信息化時代高校檔案服務開發的困境與對策

摘 要：本文從信息化時代高校檔案服務的機遇出發，探討了當前我國高校檔案服務開發存在的問題，從加強檔案資源整合、豐富服務模式、加強服務管理的角度提出了高校檔案服務開發的對策，以供同仁參考。

關鍵詞：信息化;檔案;服務

近年來，高校檔案服務已成為高校檔案管理工作研究的熱點問題。這一方面因為高校檔案工作是我國檔案事業的重要組成部分，另一方面也是因為信息技術的發展、移動終端的普及以及公民檔案意識的提升給高校檔案服務的開發提供了更多空間。因此，無論是從服務方式、服務渠道、服務內容和公民需求的角度來看，高校檔案服務都應成為檔案管理工作的重點。當前，高校檔案服務還存在著資源利用程度低、服務模式單一、社會參與低等諸多問題。對此，高校檔案管理人員應深刻認識信息化時代檔案服務的機遇與困境，切實整合檔案資源、豐富檔案服務方式、推動檔案服務社會化，讓檔案能夠真正的服務師生、服務大眾。

一、信息化時代高校檔案服務的機遇

1.服務渠道拓寬。信息化時代，借助信息技術的發展和移動終端的普及，高校檔案服務的渠道也得以拓寬。過去，高校檔案服務的渠道主要有兩個：一是檔案門戶網站。但由于檔案門戶網站建立的時間較早，部分高校在后期的更新維護和內容創作上缺乏重視，導致檔案門戶網站內容陳舊和瀏覽器不匹配等問題;二是檔案館、圖書館等線下渠道，但受限于資金設備和人力資源等多方面問題，線下渠道的服務時間通常十分有限。在信息化時代，檔案服務渠道進一步拓寬，線上除門戶網站外，還包括微信公眾號、微博賬號以及移動應用軟件等等，大大突破了時空的限制，擴大了檔案服務的場景。用戶能夠更為便利的使用相關服務，大大提供了檔案的利用率和服務效率。

2.服務方式多元。高校傳統的檔案利用服務主要有：借閱服務，包括借出服務與閱覽服務、復制、摘錄、拍照、檔案證明、咨詢服務如疑難問題咨詢，學歷確認咨詢等，接受咨詢方式有書信咨詢、電話咨詢、傳真咨詢、口頭咨詢等。從具體服務的實施現狀來看，較多服務都需要人工錄入和檢索，且多數情況下需要服務對象到現狀進行辦理，這就大大限制了服務場景，打消了用戶使用服務的積極性。而在信息化時代，檔案服務的方式更加多元化，通過移動應用軟件或者門戶網站能夠實現檔案服務功能的集成，信息瀏覽、查詢的效率大大提高。同時，隨著公民檔案意識的不斷提高，其對檔案服務的需求也更加多元化，信息化時代檔案載體更加豐富，這也促進了檔案服務方式的多元化。

3.服務內容針對性強。檔案服務中內容是其核心資源，無論是師生或是公眾，其對檔案的需求最終都會落實到內容上。因此針對不同需求的用戶實行個性化的內容服務就十分關鍵。傳統服務模式中由于服務場景和服務渠道的限制，檔案服務的內容缺乏針對性且形式單一，內容更新頻率也較低。而信息化時代，檔案服務渠道和服務方式更加多元，檔案管理部門能夠通過對用戶需求的分析，在不同渠道開發差異化的服務內容，如在微信公眾號上適合長圖文內容的發布，微博則適合短視頻和信息發布，門戶網站則能夠進行更為復雜的內容定制。服務內容的針對性強，能夠更加充分的利用多渠道優勢，使服務內容更加貼近用戶，提高檔案的利用率。

二、信息化時代高校檔案服務的困境

1.檔案資源缺乏系統化整合。高校檔案記錄了高校成立、成長、發展和壯大方方面面，對高校教學、科研、管理和文化建設中發揮著不容忽視的作用。從種類上看，高校檔案包括高校教學、科研、建設、生活等方方面面，教學檔案、科研檔案、基建檔案、學籍檔案等各類檔案應有盡有。在信息化時代，檔案資源的收集和管理更加便利，檔案的收集量和收集范圍飛速擴張，這在給檔案服務開發提供了寶貴的信息資源的同時也帶來了新的問題。目前，高校檔案資源還缺乏系統化的整合，這主要表現在兩個方面：一是檔案資源數字化進程較為緩慢。檔案服務的開發都是基于檔案的內容進行的，無論是檔案咨詢、檢索或是檔案個性化服務，都要求檔案資源完成數字化。但由于高校檔案種類繁多、體量巨大，同時又由于檔案本身保密性的限制，導致高校檔案資源數字化進程較為緩慢，一定程度上阻礙了檔案服務的開發;二是部門之間檔案資源缺乏整合。高校各部門負責其部門相關檔案的收集和整理，在實際工作中，由于管理制度、收集方式和管理方法的差異，導致檔案資源標準化的匱乏。同時，又由于部門之間的信息壁壘和利益沖突，檔案資源缺乏共享機制，豐富的檔案資源無法充分整合起來，影響了檔案服務的開發。

