基層檔案管理員如何做好文書(shū)檔案管理工作

候飛

摘 要：在當(dāng)前新市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)常態(tài)下，文書(shū)檔案管理工作質(zhì)量和工作效率的高低，從某方面而言是地方行政管理和黨務(wù)公開(kāi)情況的直接反映，但近年來(lái)隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展和廣發(fā)應(yīng)用，信息化產(chǎn)業(yè)時(shí)代背景下基層檔案管理機(jī)構(gòu)如何有效的提高管理質(zhì)量和管理效率，也成為了相關(guān)部門(mén)的核心發(fā)展方向。鑒于此，本文主要闡述了文書(shū)檔案管理工作開(kāi)展的必要性，對(duì)其管理過(guò)程中存在的問(wèn)題提出了相應(yīng)的優(yōu)化建議，以此為公共事務(wù)管理水平的不斷提升奠定良好基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：文書(shū)檔案管理;管理意義;管理問(wèn)題;優(yōu)化策略

一、文書(shū)檔案管理工作開(kāi)展的必要性

簡(jiǎn)單來(lái)講，所謂的“文書(shū)檔案”其實(shí)是指社會(huì)生活中人事管理活動(dòng)及業(yè)務(wù)管理活動(dòng)的記錄，其管理工作指的就是基層檔案管理員通過(guò)用文字和圖表來(lái)將其信息記錄在案，而后為人們提供所需信息材料的過(guò)程。在當(dāng)前新形勢(shì)下，文書(shū)檔案管理工作的開(kāi)展，不僅能為企業(yè)發(fā)展提供一定的科學(xué)參考依照，甚至也對(duì)企業(yè)未來(lái)發(fā)展作出了規(guī)劃，而基層檔案管理員作為檔案管理工作的執(zhí)行者，深化對(duì)檔案管理工作職責(zé)的認(rèn)知是確保檔案管理工作落實(shí)到實(shí)處的重要基礎(chǔ)和根本前提。經(jīng)大量調(diào)研數(shù)據(jù)分析可知，文書(shū)檔案管理工作的開(kāi)展，不僅能為相關(guān)工作人員提供完整且準(zhǔn)確的紀(jì)實(shí)憑證，以此為企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)，此外在管理中，管理人員還可通過(guò)文書(shū)檔案提供的數(shù)據(jù)信息，對(duì)社會(huì)實(shí)踐工作形式進(jìn)行不斷優(yōu)化和調(diào)整，最終為企業(yè)的良好發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

二、文書(shū)檔案管理工作面臨的問(wèn)題和挑戰(zhàn)

（一）文秘與檔案管理工作銜接存在偏差

在當(dāng)前新市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)常態(tài)下，文書(shū)檔案作為企業(yè)發(fā)展的重要參考依據(jù)，切實(shí)保障檔案管理工作落實(shí)到實(shí)處是極為必要的，但就目前來(lái)看文秘與檔案工作之間既存在一定的內(nèi)在聯(lián)系，兩者之間也存在一定的區(qū)別，因此在進(jìn)行銜接時(shí)，往往兩者之間存在一定偏差，只是兩者在管理時(shí)對(duì)管理工作內(nèi)容一知半解，長(zhǎng)此以往不僅拉大了文書(shū)和檔案工作的距離，甚至?xí)?duì)管理質(zhì)量和管理效率造成一定影響，最終嚴(yán)重阻礙了企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。除此之外，文書(shū)與檔案工作之間既協(xié)調(diào)配又不互相干預(yù)，在實(shí)際作業(yè)過(guò)程中兩者有著各自獨(dú)立的內(nèi)部管理體系，主體銜接偏差問(wèn)題的存在，更是導(dǎo)致公文格式與處理程序存在諸多錯(cuò)誤，進(jìn)而對(duì)企業(yè)整體發(fā)展造成了極為不利的影響。

（二）基層檔案管理人員職業(yè)培訓(xùn)不到位

近年來(lái)，隨著城市化、工業(yè)化建設(shè)進(jìn)程的不斷加快，企業(yè)建設(shè)規(guī)模和建設(shè)數(shù)量在不斷擴(kuò)增的基礎(chǔ)上，對(duì)于檔案管理人員的需求量也在持續(xù)增加，但部分基層產(chǎn)業(yè)機(jī)構(gòu)和相關(guān)主管部門(mén)為滿足人員配置需求，不斷降低人員選拔標(biāo)準(zhǔn)，長(zhǎng)此以往影響阻礙企業(yè)進(jìn)一步發(fā)展的同時(shí)，更給企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益造成了一定影響。除此之外，檔案管理人員職業(yè)培訓(xùn)工作的不到位也致使基層檔案管理員對(duì)于文書(shū)檔案管理工作的認(rèn)知一知半解，在后期的管理作業(yè)過(guò)程中，各項(xiàng)工作的開(kāi)展難以取得預(yù)期目標(biāo)的同時(shí)，更導(dǎo)致整體管理水平難以取得令人滿意的水平，與此同時(shí)隨著電子信息技術(shù)的不斷發(fā)展和廣泛應(yīng)用，文書(shū)檔案管理工作也逐漸向著智能化方向轉(zhuǎn)變，對(duì)于人才的基本要求標(biāo)準(zhǔn)也在不斷提高，而職業(yè)培訓(xùn)工作的缺失則對(duì)企業(yè)整體發(fā)展造成了極為不利的影響。

