科研單位檔案主要特點與管理模式的創新

董小莉

摘 要：事業單位檔案管理要實現科學化模式，首先要掌握先進的檔案管理理念，要將現代化的管理理念融入到檔案管理的各個方面，利用先進的檔案管理軟件與硬件設施管理好檔案。并且，當前檔案管理中的一項重要內容就是培養高素質檔案管理人才。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;創新

一、科研單位檔案管理特點

1.分析不同用戶對檔案需求情況

科研單位檔案室為科研單位內部員工的檔案提供服務，檔案管理部門先要掌握不同類型的人員檔案需要提供的服務以后，才能根據不同對象的需求采取與之相適應的措施，這樣才能滿足單位內部用戶的需求。表1是科研單位各類型檔案用戶對檔案需求情況。

通過表1可以看出，年齡、職稱、職務類型的情況直接影響到對檔案需求的目的、類型和特點的不相同。

2.服務對策要根據檔案用戶類型而定。（1）針對青年助工這類科研人員，他們的特點是有朝氣，具有較強的上進心，精力充沛，容易接受新知識，同時也有缺點，由于參加工作時間較短，科研經驗相對缺乏，對自身所需求的檔案情況不了解，不掌握如何利用好檔案，他們急需找到與自身需要的科研資料，但又不清楚怎么操作，所以希望檔案管理人員能夠給予幫助。這類人員需求情況下應采取如下措施解決。首先，要充分理解他們的求知欲，可以利用他們熟練的計算機操作能力，指導他們用計算機查閱相關檔案;其次，要增強這類人員的檔案意識，使他們掌握檔案的檢索與利用的基礎知識，提高其利用檔案的能力;最后，將本單位的庫藏和檢索體系向這類人員進行介紹。（2）針對科研單位的技術骨干即中年科研人員，他們的特點就是工作壓力大，性情比較急躁，但不屬于盲目，他們會冷靜的分析科研課題，根據發現的線索來查閱相關的檔案材料。對于這類創新和探索特征的人群應該采取以下措施.首先，要依據單位的技術骨干人員提供的信息，找到相關的檔案材料，并將其加工整理成科研成果匯編或專題資料、數據手冊、市場信息、圖表手冊、國內外相同或相關行業情況介紹等。將其制作成目錄索引和專題卡片供這些人員借鑒參考;其次，科研階段的不同對檔案的需求也存在著不同，要及時的做好與科研人員溝通協調工作，充分掌握科研項目的進展情況，并時刻對其進行跟蹤服務;最后，要利用互聯網開展在線檔案服務，把科技檔案中的多媒體文件如表格、圖紙、照片以及錄音錄像等，通過反復的輸入和查詢，使科技檔案的安全性和保密性得到保障，防止出現網絡泄密、侵權等違法行為的發生，將科技檔案更好的加以保護和利用，使溝通交流得以加強，提高檔案管理工作的效率。（3）針對年齡較大的高級工程師，要提供傳統的手段如借閱和復制檔案等服務。他們大都年齡較大，不熟悉計算機操作，所以，不僅服務要熱情周到、還要耐心細致的給他們進行講解。他們由于積累了豐富的科研經驗，所以需要的檔案信息應集中在關鍵性的實用檔案信息中，要根據他們查詢的問題直接找出切題的檔案信息。這就要求相關的檔案人員要充分的掌握好這類檔案信息資源中知識點的索取，需要建立起系統化的檔案成果或者是專題卡片、索引等精確的檔案信息。最后，我們也可以采取送檔案上門的貼心服務。（4）對檔案的需求量最大的當屬工程技術人員了。這類人員在進行工程項目施工過程中，同一類型的項目占有一定的比例。他們的需求是獲取快捷實用的成套檔案，對于這種求快、求全的檔案需求，我們應該采取以下措施。一方面要對整體管理的檔案進行同類合并;另一方面，要精簡辦理手續，服務環節盡量縮減，將檔案管理的工作效率提高。（5）隨著科研體制改革的不斷深入，科研單位已轉向科研經營型單位，經營業務人員在激烈的市場競爭環境中，不僅要及時掌握外部市場信息和客戶的信息，更加需要的就是檔案信息。他們不僅想要得到準確的檔案信息，還要求該檔案信息要有即時性，所以應采取的措施有：首先，要提供系統的、具有綜合性的信息服務，比如說，市場的調研信息、成本計劃、用戶的反饋意見等相關的材料，供經營業務人員采納使用;其次，要研究編制出經營性強的檔案基礎報表;最后，要針對經營性檔案的特點開展相關信息的咨詢服務，做好經營業務人員的助手。（6）領導和管理科研院所的工作責任由決策人承擔。他們的主要職責就是制定科研院所的近一時期的計劃和遠期的規劃以及相關的規章和措施。他們在科研院所中既是領導者又是組織決策者。他們的需求特點為，一是提供的檔案要有方向性、政策性、全局性以及綜合性;二是他們作為決策者在制定宏觀和微觀計劃時，需要用到這類的檔案為他們的決策提供參考;三是要緊密的結合國內外形勢的發展變化，提供具有適時性的檔案。他們對檔案的需求要具有時效性以及可靠性，我們可采取以下方法提供服務。首先，要提供超前的服務，預先掌握國內外科研機構的研究動向和發展趨勢，根據掌握的信息主動提供有針對性的檔案資料;其次，要提供一些具有論證和干預性的專題檔案匯編的高層次服務;最后，要關注最新的有關法規性文件匯編，有選擇的為他們提供服務。（7）財務人員在單位中的職責就是利用會計檔案為本單位提供經濟數據分析，或者提供審計和財稅檢查所需的數據。他們對檔案信息的需求具有專業性和嚴謹性等特點，應提供以下幾方面服務。首先，要根據科研單位有關會計數據編制成圖標，這樣既直觀又便于使用;其次，為了增強會計檔案的時效性，必須要利用好現代化科技設備和方法，建立健全會計檔案網絡信息平臺，便于使用者快速查詢到所需的會計檔案信息，實現會計信息檔案的共享;最后，要嚴格的按照會計檔案借閱審批制度的要求處理好保密和借用的關系，沒有審批，一律不提供外借。

