石油企業(yè)辦公室文秘工作效率的提高策略

萬文 王晶 朱亞芹

摘要：辦公室是石油企業(yè)組織機(jī)構(gòu)中必不可少的一部分，是企業(yè)管理和處理事務(wù)的重要場所。文秘人員是辦公是的主要工作人員，起到協(xié)調(diào)企業(yè)與相關(guān)政府部門之間關(guān)系，處理相關(guān)事物的作用，提高石油企業(yè)辦公室文秘工作效率，有利于提高石油企業(yè)的管理水平和管理效率，促進(jìn)石油企業(yè)不斷發(fā)展壯大。

關(guān)鍵詞：石油企業(yè)；辦公室文秘；工作效率；提高策略

辦公室在石油企業(yè)發(fā)展過程中起著非常重要的作用，辦公室工作存在著工作量大、種類多的特點(diǎn)，對辦公室文秘工作人員提出了更高的要求，辦公是文秘工作人員只有不斷提高工作效率，才能保證整個機(jī)構(gòu)的正常運(yùn)行，促進(jìn)企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。本文針對如何提高石油企業(yè)辦公室文秘工作效率進(jìn)行分析，希望通過本文的分析能夠?qū)κ推髽I(yè)辦公室文秘工作提供有效的幫助。

一、樹立正確的工作理念

在石油企業(yè)中，辦公室文秘工作人員往往起著傳播領(lǐng)導(dǎo)重要思想，落實(shí)企業(yè)重大政策，監(jiān)督和引導(dǎo)企業(yè)各項(xiàng)措施落實(shí)的作用，文秘工作人員是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的助手，文秘工作人員說的話做的事情很多都代表著企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的形象，這就導(dǎo)致企業(yè)中很多文秘工作人員妄自匪大，不能對自己進(jìn)行正確的定位，這也就導(dǎo)致文秘工作人員無法有效開展文秘工作。

為了有效解決這一問題，油田企業(yè)的辦公室文秘人員需要堅(jiān)定自己的政治立場，對自身的位置進(jìn)行明確定位。工作人員應(yīng)該學(xué)習(xí)和了解黨和國家的先進(jìn)政策和理論，提高自身的政治覺悟，堅(jiān)持黨中央的正確領(lǐng)導(dǎo)，對企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的各項(xiàng)政策命令進(jìn)行正確傳達(dá)，明確自身的工作任務(wù)，不可進(jìn)行越權(quán)管理。

二、加大對辦公室文秘工作人員的教育培訓(xùn)

石油企業(yè)辦公室工作人員自身素質(zhì)的高低與其工作效率水平的高低有著直接的聯(lián)系，文秘工作人員只有不斷提高其自身素質(zhì)和工作能力，才能提高文秘工作效率，保證辦公室各項(xiàng)工作的順利完成。

首先企業(yè)需要加大對辦公室文秘工作人員進(jìn)行職業(yè)素質(zhì)方面的培訓(xùn)，聘請專業(yè)人員為工作人員講解文秘工作的相關(guān)內(nèi)容，包括一般辦公室文秘工作內(nèi)容、工作范圍等，例如文秘工作人員一般都是管理企業(yè)的文檔、安排各項(xiàng)事務(wù)或者是幫助領(lǐng)導(dǎo)和各部門負(fù)責(zé)人處理日常事務(wù)、編輯發(fā)布信息等，工作人員除了掌握這些基本的工作內(nèi)容以外，還需要對石油企業(yè)的一些日常事務(wù)進(jìn)行了解，包括石油開采、運(yùn)輸?shù)仁聞?wù)。同時(shí)工作人員還需要學(xué)習(xí)一些相關(guān)的理論知識，不斷提高自己的辦公室知識水平。

其次文秘工作人員需要不斷提高自身的政治素質(zhì)，辦公室工作是一個有關(guān)政治性、全局性和政策性的工作，與國家政策、黨的方針、路線、企業(yè)的戰(zhàn)略等各方面都有很大的關(guān)系，工作人員無論任何時(shí)候都需要價(jià)格政治素質(zhì)作為自己的首要素質(zhì)，不斷提高自身的政治敏銳度、堅(jiān)定不移的堅(jiān)持黨的正確領(lǐng)導(dǎo)。