三、文書(shū)檔案管理工作的優(yōu)化策略

（一）為各部門(mén)的協(xié)調(diào)配合創(chuàng)造良好條件

在文化檔案中，各基層以及各部門(mén)之間所形成的檔案往往具有極高的應(yīng)用價(jià)值，但由于各部門(mén)之間缺乏協(xié)調(diào)溝通，為此要想從根本上提高文書(shū)檔案管理工作的質(zhì)量和效率，促進(jìn)各部門(mén)之間的協(xié)調(diào)配合是現(xiàn)階段基層產(chǎn)業(yè)機(jī)構(gòu)和相關(guān)主管部門(mén)的核心發(fā)展方向。具體而言就是基層檔案管理人員在進(jìn)行文書(shū)檔案管理時(shí)，一方面需加強(qiáng)與各部門(mén)員工之間的溝通交流，在全面了解項(xiàng)目執(zhí)行情況的基礎(chǔ)上為后期各計(jì)劃的制定找到參考依照，另一方面基層領(lǐng)導(dǎo)人員需深入檔案管理基層部門(mén)，在掌握第一手工作情報(bào)的同時(shí)，為各個(gè)部門(mén)之間的協(xié)調(diào)溝通創(chuàng)造良好條件，以此為檔案部門(mén)實(shí)際價(jià)值的發(fā)揮奠定良好基礎(chǔ)。

（二）構(gòu)建完善的文書(shū)檔案管理制度

眾所周知，無(wú)規(guī)矩不成方圓，文書(shū)檔案管理工作始終難以達(dá)到預(yù)期管理目標(biāo)的重要原因之一，就是由于檔案管理制度的缺失，為此要想從根本上有效地解決上述問(wèn)題，構(gòu)建完善科學(xué)的文書(shū)檔案管理制度也是現(xiàn)階段基層產(chǎn)業(yè)機(jī)構(gòu)的重要性戰(zhàn)略舉措。具體而言就是基層產(chǎn)業(yè)機(jī)構(gòu)和相關(guān)主管部門(mén)，需根據(jù)文書(shū)檔案管理工作現(xiàn)狀，積極吸取其它事業(yè)單位檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，然后結(jié)合自身的實(shí)際工作現(xiàn)狀，制定一套科學(xué)完善的檔案管理制度和管理體系，以此為預(yù)期發(fā)展目標(biāo)地實(shí)現(xiàn)創(chuàng)造良好條件。另一方面為切實(shí)保障各項(xiàng)管理工作落實(shí)到實(shí)處，基層產(chǎn)業(yè)機(jī)構(gòu)和相關(guān)主管部門(mén)還需建立一套適合自身企業(yè)發(fā)展的審核體系，并通過(guò)采取定期亦或是不定期相結(jié)合的方式，對(duì)各項(xiàng)管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)管，以保障預(yù)期執(zhí)行目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

（三）不斷地優(yōu)化數(shù)字文書(shū)檔案管理平臺(tái)建設(shè)

在信息化產(chǎn)業(yè)時(shí)代背景下，計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用在便捷人們?nèi)粘Ｉ睿岣咂髽I(yè)生產(chǎn)質(zhì)量和生產(chǎn)效率的同時(shí)，將其應(yīng)用到企業(yè)的其它領(lǐng)域，在一定程度上也為企業(yè)整體水平的提升奠定了良好基礎(chǔ)。為此在文書(shū)檔案管理過(guò)程中，將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于文書(shū)檔案管理也是當(dāng)前基層產(chǎn)業(yè)機(jī)構(gòu)和相關(guān)主管部門(mén)的重要戰(zhàn)略性措施，而要想取得預(yù)期的管理成效和管理目標(biāo)，基層檔案管理部門(mén)一方面需秉承著與時(shí)俱進(jìn)的基本原則，將數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)中，從而在不斷提高管理質(zhì)量和管理效率的基礎(chǔ)上，也最大限度地降低了人力資源成本的消耗，另一方面為防止檔案丟失以及提高檔案管理的先進(jìn)性，各企業(yè)還需不斷地優(yōu)化數(shù)字文書(shū)檔案管理平臺(tái)，以期通過(guò)構(gòu)建完善的內(nèi)部管理體制、優(yōu)化人力資源配置，從而在保障物資儲(chǔ)備的基礎(chǔ)上，為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

四、結(jié)語(yǔ)

總而言之，文書(shū)檔案管理質(zhì)量能直接反映地方行政管理和黨務(wù)公開(kāi)情況，此外對(duì)于區(qū)域企業(yè)的整體發(fā)展而言也具有重要影響，但通過(guò)大量是調(diào)研數(shù)據(jù)分析可知，當(dāng)前文書(shū)檔案管理成效與預(yù)期管理目標(biāo)之間始終存在一定差距，而為有效地彌補(bǔ)兩者之間的差距，除了要為各部門(mén)的協(xié)調(diào)配合創(chuàng)造良好條件、構(gòu)建完善的文書(shū)檔案管理制度以及不斷地優(yōu)化數(shù)字文書(shū)檔案管理平臺(tái)建設(shè)外，基層產(chǎn)業(yè)機(jī)構(gòu)和相關(guān)部門(mén)還需強(qiáng)化基層文書(shū)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)、積極創(chuàng)新基層文書(shū)檔案管理模式以及完善基層文書(shū)檔案管理機(jī)制進(jìn)，以此為文書(shū)檔案管理工作的順利開(kāi)展打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。