電子檔案與紙質檔案并存期管理工作的有機結合

摘 要：由于電子檔案的載體形式多樣，可復制利用率高，儲存方便等特點，已經成為檔案管理的重要表現形式。但傳統紙質檔案在檔案管理工作中，依然發揮著自身應有的作用，電子檔案并不能全部代替紙質檔案的作用，應該兩者兼顧，有機結合。本文首先分析了電子檔案和紙質檔案之間的關系、優勢、區別，然后論述了電子檔案與紙質檔案并存管理工作的有機結合對策，希望通過本次研究對同行有所幫助。

關鍵詞：電子檔案;紙質檔案;并存管理;有機結合

電子檔案和傳統紙質檔案各有優勢，在應用管理方面，電子檔案管理效率更高，更加方便，便于儲存。但是現階段紙質檔案并不能被電子檔案完全取代，紙質檔案在辦公過程中所發揮的作用依然不可小覷。在這一背景下，就要求檔案管理工作人員結合兩種檔案的具體表現形式、特點，進行針對性管理，把紙質檔案管理和電子檔案管理有機結合，促使檔案管理工作效率提升，發揮檔案應有的價值。

一、電子檔案與紙質檔案之間的關系

在目前的檔案管理系統中，檔案信息的主要儲存方式分為兩種，一種是電子檔案，另一種是紙質檔案。無紙化辦公理念的實施，使得紙質檔案自身所存在的缺陷日漸突出，尤其是在檔案儲存和檔案保存方面，使其很難適應新時期檔案管理的發展要求，這就為電子檔案發展提供了條件。與紙質檔案數量多、體積大、儲存難、查詢難相比，電子檔案擁有更大的儲存量、體積更小、儲存效率更高、信息傳遞過程中不受時間、空間限制，利用網絡或數據庫檢索關鍵詞，就能夠查詢到自己想要的電子檔案。因此從檔案的儲存角度、利用角度分析，電子檔案具有更為明顯的優勢，在今后有著更為廣泛的應用。當前電子檔案和紙質檔案并存，電子檔案并不能完全替代紙質檔案的功能，兩者之間各自發揮優勢，呈現較為密切的關系。在電子檔案和紙質檔案共存的大背景下，檔案采用雙套制或雙軌制管理模式，確保二者在管理過程中更加合理高效。

二、電子檔案相對于紙質檔案的優勢

1.儲存方式多樣，信息密度高。電子檔案儲存是以新型的電子材料作為儲存載體，利用計算機技術，通過代碼進行信息讀取。電子檔案所包含的各種檔案信息，除了紙質檔案儲存的文字和圖片之外，還能夠儲存其他多種形式的檔案信息，如聲音、圖像、影像等，這是傳統紙質檔案無法比擬的。隨著儲存介質的發展，載體由過去的光盤，向著高度集中的記憶卡、硬盤方向轉變。并且電子檔案的信息儲存密度更高，它可以在較小體積的儲存載體上儲存數以萬計、千萬計的檔案信息。由于整個電子檔案的儲存空間較小，它能夠大大節省儲存空間，降低檔案室容量，這在很大程度上就解決了檔案保存和儲存空間之間的矛盾。電子檔案不管是在管理還是在后期利用都十分便利。

2.檔案信息的可重復利用性。相對于紙質檔案來說，電子檔案的重復利用率更高，不受時間和空間的限制，實現檔案信息高度共享。紙質檔案形成檔案保存之后，查閱和利用受到很多規章制度限制，這主要是因為紙質檔案的生命周期相對較短，紙張是一種十分脆弱的儲存載體，如果頻繁翻閱，頻繁利用，會對檔案本身造成不可逆轉的損害。通常情況下，一些珍貴的、利用價值較高的紙質檔案，都是通過復印件進行利用。但通過將紙質檔案進行復印，又增加了相關方面的經濟成本投入。此外，紙質檔案的另外一個缺點就是不能夠實現信息共享，受到時間、空間限制較大。在同一個時間維度內，只有一方能夠利用該文檔。電子檔案作為一種可以傳輸重復利用的文檔表現形式，他能夠不受時間空間的限制，可以利用計算機、網絡，實現檔案信息的高效傳輸。同時電子檔案還能夠輕松完成復制，提高了檔案的重復利用率，并且不會對整個檔案信息造成太大損害。電子檔案能夠實現同一個時間維度不同空間的多個用戶共同利用，不管是利用率還是共享率，都顯著高于紙質檔案。

3.電子檔案的利用條件便捷。電子檔案由于自身儲存體積相對較小，復制簡便，傳輸利用率更高，限制條件較少，使得電子檔案的利用效率要顯著高于紙質檔案。通常情況下，紙質檔案在利用之前都需要提交申請，并且在規定的時間到規定的地點進行查閱和使用，這就從時間、空間和條件上限制了檔案需求者對檔案信息的利用。而電子檔案具備遠程傳輸能力，用戶可以通過注冊登錄相應的平臺，獲取相應的權利不受時間空間的限制，隨時調閱、利用相關檔案。