最后企業(yè)需要不斷提高自身的工作能力和工作技能，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，企業(yè)辦公室工作加大了對高新技術(shù)的應(yīng)用，很多辦公室工作都采用計(jì)算機(jī)技術(shù)來開展辦公室工作，例如電子檔案管理等等，極大程度的提高了辦公室工作效率。因此文秘工作人員應(yīng)該加強(qiáng)對信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，不斷提高自身的計(jì)算機(jī)使用技能。同時(shí)文秘工作人員還需要不斷提高自身的文筆和口才能力，做到提筆能寫、開口能講，有事能辦的效果，其中最主要的是需要不斷提高文秘工作人員的寫作水平，能有效傳達(dá)上級領(lǐng)導(dǎo)的意思。

三、建立完善的辦公室工作制度

石油企業(yè)辦公室文秘工作中應(yīng)該建立完善的辦公室工作制度，保障辦公室工作的順利開展，提高文秘工作人員的工作效率。石油企業(yè)需要根據(jù)實(shí)際的辦公室文秘工作以及石油企業(yè)的相關(guān)特點(diǎn)來制定辦公室工作制度，對辦公室文秘工作內(nèi)容、工作范圍、工作標(biāo)準(zhǔn)等進(jìn)行明確規(guī)定，使每個工作人員都能夠?qū)ψ陨淼墓ぷ髀氊?zé)進(jìn)行了解，從而按照制度規(guī)定有條不紊的開展工作。其次石油企業(yè)還需要建立績效考核制度，加強(qiáng)對工作人員的監(jiān)督，例如上班考勤、工作完成情況檢查等，以此來對工作人員的工作情況進(jìn)行監(jiān)督，保證各項(xiàng)辦公室工作的順利完成。最后企業(yè)還需要建立相應(yīng)的激勵制度，對于那些在辦公室工作中態(tài)度積極、工作能力高、工作績效好的文秘工作人員給予精神或物質(zhì)方面的獎勵，從而起到鼓勵工作人員的目的，使工作人員能夠全身心的投入到辦公室文秘工作中，為辦公室文秘工作提出更多有效的建議和意見。例如石油企業(yè)的上級領(lǐng)導(dǎo)安排好工作任務(wù)后，需要對人物職責(zé)進(jìn)行區(qū)域的劃分和管理，這時(shí)就可以使文秘工作人員發(fā)揮其創(chuàng)造性，根據(jù)自己的實(shí)際工作需求和工作時(shí)間來對工作任務(wù)進(jìn)行合理的分配，從而有效提升辦公室文秘工作人員的工作效率。

四、改善工作方式

石油企業(yè)的辦公室文秘工作是比較復(fù)雜和繁瑣的，為了提高辦公室工作效率，工作人員需要不斷改善自己的工作方法、拓寬工作方式，對辦公室各項(xiàng)工作的工作規(guī)律進(jìn)行探索，掌握正確的工作規(guī)律。另外工作人員在工作的過程中需要對各項(xiàng)工作進(jìn)行有效分類，分輕重緩急，針對不同的工作采用不同的工作方法，制定合理的工作計(jì)劃，提前對工作進(jìn)行部署，分清主次、有條不紊的進(jìn)行工作，只有這樣既可以提高工作效率，又可以減少資源的浪費(fèi)。

除此之外，文秘工作人員需要在工作中做好細(xì)節(jié)管理工作。文字是文秘工作的核心，一個數(shù)字、一個符號的錯誤可能就會對整個工作產(chǎn)生不利的影響，因此文秘工作人員需要在工作中把握好各項(xiàng)細(xì)節(jié)，做好精益求精，避免出現(xiàn)一些類似與語法錯誤等低級錯誤，尤其是在政策方面需要進(jìn)行認(rèn)真思考，每句話都需要精雕細(xì)琢，只有這樣才能正確傳達(dá)上級的思想。因此文秘工作人員在工作的過程中需要從小事出發(fā)，樹立精細(xì)服務(wù)的工作理念，不斷提高自身的工作效率。

結(jié) 語：

綜上所述，辦公室文秘工作是石油企業(yè)中的不可或缺的一項(xiàng)管理工作，在企業(yè)發(fā)展中起著非常大的作用，石油企業(yè)辦公室文秘工作人員需要樹立正確的工作意識，不斷提高自身的素質(zhì)和工作能力，改善工作方式，從而提高文秘工作效率，為企業(yè)的發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳靜.淺論新時(shí)期石油企業(yè)文秘工作特點(diǎn)[J].化工管理，2017（09）：12.

[2]丁永林.企業(yè)辦公室文秘工作分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（01）：4.

[3]邱春華，朱碧云，郭鑫.提高辦公室文秘工作質(zhì)量和水平的有效策略分析[J].化工管理，2015（35）：90.