新時期高校檔案的管理與利用

張雯

摘 要：每個高校都是大量信息的聚集地，因而進行檔案管理是必要的，這是一種將大量信息進行系統化整理、歸納的方式，檔案管理對于高校的發展起著重要作用。在時代的發展下，計算機這一高新科技問世，它具備快速、高效的處理計算能力和快速的信息交換能力，這使得檔案管理產生了歷史性的重大轉折。為了適應新時代的發展，需要改變傳統檔案的管理模式，建立以網絡數據檔案信息為主，傳統檔案信息為輔的檔案管理模式。計算機的數據管理、檢索能力能夠更加方便的對檔案進行處理，能夠為學生、教師提供更便捷的服務。因此，高校是否建立網絡數據檔案管理是自身能否得到進一步發展的關鍵。

關鍵詞：新時期;檔案管理;開發利用

一、高校檔案管理與利用中遇到的問題

1.檔案管理作用較小，致使資料散亂。檔案管理并不是毫無價值，盡管檔案管理并不能有直接的作用，但是通過系統科學的資料歸納整理后形成檔案，可以在需要時快速抽調，這種價值是隱型的。正是因為高校的管理人員和上級領導并沒有認識到這一點，進而對檔案管理沒有足夠的重視。高校的檔案管理問題從而被忽略，在對應的崗位沒有專業人員、專業機構，很少將操作經費放在這一方面。這導致資料散亂，沒有歸納成檔案。

2.沒有足夠能力的專業人員。在這些年高校的發展是迅速的，產生了大量的數據，這使得進行檔案管理人員不足，歸納量少于增長量，檔案管理工作繁重，不能對這些檔案做有效的管理。這是大環境造成的，除此之外還有檔案管理工作者自身的問題。他們沒有專業的知識和相關技能，且沒有上級領導對其組織相關培訓，這就造成他們自身并不重視這一工作，工作效率不高。

3.不重視服務，思想落后。這些管理人員往往都是年紀較大的教職人員，他們沒有檔案管理方面的知識，對他們來言這是一個閑職，沒有太多的工作。這種思想的存在，導致檔案管理人員沒有足夠的意識，不要表現在責任、質量、服務方面，而在實際從事檔案管理工作中，這些都是必不可少的。這些員工的思想還處于過去傳統的檔案管理層次。傳統檔案管理是不需要主動為學生或其他人員提供信息的，主要負責整理歸納及檔案完整不損壞的問題。

4.檔案結構單一，沒有鮮明特色。高校的檔案還處于過去的傳統檔案結構中，在很多方面都單一，如：類型單一，館藏中的檔案基本上都是對于高校內發生的基本事件的整理，這些文案都是每個高校都必須整理的，而真正有用的，能夠表現學校在教育方面的檔案卻少的可憐;形式單一，沒有應用新時期的產物形成電子檔案，還是在傳統檔案管理模式的影響下，將不易保存的紙質檔案作為主體;內容單一，沒有豐富的內容，檔案缺乏嚴重。在這些因素的影響下，高校檔案管理的效果并不明顯。

5.對最新成果——信息設備沒有對應的安全防范。盡管高校采用了先進的信息設備，但是對網絡安全并沒有掌握對應的設置和管理機制。高校通常都是應用兩套網絡系統，做成內外分離彼此獨立聯網交換的機制，這就使得信息安全存在很大的問題，兩套系統之間的防護墻是不能保證絕對安全和不發生信息泄露、丟失、損壞等情況。而且這樣網絡系統模式是消耗大量經費的，在加上對國外設備的引進，這使得投資巨大卻沒有效果，不能達到對外開放的目的。

高校內往往不會將計算機專業的人員安排從事檔案管理工作，這就使得需要在額外臨時聘請計算機專業人員。臨時工往往不能盡善盡美，在進行檔案資料數字信息化的過程會有缺陷。

二、解決高校檔案管理與利用中問題的方法

1.建立對應的規章制度，依照制度進行檔案管理。一個高校能否可持續的發展，不僅僅取決于高校師資力量，教學資源是否強大，還取決于檔案管理是否科學系統。想要科學系統的建立檔案，建立對應的規章制度，依照制度進行檔案管理，在規章制度的保證下發展檔案管理，這樣的檔案管理工作會符合這個時代的發展，來使這些檔案的價值得到實現。

2.培養檔案管者的能力和素質。通過培訓等方式改變檔案管理者的傳統觀念，為其講述這一時期的檔案管理方法，幫助他們了解這一工作的重要性，使其能夠有強烈的積極性和責任感。從思想素質和工作能力上綜合提高，這樣使檔案管理的負責人員的整體素質得到提升，檔案管理人員也能完成學校所需的教育教學。

內部培養與外部引進要同時進行，外面的人才不僅僅擁有先進的知識技能，還會有信息化檔案管理的實際工作經驗，還應該根據檔案類型進行人才的招納，這樣檔案管理人員的整體就可以形成專人負責，同時相互協助的局面，這樣的人才結構更科學。

3.豐富館藏館網，改善單一、 沒有特色的現象。對傳統的檔案管理模式進行改進，要從類型、形式、內容上入手，這些方面太過單一，將檔案的類型進行擴展、形式進行多樣化處理、內容進行豐富，還要將檔案的數量提高，將檔案的質量提升，只有這樣檔案管理和利用才能最大化、最優化。

