大數(shù)據(jù)背景下科研事業(yè)單位人事檔案管理工作創(chuàng)新策略

楊群

摘 要：隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，檔案管理工作發(fā)生了前所未有的重大變化。毋容置疑，大數(shù)據(jù)在人事檔案管理中的應(yīng)用大大推動(dòng)人事檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展，人事檔案在科研事業(yè)單位中的作用會(huì)越發(fā)重要。筆者從多角度提出大數(shù)據(jù)背景下人事檔案管理工作的創(chuàng)新策略。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);人事檔案;管理;創(chuàng)新;策略

科技的發(fā)展，大數(shù)據(jù)的產(chǎn)生，給檔案管理工作帶來了顛覆性變化。檔案管理人員必須轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式，迎接大數(shù)據(jù)技術(shù)帶來的挑戰(zhàn)與發(fā)展機(jī)遇，在工作中不斷探究檔案管理的創(chuàng)新策略，讓人事檔案管理工作能夠更好的順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，更好的服務(wù)于科研事業(yè)單位的發(fā)展需求。

一、轉(zhuǎn)變過去的人事檔案管理舊模式，構(gòu)建大數(shù)據(jù)人事檔案管理新觀念

大數(shù)據(jù)時(shí)代，科研事業(yè)單位檔案管理人員要隨科技的日新月異而與時(shí)俱進(jìn)，加快更新人事檔案管理觀念。觀念決定成敗，檔案管理人員要充分認(rèn)識(shí)大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)人事檔案管理的重要性，并把大數(shù)據(jù)技術(shù)運(yùn)用于檔案管理工作，大力推進(jìn)人事檔案管理的信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理大數(shù)據(jù)與信息化的協(xié)同發(fā)展。為了全面提高人事檔案管理質(zhì)量，檔案管理人員要不斷學(xué)習(xí)探究大數(shù)據(jù)的相關(guān)知識(shí)和規(guī)律，讓大數(shù)據(jù)技術(shù)服務(wù)好人事檔案管理工作。

二、擯棄傳統(tǒng)的人事檔案管理舊機(jī)制，建立大數(shù)據(jù)人事檔案管理的新機(jī)制

大數(shù)據(jù)背景下，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要，必須建立全新的大數(shù)據(jù)檔案管理模式。建立全新的檔案管理模式，需要做到：一、事業(yè)單位要建立人事檔案的信息化和電子化，要建立與之對(duì)應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)庫，為人事檔案管理打下厚實(shí)的基礎(chǔ)。二、人事檔案管理工作需要強(qiáng)有力的制度保障，事業(yè)單位要根據(jù)本單位的實(shí)際情況，建立和完善人事檔案管理機(jī)制，人事檔案管理工作要走創(chuàng)新發(fā)展的道路。管理人員在檔案管理過程中必須嚴(yán)格按照管理制度進(jìn)行檔案管理，檔案資料的收集、整理、及存檔、歸檔、調(diào)檔等各個(gè)環(huán)節(jié)都要嚴(yán)格把控，嚴(yán)防人事檔案的殘缺、丟失和泄露等問題的發(fā)生，檔案管理人員必須保證人事檔案的完整性、準(zhǔn)確性及真實(shí)性。在整個(gè)檔案管理過程中，管理人員應(yīng)充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)檔案資料進(jìn)行管理，將員工的資料信息進(jìn)行分門別類的管理，更好的發(fā)揮人事檔案管理工作在科研事業(yè)單位中的促進(jìn)作用。