三、紙質檔案與電子檔案的區別

1.管理方式不同。紙質檔案和電子檔案管理方式的不同，主要包含以下三個方面：首先，檔案歸檔方式不同。紙質檔案在歸檔過程中，主要交由文書部門對已經處理完畢的材料進行分類整理，將其中有價值的資料按照資料和資料之間的聯系性，進行統一整理，然后交由檔案管理部門進行存檔。而電子檔案管理是將相關儲存好的信息，直接交由檔案管理部門進行分類整理，不需要進行分卷操作，節省了中間大量時間。操作者可以利用計算機，從各個角度對檔案信息進行分類，并設置檢索關鍵字，方便利用者的檢索利用;其次，檔案信息的移交方式不同。傳統紙質檔案只有移交實物一種途徑，而電子檔案信息的移交方式多種多樣，它可以通過儲存載體進行面對面移交，也可以通過網絡技術進行在線傳輸，或者通過載體復制之后進行移交;最后，歸檔方式不同。紙質檔案移交之后，需要對已經立卷歸檔的檔案進行編號、排列、分類，并將最終的結果用紙質目錄記錄下來。而電子檔案歸檔之后，除了進行上述工作之外，還需要注重電子檔案格式的轉換，必要時還需要對讀寫設備進行歸檔，防止檔案無法讀取，無法利用。

2.庫存方式不同。不管是紙質檔案還是電子檔案，雖然利用方式不同，但是在具體存放過程中，都是以實體形式進行存放。所以兩者在管理過程中，都需要做好防水、防潮、防霉、防火等工作。但對于電子檔案，由于其屬于一種特殊的檔案載體形式，對保存檔案的庫房要求更高，除了具備上述的功能之外，還對檔案保存地的輻射、紫外線、磁場、溫度等有著嚴格要求。部分利用價值較高的電子檔案，為了實現網絡共享，還需要進行網絡加密保護，防止檔案資料被竊取、盜用、篡改、復制。

四、電子檔案與紙質檔案并存管理工作的有機結合對策

1.重視完善新時期的檔案管理基本理論。無紙化辦公大背景下，電子檔案的規模越來越大，這就要求管理部門高度重視電子檔案理論創新，以此來不斷豐富和完善檔案管理基本理論體系。在全新歷史時期，要構建完善的電子檔案管理規定，明確電子檔案管理范疇，尤其要對電子檔案的定義進行科學界定，分析其主要來源和渠道，準確進行分類，確保電子檔案分類的科學性、合理性。同時還要進一步明確電子檔案的性質和特征，從而保證電子檔案材料收集得更加合理全面，將非電子檔案和電子檔案信息進行有效區別，為后期電子檔案查詢、檢索、使用提供便利。在進行具體的電子檔案管理時，應該將傳統紙質檔案中的相關管理規定充分融入其中，發揮管理制度在檔案管理工作中的指導作用，構建紙質檔案和電子檔案并存的檔案管理體系，有效識別電子檔案的真實性和有效性，實現對電子檔案信息的合理保存。紙質檔案和電子檔案并存管理的大背景下，應該針對電子檔案的特點，制定單獨的管理機制，采取合理的管理模式，運用恰當的檔案管理方法和管理標準，使得電子檔案管理和紙質檔案管理有所差異，實現各自高效管理。

2.注重提高檔案管理人員的專業素質?，F代電子檔案管理過程中，為了確保檔案管理的合理性、科學性，確保檔案信息資料高效儲存，提高管理人員的職業素養和工作能力十分有必要。要引導檔案管理人員逐漸轉變傳統管理模式、管理理念。在工作中，管理人員要高度重視電子檔案管理，結合實際，及時更新知識結構，調整工作理念，儲備電子檔案管理領域的相關知識，實現對檔案結構的有效管控，提升管理水平。電子檔案與紙質檔案并存管理背景下，對檔案管理人員提出了更高要求，除了要具備扎實的傳統紙質檔案管理的專業知識之外，還應該加強計算機技術、信息技術、網絡技術等方面的專業知識學習，這樣做的目的是為了有效提升電子檔案的歸檔和管理水平，以便更好的適應信息時代對檔案管理提出的新要求。

3.合理完善電子檔案保管設施。電子檔案與紙質檔案的儲存方式存在很大差異，紙質檔案的儲存地點在庫房，對整個儲存空間的要求較高，必須要求有較大的儲存空間，以容納更多的紙質材料。隨著紙質檔案的增加，儲存量和信息量之間的差異性逐漸顯現，尤其是某些紙質檔案在長期存放之后，給整個存儲空間造成很大壓力，導致檔案管理效率低下，不利于檔案資料的高效利用。而對于電子檔案來說，其儲存介質主要為光盤、磁盤、硬盤，儲存量較大，體積較小，不需要占據多大的空間，但由于這些儲存介質對外界的多種影響因素較為敏感，所以在儲存時一定要確?？臻g的安全、合理，及時調整和完善相關電子檔案保管設備，以適應電子檔案的發展趨勢。

總之，檔案管理工作開展過程中，實現電子檔案和紙質檔案的共同管理，重視二者的綜合利用和開發，對提高檔案的管理效率、管理質量、利用效率有很大幫助。正視兩者之間的關系，明確二者之間的優缺點，探討兩者之間的差異，整合兩者之間的優勢，從而形成戰略性的發展對策，從根本上促使兩種檔案表現形式能夠更好的發揮自身價值。

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作者簡介：田超，（1987-）女，回族，黑龍江省漠河人，學歷：大學本科，職稱：館員，研究方向：檔案管理，現任單位內蒙古醫科大學附屬人民醫院。