辦公自動化中計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)的應(yīng)用

摘要：計(jì)算機(jī)辦公自動化是以計(jì)算機(jī)技術(shù)為基礎(chǔ)發(fā)展而來的一種新型辦公模式，在工作中已經(jīng)發(fā)揮著越來越重要的作用。在計(jì)算機(jī)辦公自動化實(shí)際應(yīng)用及發(fā)展中，對于其要求也不斷提升，因而促使計(jì)算機(jī)辦公自動化實(shí)現(xiàn)更好的發(fā)展，并且對計(jì)算機(jī)辦公自動化實(shí)行創(chuàng)新也就十分必要，使計(jì)算機(jī)辦公自動化能夠與實(shí)際需求更好地滿足。主要就計(jì)算機(jī)辦公自動化發(fā)展及創(chuàng)新進(jìn)行分析，為計(jì)算機(jī)辦公自動化的更好應(yīng)用及發(fā)展提供依據(jù)與支持。

關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī);信息處理技術(shù);辦公自動化

中圖分類號：D326文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

1計(jì)算機(jī)辦公軟件概述

辦公自動化是面向組織的日常運(yùn)作和管理，學(xué)生和老師使用頻率最高的系統(tǒng)應(yīng)用，自1985年國內(nèi)召開第一次辦公自動化規(guī)劃會議以來，辦公和教學(xué)自動化系統(tǒng)在應(yīng)用內(nèi)容上的深度與廣度、IT技術(shù)運(yùn)用等方面都有了新的變化和發(fā)展，并成為不可缺的核心應(yīng)用系統(tǒng)。主要推行一種無紙化辦公模式。目前，對辦公室計(jì)算機(jī)辦公軟件還沒有明確的界定，但從微觀角度來看，辦公室計(jì)算機(jī)辦公軟件指的是對文檔等文字資料的編輯以及對文檔內(nèi)容信息化管理;而從宏觀角度來看，辦公室計(jì)算機(jī)辦公軟件指的是以計(jì)算機(jī)信息技術(shù)為基礎(chǔ)的辦公室信息系統(tǒng)，日常的辦公中應(yīng)用這一系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)辦公流程的自動化、信息化以及智能化，不僅能夠提高辦公效率，還可以實(shí)現(xiàn)信息的交流與共享。

2計(jì)算機(jī)辦公自動化具備的功能

2.1計(jì)算機(jī)辦公自動化的文檔管理功能

對于計(jì)算機(jī)辦公自動化而言，其在實(shí)際應(yīng)用過程中所體現(xiàn)出的各種功能中，最為基礎(chǔ)的一種就是文檔管理，在這一功能得以較好應(yīng)用的基礎(chǔ)上，對于企業(yè)辦公中涉及到的各種文檔能夠?qū)崿F(xiàn)分類，并且對這些文檔實(shí)行存儲，而后將這些文檔資料在一個程序中實(shí)行歸檔，也就能夠在今后應(yīng)用這些穩(wěn)定時更便捷地進(jìn)行搜索查找。在文檔管理過程中，其并非簡單地在計(jì)算機(jī)中存儲文檔，而是需要利用自動化等方式對文檔實(shí)行管理。對于所涉及的文檔資料比較多的一些企業(yè)而言，若僅僅存儲文檔而未能夠?qū)ζ鋵?shí)行有效管理，也就無法使辦公過程中計(jì)算機(jī)的作用實(shí)現(xiàn)充分發(fā)揮。因此，在文檔管理系統(tǒng)中，需要對文檔管理效率進(jìn)行積極應(yīng)用，從而使人工管理檔案時間能夠得以充分減少，另外，需要注意的一點(diǎn)就是在文檔管理系統(tǒng)的實(shí)際應(yīng)用過程中，需要對其安全性能實(shí)行進(jìn)一步完善，使文檔安全性得到更好保證。

2.2計(jì)算機(jī)辦公自動化的信息交流及共享功能

在企業(yè)各項(xiàng)工作的實(shí)際開展過程中，且能夠使各個方面的信息實(shí)現(xiàn)有效交流，其前提及基礎(chǔ)就是對有關(guān)信息交流平臺進(jìn)行構(gòu)建，在該平臺中可對企業(yè)一段時間內(nèi)的信息進(jìn)行公布，并且企業(yè)工作人員也能夠利用該平臺實(shí)行工作經(jīng)驗(yàn)的相互交流，還能夠?qū)崿F(xiàn)相關(guān)資料的傳輸。就目前實(shí)際情況而言，在企業(yè)內(nèi)部信息建設(shè)主要就是在局部網(wǎng)之內(nèi)，需要專門人員實(shí)行維護(hù)及管理。在信息平臺利用的基礎(chǔ)上，在企業(yè)內(nèi)部可實(shí)現(xiàn)信息交流及信息傳遞，使工作人員效率實(shí)現(xiàn)有效提升，尤其是對于規(guī)模比較大的一些企業(yè)，信息平臺在實(shí)際應(yīng)用中所發(fā)揮出的作用也更加明顯。