三、建立檔案管理人員的培訓(xùn)機(jī)制，提升科研事業(yè)單位檔案管理人員的綜合管理能力

大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理走創(chuàng)新發(fā)展道路，是大勢(shì)所趨，檔案管理部門必須對(duì)工作人員定期進(jìn)行培訓(xùn)，通過培訓(xùn)，提高他們的知識(shí)水平和業(yè)務(wù)能力，提升他們的管理能力，檔案管理工作才能不斷地向前邁進(jìn)。要做好檔案管理工作，檔案管理人員必須具有堅(jiān)定的政治信念，必須具有做好檔案管理工作的心愿和決心，必須具有人事檔案管理的專業(yè)知識(shí)與專業(yè)技能，方能充分利用大數(shù)據(jù)信息技術(shù)解決好檔案管理中存在的實(shí)際問題。因此，科研事業(yè)單位必須對(duì)檔案管理隊(duì)伍定期進(jìn)行實(shí)戰(zhàn)培訓(xùn)，采用各種行之有效的培訓(xùn)方式，提升他們的綜合管理能力，這樣才能承擔(dān)起大數(shù)據(jù)背景下的人事檔案管理工作。科研事業(yè)單位要組織一些形式多樣的專題學(xué)術(shù)會(huì)議、業(yè)務(wù)交流、研討會(huì)、評(píng)優(yōu)活動(dòng)、檔案管理科研論文比賽等，還可請(qǐng)一些優(yōu)秀的檔案管理人員傳授先進(jìn)的檔案管理方法和技能，通過舉辦這一系列的活動(dòng)，檔案管理人員的業(yè)務(wù)技力就能得到明顯地提高。

四、制度創(chuàng)新是檔案管理的基礎(chǔ)，強(qiáng)化先進(jìn)的管理方法是關(guān)鍵

為確保檔案管理工作卓有成效，科研事業(yè)單位必須建立一套完整的與實(shí)際相結(jié)合的管理制度，在制定管理制度的過程中，要保證制度的科學(xué)性、靈活性、有效性和創(chuàng)新性，管理制度不能一成不變，要隨實(shí)際情況的變化而改變，做到與時(shí)俱進(jìn)，所以管理制度的制定還需具有創(chuàng)新性。管理制度的創(chuàng)新，一定要有新的方向、新的內(nèi)容、新的舉措和新的特點(diǎn)，這樣才能與時(shí)代保持一致，跟上時(shí)代發(fā)展的步法。檔案管理制度的制定要有明確的目標(biāo)，條款要具體化，制度無論是對(duì)工作人員或是領(lǐng)導(dǎo)者都要有很強(qiáng)的約束力，才能確保制度的有效性。另外，還需在制度中設(shè)立一些激勵(lì)機(jī)制，對(duì)那些有作為、有貢獻(xiàn)的優(yōu)秀檔案管理員要進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，以此激勵(lì)他們更好地工作;對(duì)那些工作不負(fù)責(zé)任，工作中時(shí)常出錯(cuò)的人員必須進(jìn)行懲處，嚴(yán)重者可給予開除公職的處分。通過制度來約束人、管理人，有效規(guī)范檔案管理人員的行為能力。

五、檔案管理工作必須重視信息化建設(shè)

現(xiàn)代社會(huì)日新月異，發(fā)展突飛猛進(jìn)，各行各業(yè)的發(fā)展都在向信息化邁進(jìn)。要對(duì)檔案信息進(jìn)行高效管理，檔案管理工作就必須走信息化建設(shè)的道路，使用大數(shù)據(jù)手段管理人事檔案。科技的進(jìn)步可以使文字和圖片等信息轉(zhuǎn)化為文字和數(shù)據(jù)保存，為了實(shí)現(xiàn)資源共享，為了實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量的檔案管理，檔案管理必須追求完整性和全面性的統(tǒng)一。

六、檔案管理必須科學(xué)規(guī)范，做到井然有序

首先檔案材料的收集要規(guī)范，要做到這一點(diǎn)，必須制定完整的材料收集制度，收集材料嚴(yán)格按照既定的制度進(jìn)行。根據(jù)檔案材料的性質(zhì)、用途、產(chǎn)生及成因…等，進(jìn)行廣泛收集整理，對(duì)紙質(zhì)資料、電子檔案、照片、視頻、音響…等材料，兼收并蓄，做到廣泛與重點(diǎn)收集相結(jié)合，材料的儲(chǔ)存與保管要做到分門別類，才能井然有序。其次檔案材料的管理要規(guī)范，嚴(yán)格按檔案管理規(guī)定及程序進(jìn)行，做到檔案裝訂合理、標(biāo)題簡(jiǎn)潔、存放準(zhǔn)確、案卷結(jié)實(shí)。

新時(shí)期，檔案管理員在檔案管理問題上，要大膽進(jìn)行嘗試與創(chuàng)新，從管理機(jī)制、管理制度、大數(shù)據(jù)應(yīng)用、人員培訓(xùn)以及材料收集整理等多方面進(jìn)行大膽的探索和有益的嘗試，不斷地積累經(jīng)驗(yàn)與方法，就能有效地解決好檔案管理過程中出現(xiàn)新問題。