2.信息服務模式單一。當前，高校在教學、科研和學生管理上的管理信息系統建設已較為完善，但對檔案服務的開發還較為單一。這主要表現在以下幾個方面：第一，在檔案門戶網站的建設上較為滯后。筆者通過對部分高校檔案官方網站和校史館的訪問發現，多數高校門戶網站提供的信息服務十分單一，通常僅用于發布學校相關事跡和檔案查詢等工作。同時，門戶網站的適配性較差，多數還只支持IE瀏覽器訪問，與當下主流瀏覽器嚴重不符。門戶網站作為高校檔案服務的自主平臺和官方門戶，在高校檔案服務體系的建設和開發中的地位毋庸置疑，但目前由于成本和周期等問題的限制，大多高校選擇微信和微博等第三方平臺進行檔案服務開發。由于第三方平臺功能和內容上的限制，很多個性化的服務內容無法進行，這就使得高校檔案服務過于單一;第二，服務對象單一。無論是從我國檔案事業發展的要求和高校檔案內容的特點來看，高校檔案服務具備一定的公共屬性。但從目前高校檔案服務的現狀來看，其服務流程和服務模式大多只適用于校內師生，這就限制了其服務的社會化，不利于長期的發展。

3.檔案利用率低，社會參與度低。上文提到，目前高校檔案服務存在著服務模式和服務對象單一的問題，這也知道了高校檔案利用率低、社會參與度低。高校檔案服務面向師生和社會公眾，因此如何充分利用校內檔案資源，挖掘師生、公眾的檔案利用需求，提升師生和公眾和檔案利用體驗，即使高校檔案管理工作的目的，又是其持續發展的必然要求。首先，高校檔案服務的內容和流程不利于公眾的參與。以校史館為例，目前大多數高校校史館的開放時間都較短，一周僅開放一直兩天，且預約流程較為繁瑣。此外，從部分高校檔案網站上也可以看到，目前針對社會公眾的檔案查詢、咨詢等業務還需開具紙質單位介紹信，對于中小企業和個人來說，這種檔案服務的流程都十分繁瑣。此外，網站建設的滯后等問題也加大了瀏覽人訪問的難度。根據第三方流量統計機構Alexa的統計，我國國家級、省級和高校檔案、校史館瀏覽量的全球排名在兩百萬名，而美國、英國等國家在三萬名以內。

三、信息化時代高校檔案服務的對策

1.推動檔案資源數字化，加強檔案資源整合。首先，應推動高校各部門檔案資源的數字化工作。高校檔案管理部門應起草校級檔案管理指導意見或制度并下發各個部分，各部門要針對指導意見對檔案收集工作標準化、規范化，保證檔案載體的有效性，圖片和文字類檔案應多選用pdf格式，聲像類檔案則要選用主流存儲格式。對高校檔案資源進行價值、師生需求、社會需求、高校需求和數字化難度等多維度的系統化歸類，明確當前數字化工作的重點和難點，建立數字化校史資源庫。此外，還要對檔案存儲的名稱、大小等問題進行細致的規范，以便后期的利用。第二，整合多渠道、多部門的檔案資源，破除各部門之間的信息壁壘和利益沖突。在檔案數字化的基礎上，打造內部數據共享平臺，提高檔案資源的流通速率。此外，在各部門設置一個專門的檔案管理專員，定期組織溝通會議和培訓工作，以提高各部門的檔案服務意識，夯實檔案服務開發的資源基礎、人力基礎和制度基礎。

2.拓寬服務渠道，豐富服務模式。檔案管理信息化建設推動著高校檔案服務的多元化發展，給檔案服務開發提供了更為廣闊的空間。針對當前高校檔案服務模式單一的問題，首先應拓寬服務渠道。在門戶網站建設方面，應加強網站的維護和更新，實時發布相關內容，進一步優化網站檢索功能。除公告新聞等公共信息的發布之外，還要探索更為深入的檔案服務，如與當地人社局進行數據對接，介入畢業生檔案轉移的數據接口，以便師生能夠實時查詢檔案進度。門戶網站建設要注重功能的多元化和檔案資源信息的時效性，與新媒體渠道形成差異化服務。在新媒體渠道方面，注重微信公眾號和微博平臺建設。其中在微信公眾號建設方面，每周信息發布應注重檔案知識宣傳和檔案服務的介紹，同時對后臺功能進行定制化開發，介入用戶體系，加強與用戶之間的互動。此外，還要深耕數據分析，根據用戶的需求制定個性化的功能模塊，通過設置相應的關鍵詞來實現半自動服務，減輕檔案管理部門的服務壓力。此外，在沖斷上，可在展覽館鋪設終端機器和VR體驗設備，將展覽信息集約化，同時通過現今的媒體技術讓參觀人員深度體驗，增強參觀的自主性。

3.加強服務管理，提高社會參與度。合理的檔案服務流程是檔案服務開發和應用的重要保障，同時也關乎到師生和公眾的使用體驗。首先應做好服務開發規劃，對檔案服務外部信息生態進行分析，通過師生和公眾的問卷調查以及內部員工訪談的方式發現內部存在的管理問題，將得出的問題根據師生需求緊迫度、公眾需求緊迫度和改進的可行性等因素進行排序，給出具體的解決所示和解決日期。下一步，強化執行，根據流程規劃階段提出的目標和策略，通過服務意識培訓、服務流程模擬、服務流程實施的方式實現目標。第三步，加強監督，不僅要對管理策略的有效性和是否完成管理目標進行檢查，還要對后續的改進計劃和改進結果進行檢查，實施全過程的監控以保證服務水平。最后，加強反饋，對目標完成情況、管理策略實施效果進行總結和分析，根據完成結果不斷調整服務管理目標和策略，同時進入新一輪的服務管理流程，以便持續改進高校檔案服務流程。

參考文獻：

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[2]姚麗雅.信息化背景下高校檔案服務策略探究[J].黑龍江檔案， 2014（4）.

作者簡介：溫靜（1982-）女，漢族，淮陰工學院檔案室，本科碩士，淮陰工學院檔案館員，主要研究方向：檔案管理。