物的發展提供判斷依據，最終達到辨明方向和預估的目的。

二、分析大數據背景下構建高校檔案管理信息化的必然性

大數據的應用價值逐漸受到了人們的認可，通過大數據可以獲取新的認知，也能讓人們不斷創造出新的價值，更能改善市場和政府與公眾之間的關系。大數據的發展對檔案信息化建構提出了新的挑戰，不能只停留在以往數字化的階段，而是要邁向新的數據化階段。根據目前的發展趨勢來看，檔案管理信息化建構必須要通過大數據來實現，通過大數據技術才能在高校海量的檔案信息資源中挖掘出潛在的價值，進而才能提供更多的利用服務。

1.符合當下的社會發展要求

信息化是高校檔案現代化管理的基礎條件，高校檔案管理工作必須與信息化高度結合才能制定出更加科學合理的管理制度，以此為前提才能確保信息的安全和有序，進而讓管理工作更加有效和高效。以往的收集和搜索方式已經邁向了現代化，信息管理因而更加有效，同時讓信息儲存也更加的規范化。高校目前正處在現代化改革和建設中，所以高校檔案信息化管理就成為了大數據背景下的必然發展趨勢，更是符合當下的社會發展要求。

2.能夠提升服務和效率

截至目前，很多高校其實都已經順應了時代的發展，在檔案信息化管理中應用了與大數據相關的各類軟件，且受到了本校師生和社會各界人士的一致好評。通過實踐應用發現，這些軟件能有效提升檔案管理工作的效率，還能讓檔案信息發揮更多的價值，也為師生提供了更加便利的服務，從而讓高校檔案管理信息化邁上了新的臺階。

3.能提升檔案的利用效能

借著目前的互聯網和計算機技術，加上大數據背景，能讓高校將龐雜的科研和人才培養以及服務社會等檔案資料進行整合處理，進而打造出信息化檔案資源庫。龐大而完整的信息化系統能讓分享范圍進一步擴大，也提升了檔案信息的利用效能，為檔案事業的發展提供了光明前景。計算機技術讓檔案資源邁向了信息化，將大量的文字和數據以及圖表都匯入了知識的海洋，可以打造出各種科學模型，還能呈現出相應的規律性，以二進制的方式儲存于計算機中，整合處理之后就能為公眾提供更多的瀏覽服務，讓檔案信息的效能進一步增強。

三、大數據背景下高校檔案管理信息化的建構策略

1.運用現代化的信息管理方法

需要運用云計算技術，大數據的主要技術就是云計算，云計算能夠同時應對多個數據端口，并對海量數據進行整合和分析，從而挖掘出人們指定的數據或者計算待遇。云計算技術自身的優勢非常突出，其一是低成本;其二是高度虛擬化，一臺計算機甚至是一部手機就能應對，人們借助互聯網就能輕易獲取想要的數據信息。其三是非常靈活，每個用戶的需求都有所不同，而云計算技術具有個性化的定制服務。其四是存儲方便，獲取的數據可以通過云儲存快速實現存儲。

還需要運用數據挖掘技術，進入大數據時代后，高校檔案想要快速獲得有價值的信息資源就需要通過數據挖掘技術來實現。可以對高校檔案的利用人群進行深入分析，分析內容包括人群的知識結構和數據偏好以及性格特點等，用該項技術挖掘出相應的信息并儲存到系統當中，這樣可以實現個性化的檔案服務。還可以通過門戶網站來搜集和挖掘數據，將用戶端的所有操作數據整合起來，并對數據包進行分析和匯總，將結論儲存到數據庫中，從而為個性化服務打下了堅實的基礎。

電子標簽也是不可缺少的部分，電子標簽其實是一個特殊的芯片，可以將檔案信息植入到該芯片中，相應的檔案管理軟件就能對此進行自動化管理。該芯片的使用能讓檔案的讀取和登記工作更加快速便捷，且該芯片具有唯一性，因而更容易被標識，在檔案的利用和統計工作中能取得更好的應用效果，讓工作效率進一步得到了提升。

