事業單位檔案管理作用與建議

寧雪松

摘要：事業單位檔案管理工作起到重要作用，檔案管理是對重要信息、寶貴信息的妥善保存管理和充分利用，能夠幫助事業單位引進人才，選拔人才;可以作為單位發展方向的重要參考資料，提升單位發展方向選擇的正確機率。從長遠角度看，更加可以實現并提升事業單位的工作效率。本文就事業單位檔案管理中存在的問題進行了分析，針對問題提出了具有執行意義的相關建議。

關鍵詞：信息化;材料評估;人才培養;管理制度;檔案

一、事業單位進行高效率檔案管理的重要性

事業單位要為群眾服務，走群眾路線，就要發揮事業單位的作用，辦實事。檔案能夠記載過去，書寫現在，將珍貴的信息收藏，從發展中總結得失。溫故知新，從過去展望未來。對于事業單位的實際工作，對于事業單位的人才培養，對于事業單位的長期發展都起到重要的作用。要做好事業單位的檔案管理工作，就要敢于面對檔案管理工作中存在的問題，有針對性的分析，找出原因，尋找解決的途徑與措施。

二、事業單位檔案管理中常見問題分析

2.1管理制度不完善，管理過程混亂

要讓檔案管理有序化，科學化，提升檔案管理的工作效率。就不能盲目的進行檔案管理。要具備大局觀，在具體的檔案管理手段實施前，應該對整體管理過程有所規劃。這就需要出臺相應的管理制度，管理制度缺位，造成管理人員管理意識不強，管理過程隨意化，不能有效的進行配合，缺乏團隊的合作機制。從而造成了檔案管理過程中工作的混亂與無序。

2.2檔案管理過程中信息化技術融合程度不夠

早期，傳統的檔案管理是依靠人工完成，使用紙質文件為主，進行珍貴資料的物理保存。這樣的保存方式在一定時期內，發揮了重要的作用。但是伴隨社會的進步，信息量幾何倍數一般的增長，傳統的人工管理物理文件保存，已經無法滿足信息的快速增長。而信息技術的出現，解決了這個問題。于是，信息化檔案管理觀念出現在檔案管理工作者的視野當中，檔案工作者開始使用計算機進行檔案信息的儲存和檢索。這簡化了檔案管理的工作流程，實現了數據的大量便捷存儲。

但這并不是信息化檔案管理的全部內容，只是信息化檔案管理的一小部分，是靜態的信息化檔案管理。其實，使用信息化技術，可以進行兄弟單位信息網絡互連，實現多部門檔案信息檢索從而實現多部門異地聯網辦公。可以讓檔案信息動態的展現應用價值。

2.3部分事業單位對檔案管理工作不夠重視

檔案管理工作對事業單位發展起到重要作用，但它并不直接體現在單位效益或者短期成果當中，相反的，它主要是通過長期的潛移默化的作用，幫助事業單位得到良性的發展。

三、事業單位檔案管理相關建議

3.1對檔案管理工作實現長期規劃，統一領導

通過實踐證明，對于大型單位的檔案應該建立相應的檔案資料信息中心或者是檔案館，中小型單位應該建立檔案室，將單位的檔案實現集中管理以及統一領導。這樣一來，不僅能夠保證單位檔案的統一管理，還能夠精簡機構，減少相應的單位成本。另一方面，檔案的管理應該從便于利用的原則出發，應單位內的檔案進行分門別類的管理，從而使單位的全部檔案在實體上能夠構成一個統一以及科學的類別體系。實現檔案綜合分類管理，有利于檔案信息的查找，充分發揮其作用。

3.2打造過硬的檔案管理團隊

檔案管理工作實現規范化管理的基礎是具備過硬的檔案管理人才，形成檔案管理工作團隊。第一點，要培養檔案工作者的責任心，要認識到檔案管理工作崗位的重要作用，不斷的提升自身的職業素養。具備活到老學到老的精神。第二點，要吸引檔案管理專業人才，在傳統的檔案管理工作隊伍中，很多工作者都是從不同部門調轉到檔案管理部門，檔案管理專業人才不足，因此要給出豐厚的薪酬待遇，吸引優秀專業人才，走入檔案管理工作崗位。第三點，新老檔案管理員工，要進行工作經驗交流。兩者的優勢與劣勢都很明顯。老員工對事業單位自身情況更為了解，管理經驗豐富，但是缺乏學習精神，創新能力不足，對新事物接受的速度慢。新員工朝氣蓬勃，能夠把大量的時間投入到工作當中。充滿了工作激情。但是對于工作經驗匱乏，需要一定的時間進行培養。

3.3實現檔案管理的信息化

伴隨著信息技術的不斷發展，對檔案綜合管理提出了新的管理要求。尤其是辦公自動化以及無紙化等新事物的出現，是檔案管理工作發生很大的變化，因此，全面實現電子化管理，采用電子計算機以及掃描儀等數碼技術對檔案實現無紙化的管理，從而提高檔案管理工作效率。另一方面，應該逐步建立以及健全檔案管理的網路系統，實現檔案信息資源的共享。特別是使用條形碼技術，能夠使檔案人員在調出或者歸還檔案時，主需要通過條形碼管理，就能夠準確讀取每一件檔案的詳細信息，確保每一件不漏。采用專門的軟件，對于超時以及沒有及時歸還檔案的人員，可以進行提醒，能夠有效防止檔案由于外借兒導致的丟失;使用條形碼技術采用電腦打印，就避免了過去使用油墨打印，檔案號出現墨跡不清，甚至是涂改現象，采用條形碼技術能夠大大避免這種情況的出現，并且打印統一規格的紙張，外形也比較美觀。

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