3辦公自動化中計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)的應(yīng)用

3.1基本辦公自動化軟件

目前，企業(yè)在辦公過程中使用的文字處理軟件有wps辦公軟件、基于windows操作系統(tǒng)的辦公軟件：辦公系列和基于網(wǎng)絡(luò)的文字處理軟件。值得注意的是，這種文字處理軟件有其優(yōu)點(diǎn)，例如wps辦公軟件在文字處理功能上較強(qiáng)，同時也提供了一個免費(fèi)的過程應(yīng)用版本，占用的電腦設(shè)備內(nèi)存較小，所以它被人們廣泛使用;網(wǎng)絡(luò)文本處理軟件需要瀏覽器的支持來操作文本，不需要計(jì)算機(jī)系統(tǒng)提供其他軟件的支持，但由于其編輯任務(wù)復(fù)雜，無法勝任，辦公系列辦公軟件的開發(fā)與兼容，為辦公單元的辦公自動化管理提供了方便，也得到了人們的廣泛應(yīng)用。在辦公過程中應(yīng)用文字處理軟件不僅可以提高辦公效率和質(zhì)量，而且可以實(shí)現(xiàn)無紙辦公的目標(biāo)。

3.2數(shù)據(jù)處理表格

數(shù)據(jù)電子表格處理技術(shù)具有的簡便、快捷等優(yōu)勢，同時有著強(qiáng)大的數(shù)據(jù)表格處理功能，傳統(tǒng)辦公中主要是以人力的方式處理計(jì)算各種數(shù)據(jù)，這種方式不僅效率低，且浪費(fèi)了人力物力資源，還難以保證工作質(zhì)量，極易出現(xiàn)計(jì)算誤差問題。而在辦公中應(yīng)用計(jì)算機(jī)電子表格處理處理技術(shù)，在面對一些較難的數(shù)據(jù)計(jì)算時，其能夠削減重復(fù)繁瑣的計(jì)算過程，有助于提高各種處理計(jì)算效率與準(zhǔn)確性，在很大程度上提高了企業(yè)辦公效率。

3.3圖文制作

圖文制作是企業(yè)辦公中的主要部分，其中包括圖像、語音、視頻的處理等，以往工作人員在處理這些工作內(nèi)容時，耗費(fèi)的時間相對較長，尤其是在信息收集與處理方面，人工的方式處理效率相對較低，不僅使企業(yè)人力物力耗費(fèi)量增大，且收獲的效率相對較差，在很大程度上影響了企業(yè)各環(huán)節(jié)的順利開展。將計(jì)算機(jī)信息技術(shù)中圖文制作及演示文稿軟件應(yīng)用于企業(yè)辦公中，可以在短時間內(nèi)計(jì)算相關(guān)的工作報(bào)表，不僅使得工作效率得到提升，且能夠使計(jì)算結(jié)果的準(zhǔn)確度得到保障。在辦公中應(yīng)用圖文制作軟件，能夠使以往文字不豐滿的現(xiàn)象得以解決，工作人員通過借助多媒體設(shè)備進(jìn)行演示文稿的處理，發(fā)揮其具有的圖片、文字、音頻、視頻于一體的優(yōu)勢，有助于大大提高辦公效率。

4計(jì)算機(jī)辦公自動化發(fā)展趨勢

首先，在計(jì)算機(jī)辦公自動化今后不斷發(fā)展過程中，培養(yǎng)復(fù)合型人才必然會成為十分重要的一項(xiàng)內(nèi)容與方向。對于計(jì)算機(jī)辦公自動化而言，其專業(yè)性及技術(shù)性比較強(qiáng)，對于每個環(huán)節(jié)的實(shí)施均需要進(jìn)行熟練操作，因而需要使計(jì)算機(jī)辦公自動化系統(tǒng)與實(shí)際工作的開展實(shí)現(xiàn)有效結(jié)合，在保證企事業(yè)單位內(nèi)具備高素質(zhì)技術(shù)人才及專業(yè)人才的前提下，才能夠保證計(jì)算機(jī)辦公自動化的作用實(shí)現(xiàn)充分發(fā)揮，在工作人員充分掌握相關(guān)專業(yè)知識的基礎(chǔ)上，才能夠促使計(jì)算機(jī)辦公自動化實(shí)現(xiàn)長遠(yuǎn)發(fā)展。其次，在計(jì)算機(jī)辦公自動化今后發(fā)展過程中，相關(guān)自動化設(shè)備也會進(jìn)一步提升性價(jià)比，這些都是基于通信技術(shù)及計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展，從而可使新技術(shù)得以不斷出現(xiàn)及應(yīng)用。同時，人機(jī)交互界面也能夠?qū)崿F(xiàn)進(jìn)一步完善，相關(guān)操作系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)進(jìn)一步優(yōu)化，從而可在較大程度上提升其形象性以及直觀性，這在辦公自動化技術(shù)進(jìn)一步推廣及應(yīng)用方面具有十分重要的作用及意義。

結(jié)束語

為提高市場競爭中優(yōu)勢地位，各個行業(yè)在辦公自動化管理過程中應(yīng)用計(jì)算機(jī)軟件，既提高了辦公效率也改善了辦公質(zhì)量。同時，在高等專科院校中發(fā)揮計(jì)算機(jī)軟件對辦公自動化管理的積極作用具有重要的意義。另外，計(jì)算機(jī)辦公軟件作為推動辦公自動化管理不可缺少的科學(xué)技術(shù)，需要加強(qiáng)對其的創(chuàng)新力度，使之適應(yīng)滿足飛速發(fā)展的時代要求。

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作者簡介：

唐華??眉山?1981.5?本科?副教授

（作者單位：眉山職業(yè)技術(shù)學(xué)院）