二、分析檔案管理的現狀

1.理念陳舊。當前事業單位的檔案管理工作有兩方面的情況：一方面是傳統檔案管理模式的長久影響，導致很多檔案管理不當，查找困難;另一方面，隨著事業單位的改革不斷深化，很多單位的人事調整都需要借閱相關的檔案，因此，對于事業單位的檔案管理一直處在被動情況。究其根本原因在于檔案管理人員對檔案管理工作的認識不高，一直采用的是陳舊的傳統檔案管理理念來看問題，缺少發展的眼光，認為檔案就只是抄寫工作，不需要學習先進的管理方法。這種思想的存在，一定程度上降低了檔案管理的效率。

2.檔案管理效率不高。檔案管理工作在大部分單位中沒有得到充分重視，這就導致檔案管理的軟硬件設施比較落后，不具備現代化檔案管理的辦公環境，檔案室比較陳舊，不具備現代化檔案辦公條件。這些問題極大的影響了檔案管理的效率，不利于檔案管理工作的及時更新。

3.檔案管理系統化較低。檔案管理除了辦公環境軟硬件陳舊以外，相關的現代化檔案管理制度也沒有進行建立完善。檔案的記錄和調閱工作還仍舊使用傳統的方式進行，不僅耗費了時間，還不能保證質量。這也看出傳統檔案管理模式的影響還是較大的。

4.專業的檔案管理人員不足。專業的檔案管理人才缺乏也是檔案管理工作發展緩慢的一個重要因素。部分檔案管理人員只是機械的重復著抄寫體力工作，并沒有利用現代化辦公技術進行工作創新，自然就缺乏改進動力。所以，人才才是檔案管理創新的根本所在，尤其是事業單位，大部分工作的開展都需要調閱相關的檔案信息，更加要求檔案管理人員具備綜合的信息管理能力。

三、檔案管理的創新方法

1.創新工作理念。要從學習檔案基本知識開始培養檔案工作的創新理念。首先，要在平時的檔案管理工作中加大宣傳力度，使得檔案管理人員認識到檔案管理的重要性，激發檔案管理人員責任感和使命感，調動起他們工作的積極性;其次，要對檔案管理人員進行專業化的培訓，讓他們意識到檔案信息資料為單位發展提供了重要的依據，是國家得以發展的重要財富。最后，要嚴格執行依法管理檔案，事業單位要將《檔案法》宣傳到位，堅持依法管理檔案，即不僅檔案管理人員要具備法制意識，還需要對其他員工做好檔案法的普及。只有嚴格依法管檔，才能保證檔案管理有效運行。

2.引進先進的檔案管理。引進先進的檔案管理軟硬件設施是提高檔案管理的有效手段，也是適應時代發展要求的必然趨勢。所以，對待檔案管理工作應加大資金投入力度，改善辦公和檔案室的環境，并且，要引進先進的信息化管理方法來提高檔案管理效率。當前信息化技術的飛速發展，無紙化辦公已經逐漸普及，倒逼檔案管理必須要引進先進的信息化數字化管理技術。同時，要求相關的檔案管理人員要具備熟練的計算機操作以及利用好現代化存儲設備。

3.建立完善的檔案管理制度。檔案管理制度的建設要分別從理論和實踐兩方面來同步進行。一方面在理論制度的制定上，要充分考慮到檔案工作的重點，特別是一些涉密資料的管理，一定要嚴格根據實際狀況進行，例如單位的工作性質、信息的側重點以及單位發展情況等，提供單位檔案管理制度的參考;另一方面從實踐上來看，要注重檔案管理以人為本的理念。事業單位的檔案管理工作是一項雙向服務，所以，檔案管理必須在服務層面提高效率。

4.檔案管理人才的培養。由于檔案管理工作最終落腳點在于人，因此，要想提高檔案管理工作的效率，就要從培養信息化綜合檔案管理人才方面著手。檔案管理是一項長期的工作，必須通過長期的實踐經驗的總結才能較全面的認識到檔案管理的深層問題;并且，單位也要定期組織信息化和職業素質方面的培訓教育，這樣才能保證檔案管理人員更好的跟上當前高速發展信息時代的節奏。

綜上，事業單位改革不斷推進，這對檔案管理工作提出了新的要求。這篇文章主要圍繞當前檔案管理工作中的現狀，提供了一些改進措施，希望能夠對于相關單位提供一定的借鑒。

參考文獻：

[1]楊 領.事業單位檔案管理創新與改革探討[J].辦公室業務，2018（19）