大數(shù)據(jù)時代檔案信息化建設(shè)

摘 要：本論文研究的是大數(shù)據(jù)時代下的檔案信息化建設(shè)。針對檔案大數(shù)據(jù)的特征，基于目前企業(yè)檔案管理工作信息化建設(shè)的現(xiàn)狀，分析了普遍存在的問題，進(jìn)而針對問題提出了可行的對策，本課題研究在理論和實(shí)踐上都具有重大意義。

關(guān)鍵詞：檔案大數(shù)據(jù);信息化建設(shè);檔案管理

一、大數(shù)據(jù)釋義

時下，大數(shù)據(jù)不再僅僅是一個技術(shù)名詞，而是逐漸演變成一種修辭和符號，大數(shù)據(jù)時代更成為替代“信息時代”“網(wǎng)絡(luò)時代”的一種新提法。

大數(shù)據(jù)指的是無法在一定時間范圍內(nèi)用常規(guī)軟件工具進(jìn)行捕捉、管理和處理的數(shù)據(jù)集合，是需要新處理模式才能具有更強(qiáng)的決策力、洞察發(fā)現(xiàn)力和流程優(yōu)化能力的海量、高增長率和多樣化的信息資產(chǎn)。一般用作于一個公司締造的非結(jié)構(gòu)化以及半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)加以映入，其本身擁有數(shù)據(jù)量多和類型廣泛以及處理速度較快的特征。

二、檔案大數(shù)據(jù)的來源

首先，檔案大數(shù)據(jù)是隨著檔案業(yè)務(wù)活動和大數(shù)據(jù)技術(shù)及其理念進(jìn)行融合而出現(xiàn)的，代表著它源自于檔案自身的數(shù)據(jù)，這部分?jǐn)?shù)據(jù)主要是檔案館收集的相關(guān)電子檔案以及音頻檔案，還有傳統(tǒng)載體的數(shù)字化檔案等。第二，檔案部門進(jìn)行相關(guān)業(yè)務(wù)活動而出現(xiàn)的數(shù)據(jù)，其包含了檔案部門的概況數(shù)據(jù)、檔案政策數(shù)據(jù)以及法律數(shù)據(jù)和檔案結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)等。第三，有關(guān)檔案用戶的相關(guān)數(shù)據(jù)，其主要包含用戶查詢?yōu)g覽數(shù)據(jù)以及需求偏好數(shù)據(jù)等。但是，這并不能說明檔案大數(shù)據(jù)就涵蓋了以上所有的數(shù)據(jù)，只有那些可以服務(wù)于檔案工作的發(fā)展和擁有一定價值的數(shù)據(jù)才能夠被納入到檔案管理的范圍中。

三、大數(shù)據(jù)時代檔案的管理

1.檔案管理人員不足，水平不高。目前，部分企業(yè)對檔案管理的意識比較淺薄，因而造成檔案管理人員不足的現(xiàn)狀，進(jìn)而引發(fā)了管理者職責(zé)不明，管理結(jié)構(gòu)無明顯反饋渠道等情況，很大程度上阻礙了檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。

2.企業(yè)檔案信息系統(tǒng)的安全問題不容忽視。電子檔案數(shù)據(jù)及電子文件的安全性極為重要，是保證系統(tǒng)運(yùn)行安全、可靠的關(guān)鍵性因素。而人為因素則是制約檔案管理發(fā)展、影響存儲載體的重點(diǎn)。企業(yè)可利用現(xiàn)代化技術(shù)手段調(diào)控、管理檔案管理工作者，以免出現(xiàn)錯誤操作或其他方面的失誤，促使系統(tǒng)無法正常、順利、安全運(yùn)行。此外，若檔案管理者居心不良，剪裁、復(fù)制或擅自涂改檔案或文件當(dāng)中的數(shù)據(jù)或信息，將會損害系統(tǒng)當(dāng)中的檔案內(nèi)容，運(yùn)行主文件的丟失，也會使系統(tǒng)無法正常運(yùn)行，從而降低檔案管理的整體水平。

四、大數(shù)據(jù)時代檔案信息化建設(shè)的對策

1.提升檔案管理人員的信息服務(wù)意識。對于檔案管理員自身的信息服務(wù)意識給予培養(yǎng)，是對檔案管理工作水平給予提升的主要策略，所以檔案管理部門需要積極的去對多種信息服務(wù)培訓(xùn)活動進(jìn)行組織，使得相關(guān)檔案工作人員自身的服務(wù)信息水平得到提升，同時在科學(xué)和高效的檔案管理形式之上去對其進(jìn)行有效的創(chuàng)新，采用人性化的檔案管理方式作為未來的發(fā)展方向。

2.加強(qiáng)檔案管理信息化的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。標(biāo)準(zhǔn)化指企業(yè)在發(fā)展、壯大及管理過程中，必須依賴的市場要求、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)以及管理規(guī)范，應(yīng)在提高信息化意識的基礎(chǔ)上，完善基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的錄入標(biāo)準(zhǔn)、采集標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、自信共享標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)以及工作程序標(biāo)準(zhǔn)等等。

3.構(gòu)建完善嚴(yán)格的檔案大數(shù)據(jù)安全防護(hù)體系。信息安全防護(hù)系統(tǒng)尤其是要使用大數(shù)據(jù)里包含的算法加密技術(shù)，使其能夠?qū)τ谙嚓P(guān)的檔案信息數(shù)據(jù)給予有效保護(hù)，并且還要強(qiáng)化檔案信息數(shù)據(jù)的使用權(quán)限，通過對大數(shù)據(jù)自身的安全線技術(shù)的有效使用，設(shè)置，檔案信息查閱以及使用的相關(guān)機(jī)制，最后還需要通過大數(shù)據(jù)技術(shù)的有效使用去設(shè)置一個相對健全的答案，信息大數(shù)據(jù)共享體系，尤其是需要對檔案信息大數(shù)據(jù)進(jìn)行分級有效的管理，使得這些檔案信息大數(shù)據(jù)更加的精準(zhǔn)，除此之外，還需要使得這些檔案大數(shù)據(jù)都能在信息傳播的范圍中有效的進(jìn)行，除此之外在歲信息進(jìn)行安全監(jiān)控和審計的過程中去保障這些大數(shù)據(jù)的安全性，防止信息泄露。

綜上，檔案管理的信息化建設(shè)，極大地提高了檔案管理工作的質(zhì)量及效率，而此間安全問題仍不容忽視，所以在檔案管理信息化建設(shè)時，加強(qiáng)安全工作尤為重要。

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作者簡介：任媛（1989-），女，山東人，畢業(yè)院校：哈爾濱理工大學(xué)，職稱：館員，目前從事工作：檔案員。