2.建構統一的信息化管理系統

在大數據背景下，建構統一的信息化管理系統所指的并不僅是本校，應該要將國內所有的高校信息進行整合與共享，打造出全國性的海量數據庫。可以為每個高校師生設置自己的登錄賬號，并對訪問權限進行合理的設置，同時還需要加強信息管理人員的隊伍建設，讓檔案信息管理工作擁有明確的發展規劃和目標。人才使用機制也需要進一步完善，根據發展需要來調整培訓計劃和人才引進機制，要敢于突破以往的檔案管理方法，注重人員的計算機能力培訓，并制定相應的激勵機制，以此來調動工作人員的積極性。此外，相關管理部門還需要積極促進與其他單位的合作，要充分認識到檔案信息化管理的重要性和必要性，并對此項工作加以重視和加強推廣。高校中的其他部門也要積極配合檔案信息化管理部門的工作，在計算機和互聯網的幫助下及時更新和上傳資料，讓高校的相關考評工作得以順利進行。

3.完善相關法律法規

高校檔案管理需要相關法律法規作為支撐才能順利進行，在法律法規的基礎上制定出統一的管理標準和規范，如此才能讓管理具有強制性的特點，也有利于提升檔案的利用效能，讓我國高校的檔案管理水平得以快速提升，進而朝著現代化和科學化的方向發展。數據挖掘可以先通過客戶端來收集，對用戶的終端操作進行記錄，形成數據包之后再進行深入的分析和分類，將得出的結論妥善保存，通過大量的終端用戶信息收集，最終為個性化服務提供可靠的依據，也是數據挖掘的意義所在。

4.加強相關知識宣傳和管理隊伍建設

高校的檔案管理系統關乎每個師生的切身利益，也是大數據背景下的必然發展趨勢。因而準入檔案管理系統的建設需要每個人都作出努力，相關管理部門應該加強知識宣傳，讓高校的每一個人都擁有檔案信息化管理意識，才能為我國高校的檔案信息化管理提供必要基礎條件。

現代化的高校檔案信息管理需要一支復合型的管理隊伍，因為當下的高校檔案信息化管理系統是一種高新技術，所涉及的項目較多，包括通訊技術、計算機技術和網絡技術等。所以相關的工作人員也就需要具備一定的通訊技術和計算機技術以及網絡技術，同時還要精通檔案管理知識。高校在建設檔案管理隊伍時不但要對現有的人員進行培訓，不斷提升現有人員的技術水平和綜合素質，還要視具體情況來引進相關的計算機網絡技術人才和專業檔案管理人才。檔案信息化管理要結合未來的發展趨勢，對涉及該領域的人員進行整體培訓，不但要掌握更加專業的管理知識，還要制定出合理的考核與獎罰機制，改變以往的傳統管理方式，充分調動工作人員的積極主動性，注重培訓的質量和效果，盡力提升其綜合素質。在提供個性化服務時要更加人性化，可以制定出相應的調查問卷，對師生的真實需求進行了解，也可以提供一些咨詢服務，盡快提升服務態度和質量，為廣大師生提供更加熱情和人性化的服務，從而進一步提升檔案管理質量。

四、小結

高校事業的發展離不開檔案信息化管理，尤其在大數據的背景下更是不容忽視，大數據對高校檔案管理工作提出了新的要求，同時也提供了新的發展機會。檔案管理信息化建構是一項繁復的工作，高校需要結合自身特點進行宏觀和微觀調控，運用科學合理的方法和現代化技術手段，才能實現檔案管理信息化系統的構建，進而為推動高校發展提供力量。

參考文獻：

[1]曹瑞璇.檔案信息化過程中的倫理失范與法律規制策略[J].山西檔案，2017（3）.

[2]肖 敏，華 林.西南少數民族譜牒檔案及其利用研究[J].山西檔案，2016（6）：9-11.

[3]聶云霞，張加欣，甘 敏.“互聯網+”背景下數字檔案資源安全研究[J].浙江檔案，2016（6）：22-25.