4.轉變傳統思想，加強服務意識。現在從事檔案管理工作的人員，對這份工作沒有正確的認知，對這份工作沒有積極性，這些原因使得檔案部門處于一個被動服務的現狀。想要對這一現象進行改革，需要從三個根本上解決。第一，要更正建立檔案部門的目的，在過去它是作為政治形式出現的，主要是對政治進行服務，而在當下檔案部門不能僅僅只是對政治提供服務，檔案部門還能將檔案資源服務于學校的經濟建設;第二，主動向社會提供服務，這樣能夠使這些資源得到充分的利用;第三，檔案的調動要方便快捷，因此要建立一個功能全面的檢索系統，來應對用戶的各種需求。之所以會在高校內建設檔案部門，是為了方便學校內開展各項工作，不能做到這一目的，檔案建設就毫無意義。所以要科學的管理和開發利用高校內的檔案信息資源，然后提高高校的整體教育實力。例如，通過學生檔案分析當前教學模式，評測教學質量，從而做出對應的調整，促進高校的發展;通過對教師人事檔案信息資源的利用，給上級領導提供該教師更全面的資料，方便領導對教師能力的考察。

5.轉變傳統服務方式，應用高新科技。當今時代是計算機快速發展的時代，許多領域都會應用這些高新科技手段，在檔案的管理與開發利用的領域，應用這些高新科技可以將學校內的各種散亂信息進行數字化 ，數字化的信息有著方便調用和整理等優勢。在這些優點吸引和時代趨勢下，高校要盡快將館藏的檔案進行數字化處理，在校園內建設檔案管理與利用專門的局域網，這樣可以使檔案的數據信息快速傳播和采集，實現了這些規劃，就能進一步提高服務的質量。

（1）推進檔案信息數字化建設。所謂檔案信息數字化并不是簡單的將紙質檔案編輯儲存在計算機或因特網內，檔案信息是一個巨大的數據集合體，需要檔案信息進行分類歸納、編號排序。分類又要從多個角度進行，一個檔案往往是會涉及多方面內容，所以無論從哪一角度進行檢索都要作出全面的回應;排序也是如此，要按照不同類型進行排序，能夠保證每一步工作都正常運行。檔案信息不只是文案的形式還會涉及照片、聲音、圖片等其他形式，這就需要采用對應的設備，來將這些檔案信息數字化。這些檔案信息的數量非常的巨大，因此數字化工作量也非常巨大，一些關鍵性的檔案數據或較為緊急的數據就應該先進行數字化處理。建設一個完善的檔案信息數據庫，需要一個科學的基本架構和豐富的檔案內容。

（2）加強檔案信息網站建設。用戶都是通過訪問網站來獲得想要的資料的，因此網站的建設是必須的，它要進行科學的設計，簡潔明了的界面，方便用戶，網站系統的要能對檔案信息進行科學檢索，還要能與用戶進行及時的交流，因此要建設共同渠道和用戶提供反饋途徑，這樣可以使網站和檔案信息數據庫更加完善，為用戶提供優質的服務。

（3）加強檔案信息網絡綜合服務系統建設。檔案信息網絡綜合服務系統的建設有利于檔案部門的發展，也符合當今這個快速發展時代的趨勢，網絡服務系統具有便捷、高效、可靠的特點，這個系統的建設需要對社會經濟和學校檔案信息進行科學全面的分析，可以采用不同的管理機制對不同類別的用戶提供專門的服務并建立等級制度，對每個用戶建立他們自身的數據庫，采用賬號登陸機制，這樣能對用戶形成保護機制，同時充分保證系統的正常運行。

目前，計算機發展到了大數據時代，充分利用大數據將用戶需求統計分析，形成針對用戶需求的新功能，在大數據環境下，高校要跟上時代發展的步伐，結合大數據充分發揮對檔案信息的價值。

6.綜合利用檔案信息資源，建設高校特色。每個高校的檔案信息資源都非常豐富，這些資源的閑置度非常高，而且沒有能夠突出高校特色的檔案信息資源，因此需要充分利用這些資源并建設有高校自身特色的檔案信息。首先，在一個高校內，學生是主要的群體且高校主要服務對象就是學生，因此，對學生檔案信息的建設是必要的，通過對學生檔案信息的分析，學生自己能夠分析自己的不足，對全體學生的綜合分析又能得出這個院校的教學水平。其次，一個高校特色主要體現還是在他們的教學、科研，因此要建立完善的教學科研檔案信息資源。完成教學科研檔案信息資源的建設，廣大師生能借鑒學習相關知識。最后，高校的發展史是要保留的，沒有歷史就沒有根，要將能夠表現高校歷史及其演變過程的資源歸納成檔案，作為檔案信息資源重要的一部分，這些檔案信息資源也是高校的特色所在。

三、結束語

新時期的高校檔案信息管理與利用要多方面的分析社會環境，新時期往往會產生新科技，要嘗試將高新科技手段與檔案信息管理相結合，這不僅僅是為了符合時代特色，是為了更好地服務于用戶，為了更好地將檔案信息資源發揮利用。在嘗試將檔案信息資源與新時代相融時，往往會暴露過去模式的缺點，對此，要及時發現并解決。在這一新時期對傳統檔案信息資源管理，就是要將計算機這一高新科技進行融入。

參考文獻：

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